“用人不疑”的教訓(xùn)

續(xù)浩是一家報(bào)紙的記者，最近在采訪中他獲知這樣一件事：

北京美迪達(dá)電信科技有限公司在去年5月招聘了某名牌大學(xué)畢業(yè)生廖某，并聘其為市場(chǎng)部項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)一項(xiàng)很重要的外商合作談判項(xiàng)目。面對(duì)公司的信任與重托，瘳某卻在7月份攜帶公司的筆記本電腦不辭而別，一去不返。因?yàn)榕c談判有關(guān)的文件、數(shù)據(jù)都保存在廖某的筆記本電腦中被一并帶走，項(xiàng)目的后續(xù)談判陷入了十分被動(dòng)的局面。“不僅前期的努力付之東流，而且也為日后的合作制造了很大障礙。”提起這件事，美迪達(dá)公司總經(jīng)理王楓依然氣憤難平。

“一個(gè)20多歲的孩子，怎么能做出這樣狠毒的事兒來(lái)？我必須承認(rèn)，這件事給我們?cè)斐闪撕艽蟮膫?，再招聘人員時(shí)我無(wú)形中就會(huì)有很多顧慮，在用人上我們也不能像以前那樣充分信任與放權(quán)了，而是層層設(shè)防、束手束腳。”

美迪達(dá)公司遭遇的“人才誠(chéng)信危機(jī)”事件并不是絕無(wú)僅有的例子，社會(huì)整體道德水平的缺陷以及社會(huì)征信機(jī)制的完善早已是人才市場(chǎng)建設(shè)的“老話題”了。正如美迪達(dá)的總經(jīng)理王楓所言：“社會(huì)上有人才交流中心，有人事檔案記錄，但人才的誠(chéng)信度、職業(yè)道德水準(zhǔn)卻無(wú)從得知。”加快完善相應(yīng)的人才流動(dòng)誠(chéng)信機(jī)制與約束機(jī)制，這是全社會(huì)面對(duì)的課題，也不是一朝一夕能夠完成的，但是“美迪達(dá)事件”卻給我們每一個(gè)HR經(jīng)理提了一個(gè)醒：如果廖某就在你的公司，HR如何管理？你是不是記錄了廖的準(zhǔn)確而真實(shí)的聯(lián)系資料，能夠在最快時(shí)間內(nèi)找到廖本人或她的家人、朋友？對(duì)公司的技術(shù)文檔是不是都有備份并做到及時(shí)歸檔？對(duì)關(guān)鍵崗位關(guān)鍵人物，是否考慮過“接班人培養(yǎng)”，進(jìn)行了“人才備份”？

和美迪達(dá)的“人禍”相比，中國(guó)郵幣卡網(wǎng)人力資源經(jīng)理宋彬的遭遇更像是“天災(zāi)”。

中國(guó)郵幣卡網(wǎng)為中國(guó)集郵收藏、投資理財(cái)?shù)拈T戶網(wǎng)站，主要為郵幣卡收藏愛好者提供收藏、投資信息服務(wù)。早期在公司搭建網(wǎng)絡(luò)體系時(shí)，“為了工作方便”，人力資源部的電腦和其他部門連結(jié)在一起，掛在了公司外部網(wǎng)上。但是，因?yàn)榫W(wǎng)管人員的失職，網(wǎng)站整整被黑了兩天才恢復(fù)，而保存在電腦中的一些人事資料如工資系統(tǒng)、考核表、出勤記錄等都丟失了。“我當(dāng)時(shí)真是眼也黑了，頭也大了”，宋彬這樣形象當(dāng)時(shí)的慘狀。還有一回，宋彬的機(jī)器“因?yàn)榭偨?jīng)理親自出面借用”，而借用者的誤操作使硬盤被格式化了，損失也很大。

經(jīng)歷了這幾次事件，宋彬被牢牢地上了一次“安全教育”課，他總結(jié)到：人力資源部一定要做到至少有一臺(tái)機(jī)器是不上網(wǎng)的，所有的重要資料都要備份，存在不上網(wǎng)的機(jī)器中，而且要有打印稿備份，“千萬(wàn)不能掉以輕心，抱有僥幸心理：哪能那么寸，就剛好讓我趕上了。”宋彬說：“不遇到不知道，遇到了才知道危害有多大。HR一定要有安全意識(shí)，甚至天天講、月月講都不過分。”

假如“9•11”……

“美國(guó)9•11事件發(fā)生后，不少大公司的資料、檔案信息系統(tǒng)雖然遭到徹底摧毀，但僅僅幾天后，這些公司在其數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)的支持下，業(yè)務(wù)全面恢復(fù)。這說明那些先進(jìn)的企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)、人力資源管理信息網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)發(fā)展到了高度可靠、可用的水平。但是，在我國(guó)，從政府到企業(yè)，這些方面還遠(yuǎn)遠(yuǎn)做得不夠。”國(guó)務(wù)院信息化辦公室電子政務(wù)信息安全體系研究組副組長(zhǎng)陳拂曉對(duì)此充滿了憂慮。

電子商務(wù)、電子政務(wù)、企業(yè)信息化管理，這些新趨勢(shì)給安全工作提出了新的問題，而一些傳統(tǒng)的安全防范措施因?yàn)槠?ldquo;傳統(tǒng)”而被人們所忽視，很多企業(yè)由于HR人員本身的經(jīng)驗(yàn)欠缺以及企業(yè)制度不完善，犯了很多“初級(jí)階段”的錯(cuò)誤，給自己的工作造成了不必要的麻煩。而在一個(gè)制度建設(shè)完善并嚴(yán)格執(zhí)行流程的規(guī)范化企業(yè)里，上面例子中的事故是可以預(yù)防的。

王偉杰是北京ABB低壓電器有限公司人事行政經(jīng)理，負(fù)責(zé)這家合資工廠的行政與人事兩大部門。工廠管理事務(wù)繁雜，這并不是他們放松安全管理的理由，相反，企業(yè)性質(zhì)決定他們把安全管理看得更為重要。“ABB集團(tuán)有專人負(fù)責(zé)各企業(yè)的安全情況，并定期到各分公司、各工廠檢查監(jiān)督。ABB不僅有嚴(yán)格的安全生產(chǎn)措施，對(duì)于信息資料的安全保管也十分重視。公司要求所有的文件都要有備份，而且是雙備份，包括人員信息、培訓(xùn)檔案等資料。每天有專人負(fù)責(zé)對(duì)昨天的歷史數(shù)據(jù)刷新，所有的資料都刻成光盤永久保管。所有備份除了存放于公司檔案柜中，還必須在公司之外尋找第二處安全性高的場(chǎng)所存放。因?yàn)樗麄兛紤]到萬(wàn)一公司發(fā)生火災(zāi)或其他突發(fā)事件，這些檔案資料能夠被妥善保管。企業(yè)管理的出發(fā)點(diǎn)是，為了業(yè)務(wù)的持續(xù)性，把可預(yù)見的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。”

和ABB的做法類似，柯達(dá)公司也要求所有的資料都要有備份，所有的數(shù)據(jù)資料必須在第二天及時(shí)更新并保存記錄。經(jīng)過這樣嚴(yán)格甚至有些刻板的制度打磨，這些企業(yè)的HR們不僅對(duì)企業(yè)內(nèi)部的安全管理十分重視，而且對(duì)合作伙伴的安全性產(chǎn)生了更高要求。“我出差到廣州，我總是會(huì)抽時(shí)間去平安保險(xiǎn)公司總部辦公室去看一看，我們員工的商業(yè)保險(xiǎn)是在平安投保。我必須清楚地了解：你的各種憑據(jù)、記錄文件存放在哪里？防火、防潮措施是否有效？檔案柜保管是不是安全？我們繳納的保費(fèi)是否及時(shí)記錄在冊(cè)？數(shù)據(jù)有沒有出入？”ABB中國(guó)投資公司人力資源副總裁韓愉認(rèn)為自己這樣做十分有必要，“因?yàn)槿藟郾ｋU(xiǎn)涉及到員工幾十年后的利益，如果現(xiàn)在有些問題不及時(shí)發(fā)現(xiàn)并督促對(duì)方處理，等到幾十年以后再處理就晚了。”

制度壓倒一切

除了數(shù)據(jù)信息的管理，HR還面對(duì)一個(gè)更大的安全挑戰(zhàn)，那就是如何降低用人風(fēng)險(xiǎn)。

大眾汽車（中國(guó)）投資公司高級(jí)人力資源主管邢巖在人員招聘中遇到這樣一件事：該企業(yè)招聘了一個(gè)秘書，因?yàn)榧敝萌?，面試合格后就讓她上崗了。但是在后?lái)為她辦理各種勞動(dòng)保險(xiǎn)手續(xù)，需要借調(diào)其檔案時(shí)，才發(fā)現(xiàn)她既沒戶口也沒有檔案，其來(lái)歷整個(gè)兒一個(gè)謎。“她是個(gè)什么人？她拿不出任何一點(diǎn)能證明她身份的材料。往極端點(diǎn)猜，說不定是個(gè)在逃犯你也不知道。”

為了妥善處理這件事，公司上上下下開會(huì)討論好幾次，“如果沒有檔案材料，最基本的三險(xiǎn)都不能辦理。但如果不辦，公司就違反了勞動(dòng)法。作為一個(gè)國(guó)際性大公司，絕對(duì)是要遵紀(jì)守法的，不能在這些小事的處理上出現(xiàn)差錯(cuò)。”最終的意見是不能聘用她。因?yàn)檎衅高^程的不謹(jǐn)慎，公司在這個(gè)職位上浪費(fèi)了大量時(shí)間成本。邢巖及其同事從中得到的教訓(xùn)是，無(wú)論多么急著用人，一定要按正常的錄用流程走，要保證員工入職的手續(xù)齊備、材料完整。

減少企業(yè)用人風(fēng)險(xiǎn)，快步易捷公司人事經(jīng)理崔淑惠的經(jīng)驗(yàn)是從“入職管理”做起。“譬如，入職時(shí)要做相應(yīng)的背景調(diào)查，要核查他各種資料的真實(shí)性；要保證他與其他公司已經(jīng)解除勞動(dòng)合同，否則一旦員工與對(duì)方企業(yè)發(fā)生法律糾紛，你作為用人單位是要承擔(dān)連帶責(zé)任的。還有進(jìn)行體檢等，這些都是最基本的操作。這是人員聘用的規(guī)范化流程，HR不能怕麻煩而偷工減料。”如何做背景調(diào)查才更有效，如何簡(jiǎn)便識(shí)別證書的真假，HR們都有自己的一套經(jīng)驗(yàn)。

“HR還應(yīng)該是勞動(dòng)法規(guī)方面的專家，要加強(qiáng)對(duì)國(guó)家法律法規(guī)政策的學(xué)習(xí)。”華普信息技術(shù)有限公司人事主管蘇琛認(rèn)為，員工的法律意識(shí)在加強(qiáng)，他們對(duì)保護(hù)自身合法權(quán)益也越來(lái)越專業(yè)。同時(shí)，“國(guó)家勞動(dòng)人事政策不斷細(xì)化，你必須隨時(shí)跟進(jìn)，及時(shí)了解最新變化。最可怕的是法律條款已經(jīng)變化了，但你還按老一套做，你還自認(rèn)為很正確。”HR要時(shí)刻留意國(guó)家政策的調(diào)整，要有專人負(fù)責(zé)與勞動(dòng)部門接口聯(lián)系，要在了解國(guó)家大政策的基礎(chǔ)上及時(shí)調(diào)整企業(yè)自己的規(guī)章制度。

“最好的管理不是人去管理，而是程序管理、制度管理。”IBM中國(guó)公司人力資源代表陳朝巍的觀點(diǎn)具有代表性，他說：“無(wú)論是入職管理、離職管理，還是知識(shí)管理、技術(shù)文檔的管理，首先建立一套制度是重要的。在制訂制度、設(shè)計(jì)條款時(shí)就全面考慮到各種安全隱患，作好預(yù)防工作。制度規(guī)范了，HR的工作就好做了。”

堡壘先從內(nèi)部攻破

“安全來(lái)自警惕，事故出于麻痹”，“隱患險(xiǎn)于明火，防范勝于未然”，當(dāng)我們討論HR的安全問題時(shí)，這些曾經(jīng)流行過的口號(hào)不自覺地跑了出來(lái)，這些詞用來(lái)提醒HR經(jīng)理做好安全防范是很適用的。

安全來(lái)自警惕，就像開車要系好安全帶一樣，一個(gè)合格的HR經(jīng)理應(yīng)該做到：重要材料必須備份3份，并在不同的地方保管；計(jì)算機(jī)獨(dú)機(jī)操作，專機(jī)專用；工作場(chǎng)所要注意保密性（見后圖），辦公桌、文件柜隨時(shí)上鎖；新聘用人員要手續(xù)齊備合法；加強(qiáng)知識(shí)管理，科技文檔及時(shí)記錄并歸檔；關(guān)鍵崗位有人才備份……從工作環(huán)境安全到人才安全，從手寫筆記本到電子計(jì)算機(jī)，每一步、每一環(huán)節(jié)都要求HR具備安全意識(shí)，采取相應(yīng)措施。

但是，HR最終要從瑣事中脫離出來(lái)，要尋找市場(chǎng)的高端價(jià)值。重慶長(zhǎng)豐通信股份有限公司人力資源中心時(shí)榮國(guó)主任認(rèn)為，人事檔案的保管、工資的發(fā)放，這些都可以逐步外包。一個(gè)有實(shí)力的外包商畢竟更專業(yè)、更規(guī)范、更安全。據(jù)前程無(wú)憂副總裁呂楠介紹，外包在國(guó)外已經(jīng)逐漸成為趨勢(shì)，IT、財(cái)務(wù)以及人事部門都可能外包。在選擇外包商時(shí)，其安全措施是否得力是第一考察的因素。作為HR，你一定要看他的機(jī)房設(shè)備，要閱讀對(duì)方人員管理手冊(cè)，要了解發(fā)生問題時(shí)可能的解決方案?？傊?，要制訂一個(gè)詳細(xì)的合作合同。“對(duì)內(nèi)部有多嚴(yán)格，對(duì)外要更加嚴(yán)格。只有供應(yīng)商能夠滿足安全性的要求，才是可能被選擇的合作商。”呂楠告誡說。

在有效處理掉來(lái)自外部的安全問題后，做好公司內(nèi)部的保密工作又是一個(gè)更大的課題擺在HR面前。PEOPLE SOFT公司總經(jīng)理莊國(guó)光在介紹EHR系統(tǒng)的安全性時(shí)說：80%的安全隱患是來(lái)自企業(yè)內(nèi)部，只有20%的可能是由于黑客入侵。因?yàn)閮?nèi)部人員的惡意盜取比外部黑客襲擊危險(xiǎn)性高4倍，堡壘最容易從內(nèi)部攻破。“即便是以絕密方式抄送的電子郵件，除了發(fā)件人和收件人雙方，還有第三方知道，那就是IT管理人員。”如何做好IT、HR、財(cái)務(wù)等涉密人員的保密工作，這是包括很多企業(yè)的人事經(jīng)理們?cè)谒伎嫉膯栴}。

沒有制度是萬(wàn)萬(wàn)不行的，但是制度不是萬(wàn)能的。類似前文“美迪達(dá)事件”中，對(duì)廖某之類問題員工的管理，單純依靠鋼性的制度處罰可以對(duì)付一個(gè)廖某，但倘使公司沒有形成一種基于互相信任基礎(chǔ)上的企業(yè)文化，員工對(duì)企業(yè)沒有歸屬感，企業(yè)對(duì)員工沒有凝聚力，處理了一個(gè)廖某，還會(huì)有更多的廖某以別的方式“攻擊”企業(yè)。建立起企業(yè)與員工間的互相認(rèn)可，倡導(dǎo)真正的以人為本，促進(jìn)企業(yè)高績(jī)效、低成本運(yùn)作，這是HR安全的最高境界——不戰(zhàn)而屈人之兵，上上策矣！

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