合同管理辦法
合同管理辦法 1　目的 為規(guī)范本公司合同的管理，避免和減少因合同管理不當造成的損失，維護經(jīng)濟秩序， 提高經(jīng)濟效益，根據(jù)國家的有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本辦法。 2　適用范圍 適用于公司與其他法人或組織簽訂的經(jīng)濟合同、技術(shù)合同等，公司參股、控股的具有 法人資格的其他組織應參照本辦法另行制定合同管理辦法。 3　規(guī)范性引用文件 Q/GDCF A101.001-2003 《質(zhì)量、職業(yè)健康安全、環(huán)境管理手冊》 Q/GDCF A202.002-2003 《采購管理控制程序》 4　職責 4.1　合同管理實行業(yè)務管理原則和法律歸口管理的原則，公司范圍內(nèi)各種經(jīng)濟活動中， 金額在1萬元（含1萬元）以上的，均應簽訂經(jīng)濟合同。 4.2　物資部、綜合管理部以及計劃部是合同主要管理部門，負責組織商務談判、起草合 同、組織評審及提交公司領(lǐng)導簽訂合同等。 4.3　工程部或生產(chǎn)準備部負責提出或?qū)徍擞嘘P(guān)合同中工程技術(shù)質(zhì)量要求、設備的規(guī)格型 號和質(zhì)量要求以及工程及物資的驗收標準等。 4.4　計劃部對合同經(jīng)濟條款進行審核。 4.5　財務部可參與重要合同的商務談判，并進行財務審核。 4.6　綜合管理部（審計）或委托審計事務所對公司經(jīng)濟合同條款等進行審計。 4.7　綜合管理部（法律事務）或委托法律顧問對合同與協(xié)議的合法性、規(guī)范性進行審查 。 5　管理內(nèi)容與要求 5.1　計劃部、物資部以及綜合管理部負責承辦合同的范圍： 5.1.1　物資部負責承辦的合同，包括： ——設備、原輔材料購銷合同； ——生產(chǎn)性低值易耗品采購合同； ——非標設備加工承攬合同； ——貨物倉儲保管合同； ——貨物運輸合同； ——貨物保險合同； ——行政管理所涉及的形成固定資產(chǎn)的低值易耗品的貨物采購合同。 5.1.2　綜合管理部負責承辦的合同，包括： ——勞動合同； ——專業(yè)技術(shù)培訓合同； ——法律咨詢合同； ——審計事務采購合同； ——廣告、宣傳合同； ——后勤管理合同； ——綠化維護合同； ——行政管理涉及的不形成固定資產(chǎn)的非生產(chǎn)性低值易耗品的貨物采購合同。 5.1.3　計劃部負責承辦的合同，包括： ——建設工程施工承包合同（包括勘測設計、建筑安裝等合同）； ——工程監(jiān)理合同； ——技術(shù)引進、轉(zhuǎn)讓合同； ——工程設備安裝調(diào)試合同； ——技術(shù)咨詢、評估監(jiān)測及科學試驗合同； ——土地征用、拆遷、安置合同； ——借貸合同； ——房屋、財產(chǎn)租賃合同； ——財產(chǎn)保險合同； ——其他與工程建設有關(guān)的合同。 5.2　合同主要管理部門應對合同自商約到履行的全過程負責。 5.3　合同的起草、評審及簽訂 5.3.1　合同主要管理部門必須熟悉并掌握我國相關(guān)法律、法規(guī)、政策，嚴格執(zhí)行各類合 同法定程序，本著平等互利、等價有償、誠實信用、協(xié)商一致的原則，不循私情，依法 進行。 5.3.2　合同主要管理部門應負責草擬合同文稿，合同內(nèi)容應包括： ——合同編號（合同編號規(guī)則由各合同主要管理部門擬定） ——合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話、法定代表人姓名、職務、代理人姓 名、職務、聯(lián)系方式； ——簽約的目的和依據(jù)； ——標的； ——數(shù)量和質(zhì)量，包括檢測標準和方式； ——履行的期限、地點和方式； ——價款或酬金及支付方式； ——爭議解決方式； ——違約責任； ——變更或解除條件； ——根據(jù)法律或合同性質(zhì)必須具備的條款或雙方當事人共同認為必須明確的條款； ——正副本份數(shù)和分配方式； ——生效的時間和條件； ——約定的聯(lián)系方式； ——附件名稱； ——簽約地點、日期； ——簽約各方開戶銀行及帳號； ——簽約各方公章或合同專用章； ——法定代表人或代理人簽字。 5.3.3　合同主要管理部門應對采購及合同內(nèi)容進行下列審查： 5.3.3.1　可行性 ——屬于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和建設需要； ——經(jīng)濟效益或社會效益具有可靠性； ——具有可操作性。 5.3.3.2　技術(shù)性 ——技術(shù)依據(jù)真實、可靠； ——技術(shù)措施完備； ——技術(shù)標準和參數(shù)科學、真實。 5.3.3.3　安全性 ——涉及的知識產(chǎn)權(quán)已采取了相應的保護或限制措施； ——無損本企業(yè)商譽、商業(yè)秘密及其他利益。 5.3.4　合同主要管理部門應組織商務談判，需要時邀請相關(guān)部門參加，根據(jù)談判意見對 草擬的合同進行修改。 5.3.5　合同主要管理部門負責組織合同評審，填寫《合同評審意見單》（見附錄B），送 合同標的所涉及的相關(guān)部門、計劃部、財務部、綜合管理部（審計、法律事務）會簽， 各會簽部門應在3個工作日提出評審意見，由合同主要管理部門在會簽后報分管副總經(jīng)理 批準。公司認為重要的或標的數(shù)額較大的合同，應邀請法律顧問、經(jīng)濟技術(shù)等專業(yè)人員 參加合同評審，召開評審會。 5.3.5.1　合同評審會簽部門職責 5.3.5.1.1　工程部或生產(chǎn)準備部對合同具體評審內(nèi)容： ——負責提供技術(shù)資料文件，設計圖紙及技術(shù)質(zhì)量要求（或技術(shù)協(xié)議書）由部門主管簽 字后為合同附件，與合同有同等法律效力。 ——參與制定或?qū)彾ǜ黝惞こ毯贤尿炇諛藴?，驗收項目、負責編寫技術(shù)規(guī)范，由部門 主管簽字后為合同附件，與合同有同等法律效力。 ——在施工中監(jiān)督所使用的材料、設備，以符合設計要求。 ——負責制訂或?qū)彾ǜ黝惞こ毯贤馁|(zhì)量驗收標準、驗收項目，并參與驗收，對質(zhì)量進 行跟蹤。 ——提出或?qū)彾ㄔO備、材料的規(guī)格型號、質(zhì)量要求、生產(chǎn)廠家、技術(shù)參數(shù)和所需數(shù)量。 ——對確需增、減的設備相關(guān)部件，提出書面要求與生產(chǎn)廠簽訂補充協(xié)議，作為合同附 件。 ——提出或?qū)彾ㄔO備、材料的質(zhì)量驗收標準、驗收項目。 ——參與設備工廠監(jiān)造，實施質(zhì)量跟蹤。 5.3.5.1.2　物資部對合同具體評審內(nèi)容： ——負責審核合同中涉及公司采購的設備、材料。 5.3.5.1.3　計劃部對合同具體評審內(nèi)容： 對合同經(jīng)濟條款進行審核。 5.3.5.1.4　財務部對合同具體評審內(nèi)容： ·　經(jīng)濟性： ——符合企業(yè)的經(jīng)濟活動范疇； ——符合企業(yè)的經(jīng)濟利益。 ·　可行性： ——資信可靠，資金充裕； ——具有在額定權(quán)限內(nèi)訂立合同的能力； ——擔保方式切實、可靠。 ·　嚴密性： ——數(shù)量、價款、金額等標示標準； ——計算方式正確； ——財務附件齊備。 ·　合法性： ——資金來源合法； ——資金使用合法； ——結(jié)算方式合法； ——支付方式合法。 5.3.5.1.5　綜合管理部（審計）對合同評審內(nèi)容： 綜合管理部（審計）應對公司經(jīng)濟合同條款等進行審計。 5.3.5.1.6　綜合管理部（法律事務）對合同評審內(nèi)容： 綜合管理部（法律事務）應對各類合同與協(xié)議的合法性、規(guī)范性進行審查和會簽。 5.3.6　在《合同評審意見單》報分管副總經(jīng)理批準后，合同主要管理部門應將合同呈送公 司法定代表人或其授權(quán)人簽訂合同，并加蓋公司合同章。 5.3.7　合同簽訂后，合同主要管理部門應將合同送計劃部、財務部登記備案，并在MIS 系統(tǒng)中登記。 5.4　合同的履行 5.4.1　主要合同管理部門應負責對合同的履行過程進行跟蹤，監(jiān)督合同雙方嚴格按照合 同文本履行合同。 5.4.2　在合同履行過程中，發(fā)生違約、工期、質(zhì)量等爭議，以致合同不能履行時，要將 情況及時與有關(guān)部門及法律事務部門進行協(xié)商，匯報公司領(lǐng)導，確保適時掌握權(quán)利的法 定時間和時效，提高合同履約率，以便及時協(xié)調(diào)、調(diào)解、仲裁、訴訟，以防因合同履行 不當造成本處經(jīng)濟損失，確保公司權(quán)益不受侵害。 5.5　合同的變更 5.5.1　合同履行過程中由于外部條件的變化，引起合同的變更，包括合同工期、合同金 額以及合同條款等變更，由合同主要管理部門附變更說明報公司領(lǐng)導批準，必要時辦理 補充合同。 5.6　合同的歸檔 合同履行終結(jié)后，合同主要管理部門應將合同正本包括其他書面文件整理裝袋交檔案 室存檔，具體按《檔案管理辦法》執(zhí)行。合同副本由合同主要管理部門集中保管。 如因查閱歸檔合同或因調(diào)解、仲裁、訴訟需借用歸檔合同，需履行借用手續(xù)，借用后 必須在規(guī)定借用期限內(nèi)歸還。 5.7　檢查與考核 5.7.1　相關(guān)部門應自覺檢查合同的訂立、履行、管理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。 5.7.2　公司可對在合同管理工作中作出成績者及避免或挽回經(jīng)濟損失者予以表彰和獎勵 。 5.7.3　有下列情形之一，情節(jié)嚴重造成重大經(jīng)濟損失或擴大經(jīng)濟損失的，對責任人予以 通報批評、行政處分或經(jīng)濟處罰；構(gòu)成犯罪的由司法機關(guān)追究刑事責任。 ——不按本辦法簽訂合同的； ——簽訂有重大缺陷或無效合同的； ——會簽人員無正當理由延誤會簽的； ——因會簽人員疏忽未發(fā)現(xiàn)合同缺陷的； ——未依法律和本辦法規(guī)定變更或解除合同的； ——丟失合同文本及相關(guān)文件的； ——提供虛假資料的； ——超越授權(quán)或濫用授權(quán)簽約的； ——未按規(guī)定進行授權(quán)或委托的； ——發(fā)生糾紛后，隱瞞或不及時向有關(guān)部門或領(lǐng)導匯報或不及時采取措施的； ——未經(jīng)會簽簽訂合同的； ——應當或可以追究對方違約責任而擅自放棄的； ——在合同簽訂或履行當中，與對方或第三人惡意串通或收受賄賂的； ——泄漏合同意向、商業(yè)秘密或有關(guān)機密的； ——使用非法手段簽訂合同的。 5.7.4　利用經(jīng)濟合同進行犯罪活動，或出現(xiàn)刑法規(guī)定情節(jié)，構(gòu)成犯罪，由司法部門追究 刑事責任。 6　相關(guān)文件 《檔案管理辦法》 7　相關(guān)記錄 合同評審意見單 8　相關(guān)附錄 附錄A 流程圖 附錄B 合同評審意見單 附　錄　A （資料性附錄） 流程圖 A.1　合同管理流程圖 | | | |[pic] | A.2　 |Y | | | | | |Y | | | | | |Y | | | | | |Y | | | | | |Y | | | | | 合同評審會簽流程圖 | | | |[pic] | [pic] 附　錄　B （規(guī)范性附錄） 合同評審意見單
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