銷售事務(wù)處理制度(2)
銷售事務(wù)處理制度(B) 　　□　銷　　售 　　 　　(一)營業(yè)科的外務(wù)負(fù)責(zé)人員在訪問或開拓新客戶時(shí),應(yīng)留意下列事項(xiàng): 　　 　　1.透徹觀察對(duì)方在買賣上的需求及判定對(duì)方在買賣上的立場(chǎng) 　　 　　2.觀察對(duì)方進(jìn)貨及銷售的意愿。 　　3.利用談話、對(duì)應(yīng)技術(shù)來引導(dǎo)對(duì)方購買的意愿。 　　4.針對(duì)對(duì)方的買賣意識(shí)及對(duì)商品的認(rèn)知程度,檢討它與我方計(jì)劃的合適與否。 　　5.檢討對(duì)方的銷售政策與營業(yè)預(yù)算是否與本商品合適。 　　(二)營業(yè)科的外務(wù)負(fù)責(zé)人員應(yīng)致力于商品知識(shí)、銷售方法及市場(chǎng)知識(shí)的研究、同時(shí) 須勤于調(diào)查銷售客戶的狀況,隨時(shí)以預(yù)算、效率化為基準(zhǔn)、冷靜且親切地致力于銷售活動(dòng) 。 　　(三)對(duì)客戶提示重要事項(xiàng)或表達(dá)意向時(shí),須取得經(jīng)理的認(rèn)可后才能執(zhí)行。 　　(四)交易的開始有的是基于對(duì)方的申請(qǐng),有的是出自我方的誘導(dǎo),不管是何種方式,除 了交易一開始即以現(xiàn)金往來的情況之外,都須事前對(duì)交易客戶的資產(chǎn)、銷售能力、負(fù)債、 信用及其他評(píng)核事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查,并向部長提出報(bào)告。 　　(五)對(duì)于各家客戶須訂明每月性的訪問預(yù)定及收入預(yù)定,另外,對(duì)于客戶的新開拓商 品也須擬定每個(gè)月的大概預(yù)定額,根據(jù)這個(gè)來開拓新市場(chǎng)。 　　(六)不論老客戶或新交易或預(yù)估的交易,都須私下迅速打聽清楚,有了充分的調(diào)查,才 能盡早與對(duì)方進(jìn)行交涉。 　　(七)對(duì)于同業(yè)者的預(yù)估內(nèi)容及交貨實(shí)績,須經(jīng)常調(diào)查探聽清楚,如此才能檢討自己在 接受訂貨上的難易,另外,以于自己在預(yù)估及交貨上的損失,應(yīng)究明原因,以便修正制造技 術(shù)及營業(yè)方面的缺陷。 　　(八)營業(yè)科應(yīng)針對(duì)各方面的訂貨情況,進(jìn)行廣泛的調(diào)查,使銷售活動(dòng)的資料備齊,并傳 給各相關(guān)人員參考。 　　1. 從經(jīng)濟(jì)新聞上做剪報(bào)整理。 　　2. 參考經(jīng)濟(jì)雜志及其調(diào)查記錄。 　　3. 將業(yè)界的訊息記錄下來。 　　(九)將老客戶及預(yù)定客戶等的訂貨資料整理成卡片,并將下列十項(xiàng)事由記錄下來經(jīng)常 做修正: 　　1. 資產(chǎn)、負(fù)債及損益。 　　2. 產(chǎn)品的種類、人員、設(shè)備、能力。 　　3. 銷售狀況及需求者狀況。 　　4. 應(yīng)收帳款回收的實(shí)績、信用狀況。 　　5. 與過去客戶的關(guān)系。 　　6. 電話、往來銀行、代表者、負(fù)責(zé)人員。 　　7. 公司內(nèi)容的訂單發(fā)出手續(xù)、過程。 　　8. 付款的手續(xù)、過程。 　　9. 在業(yè)界的地位。 　　10.組織、工資。 　　(十)與老客戶應(yīng)經(jīng)常保持密切的聯(lián)系,除了對(duì)訂貨情況及其他需求應(yīng)探聽清楚之外, 尚須設(shè)法斡旋,使對(duì)方下單訂貨。為達(dá)成上述目的,可于必要時(shí)邀集對(duì)方舉行研究會(huì)或是 懇談會(huì)。 　　(十一)在與對(duì)方交易的休息之際,應(yīng)適當(dāng)?shù)靥峁┎惋?、茶點(diǎn)及香煙等等。尤其需要外 出用餐時(shí),應(yīng)在之前提出預(yù)算,取得經(jīng)理或代表(董事長)的認(rèn)可。 　　(十二)開拓新交易通常經(jīng)由已交易客戶之手進(jìn)行,或委托其斡旋,或要求其持續(xù)過去 曾經(jīng)有過的交易來拓展業(yè)績。 　　□ 估 價(jià) 　　(一)商品的估價(jià)須根據(jù)下游生產(chǎn)及采購的估價(jià)統(tǒng)一來估算,做成后經(jīng)由經(jīng)理的決裁, 提供給各客戶做為參考。 　　(二)估價(jià)書的制作由營業(yè)科的內(nèi)務(wù)負(fù)責(zé),通常須先從客戶處拿到正確的規(guī)格書后才著 手進(jìn)行。 　　(三)營業(yè)部必須完備下列各項(xiàng)資料做為估價(jià)參考資料: 　　1. 主要材料價(jià)格表 　　2. 預(yù)估成本計(jì)算表(主要材料費(fèi)、副資材費(fèi)、加工費(fèi)) 　　3. 一般市價(jià)表 　　4.標(biāo)準(zhǔn)品單價(jià)表 　　(四)營業(yè)科對(duì)于定期委托制造部生產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)品,應(yīng)要求制造部提出其主要材料價(jià)格表 與估價(jià)成本計(jì)算表。 　　(五)對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)品以外的交易或估價(jià)委托,每次都須經(jīng)由制造部經(jīng)理的裁決,以估價(jià)的 價(jià)格方式處理。 　　(六)對(duì)客戶做估價(jià)時(shí),應(yīng)盡速進(jìn)行狀況調(diào)查,盡速提出報(bào)告。 　　(七)將估價(jià)書送給客戶之后,必須在估價(jià)帳目表中提出日期及合同的成立與不成立等 事項(xiàng)。 　　□ 受理訂貨 　　 　　(一)營業(yè)科在確定訂貨已成立時(shí),應(yīng)將工廠生產(chǎn)及出貨的必要事項(xiàng)記入訂貨受理傳票 中,發(fā)函給相關(guān)單位。其規(guī)定如下: 　　 　　1.一般訂貨受理傳票 　　 　　本傳票乃受理一般性訂貨時(shí)填定,通常印制成二份,一份交給本人,一份交給營業(yè)科受 理科保管,在制成訂貨編號(hào),并做好制造委托書(復(fù)印四份)后,將其中A、B、C三聯(lián)交給制 造部。 　　 　　2.特別訂貨受理傳票 　　 　　本傳票主要為大量生產(chǎn)的商品或訂有長期合同的商品、出口品填寫,一共制成五份, 一份由本人保,一份交給經(jīng)理或代表(董事長)閱覽后,由營業(yè)科受理科負(fù)責(zé)保管,另外二份 交給制造部,剩余的一份交給總務(wù)部的總務(wù)科。本傳票必須記明品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià) 、金額、交貨日期、裁決條件、交貨地點(diǎn)、捆包運(yùn)送方式及其他必要事項(xiàng)。 　　 　　3.預(yù)估生產(chǎn)委托表?營業(yè)部在委托生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)品的預(yù)估生產(chǎn)或其他特定品的生產(chǎn)時(shí),應(yīng) 填寫本表。本表須記明品名、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)完成的希望日期及其他必要事項(xiàng)。填寫 并取得營業(yè)經(jīng)理的認(rèn)可后,交給制造部。 　　 　　(二)所有電話、外部銷售或來函的訂貨受理,不論外務(wù)或是內(nèi)務(wù),皆由受理訂貨的本 人填寫本訂貨受理傳票。 　　1. 上月底的訂貨受理余額。 　　2. 本月份的訂貨受理額。 　　3. 本月份的交貨量。 　　4. 上月底預(yù)估生產(chǎn)委托余額。 　　5. 本月份的預(yù)估生產(chǎn)委托額。 　　6. 本月份的預(yù)估生產(chǎn)額。 　　 　　(三)營業(yè)科向制造部公告預(yù)估生產(chǎn)委托表時(shí),應(yīng)要求提出下列的處理報(bào)告,以說明其 經(jīng)過: 　　1. 制造品與在制品的區(qū)分 　　2. 制造品的交貨預(yù)定 　　 　　(四)營業(yè)部為執(zhí)行各項(xiàng)計(jì)劃、使銷售、訂貨受理活動(dòng)順利進(jìn)行,應(yīng)與制造部保持密切 連系,并隨時(shí)準(zhǔn)備下列三項(xiàng)資料: 　　1. 商品庫存明細(xì)表。 　　2. 主要材料的進(jìn)廠預(yù)定表。 　　3. 主要材料的庫存明細(xì)表。 　　□　交貨檢驗(yàn)、配送 　　 　　(一)營業(yè)科對(duì)于客戶的訂貨商品及委托生產(chǎn)的商品的交貨期,須經(jīng)常與制造部保持聯(lián) 系,以掌握其經(jīng)過情形及進(jìn)行狀況。 　　 　　(二)營業(yè)科若已于指定交貨日期前確定可以交貨,應(yīng)主動(dòng)與客戶聯(lián)系確實(shí)的交貨時(shí)間 。 　　 　　(三)當(dāng)確定要貨商品的交貨日可能延遲時(shí),應(yīng)通知訂貨的客戶以取得其理解。 　　 　　(四)營業(yè)科在交貨或查驗(yàn)商品時(shí),應(yīng)對(duì)照訂貨帳單,以確定品名、品質(zhì)、規(guī)格、單價(jià) 、數(shù)量及其他事項(xiàng)是否符合。 　　 　　(五)商品的交貨與配送業(yè)務(wù)由營業(yè)科進(jìn)出綱管理科負(fù)責(zé)。 　　 　　(六)在交貨或配送商品時(shí)應(yīng)發(fā)行送貨通知單。送貨通知單的內(nèi)容記載要項(xiàng)包括: 　　1. 客戶名稱。 　　2. 品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額。 　　3. 明細(xì)、其他事項(xiàng)。 　　 　　(七)關(guān)于商品交貨、配送后,客戶拒絕收貨、要求退貨及其他等等的抱怨問題,應(yīng)取 得負(fù)責(zé)人或營業(yè)經(jīng)理的認(rèn)可,設(shè)法尋求處理辦法。
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