《一分鐘經(jīng)理人》:團(tuán)隊(duì)版-3
作者:肯·布蘭佳 80
有時(shí)候一個(gè)機(jī)構(gòu)組織的敏感信息必須受到嚴(yán)格保密。但是在過去一度曾被控制、禁止的相當(dāng)多的信息,現(xiàn)在應(yīng)該可以公開并與每個(gè)成員共享。例如,涉及機(jī)構(gòu)組織財(cái)務(wù)健康狀況的信息,盡管大部分財(cái)務(wù)信息可以刊登在給機(jī)構(gòu)股東的年報(bào)中,但還是極少地公開討論這類信息。
以業(yè)務(wù)單位、部門或工作組的形式橫向的跨部門交流信息,對于團(tuán)隊(duì)成員而言是很有價(jià)值的,特別是在他們接觸到每日工作成果的數(shù)據(jù)后,反而促使他們以新的方式、方法去改進(jìn)工作。
當(dāng)你的團(tuán)隊(duì)共享某個(gè)信息時(shí),就表明你們將要開放一套建立誠信的程序。最終,你們將建立更強(qiáng)的以及更富有成效的工作關(guān)系,而且你的團(tuán)隊(duì)將會創(chuàng)造出更優(yōu)異的成績。
沒有分享就不會擁有快樂。
--伊拉斯謨 在"下一個(gè)高水平團(tuán)隊(duì)"一章中講過,一位主管成功地引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)轉(zhuǎn)變?yōu)楦咚綀F(tuán)隊(duì),并且允許團(tuán)隊(duì)成員在沒有他的監(jiān)督下獨(dú)立采購所需的工具和材料等。他進(jìn)一步確定新的權(quán)限,即授權(quán)他們支配不超過100美元的采購權(quán)限,而后來隨著每位成員對舒適度要求的提高,這名主管又進(jìn)一步提高了采購額度。
〖1〗
〖1〗澄清權(quán)限確立工作核心
0
〖1〗
第一步驟開始學(xué)習(xí)高水平管理的技能
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在這個(gè)實(shí)例中,權(quán)限確定是通過一種行動(即在沒有主管的批準(zhǔn)下進(jìn)行采購)和指導(dǎo)準(zhǔn)則完成的(即支配權(quán)限是100美元)。這種新的采購自主權(quán)克服了以前煩瑣的審批程序所導(dǎo)致的局限性,而且以100美元作為支配權(quán)限,有助于人們在新程序中理解自己所擁有的權(quán)限。在一種傳統(tǒng)的環(huán)境里,人們的角色是執(zhí)行并完成任務(wù)。在高水平團(tuán)隊(duì)的工作環(huán)境里,人們的角色是清楚地理解任務(wù)目標(biāo),并因此采取必要的行動達(dá)成這個(gè)任務(wù)目標(biāo)。
特別是在向高水平團(tuán)隊(duì)轉(zhuǎn)換的最初階段里,人們需要清楚的指示才能負(fù)責(zé)任地自主工作,組織機(jī)構(gòu)則要求他們?yōu)槿〉贸晒Χ袚?dān)起更大的責(zé)任,但是在大多數(shù)的實(shí)例中,權(quán)限劃分得不是很清晰。當(dāng)開始一項(xiàng)新的工作時(shí),人們僅僅需要具體的指示,當(dāng)機(jī)構(gòu)以高水平的方式運(yùn)作時(shí),團(tuán)隊(duì)成員們?nèi)匀恍枰逦闹笇?dǎo)準(zhǔn)則才能做出決策。
澄清權(quán)限的作用
在以往的傳統(tǒng)中,人們工作只是為了完成任務(wù),基本上人們是按照要求去做需要完成的事情。在最近的25年里,盡管要求人們完成的"任務(wù)"已經(jīng)有了顯著的變化,但隨著在工作中對參與發(fā)展趨勢的深入,已經(jīng)要求員工們越來越多地參與到程序的改革中來。
澄清權(quán)限確立工作核心
當(dāng)我們作為一個(gè)高水平團(tuán)隊(duì)去開展工作時(shí),與新的責(zé)任和權(quán)利有關(guān)的自主度似乎還不太清晰。什么是我們可以做的,什么是我們不可以做的?明晰責(zé)任范圍,對于我們來說變得更有價(jià)值,原因是這樣有助于我們清楚地確定權(quán)限,并且使我們能夠采取獨(dú)立的工作方式并做出正確的決定。
什么是權(quán)限
界限是一種限定度或分割線,它是用來確定領(lǐng)土范圍的邊界。例如,在我們的房屋與鄰居的房屋相鄰的區(qū)域種植樹木和灌木叢就構(gòu)成了界限,并且我們知道不能越過這個(gè)界限。由于這個(gè)界限是很清晰的,因此對于我們的財(cái)產(chǎn),我們可以做出決定而無須憂慮"越過我們的邊界"。
當(dāng)某一界限不清晰時(shí),人們必定嘗試著明確界限的位置,歷史上有很多由于人們因界限劃分模糊而引發(fā)彼此之間爭斗的實(shí)例。
獨(dú)立活動也需要界限,從而使人們能夠把握行為活動的目的性和自主性而無須憂慮什么。在高水平團(tuán)隊(duì)中確定界限,其目的不是限制人們的行動,而是建立使人們以負(fù)責(zé)任的態(tài)度自主工作的行為。舊的體制縮小了界限的范圍,而高水平團(tuán)隊(duì)的工作方法則可以擴(kuò)大界限的范圍。
高水平團(tuán)隊(duì)把更多的權(quán)利和責(zé)任明確地下放給一線員工去自主決策,從而引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員成功上升到高水平的階段。至今,人們還未普遍地承認(rèn)由這種變革所引發(fā)的影響。其結(jié)果是,某些組織機(jī)構(gòu)在向高水平團(tuán)隊(duì)轉(zhuǎn)換的進(jìn)程中,時(shí)常遇到阻礙。同樣值得注意的是,需要員工和經(jīng)理都擁有新的視野,才能達(dá)到公司預(yù)期的目標(biāo),即人們應(yīng)該自動地承擔(dān)起核心職責(zé)。幫助人們清楚地知道他們在工作環(huán)境中的角色作用,這對于取得成功是非常關(guān)鍵的。
經(jīng)理或主管是如何與高水平團(tuán)隊(duì)共同工作的?
員工們?nèi)绾喂ぷ鳎?
員工們何時(shí)該做出決策?
這些決策何時(shí)提交給高一級別的主管?
這些都是在向高水平團(tuán)隊(duì)轉(zhuǎn)換的過程中必須面對的問題。
人們需要這些問題的答案,由于權(quán)限有助于確定任務(wù)和行動指南,并且權(quán)限在行動中起著顯著的作用,因而在回答此類問題時(shí)是很嚴(yán)格的。
實(shí)例
權(quán)限提供清晰的行動方向
在一個(gè)金融機(jī)構(gòu)向高水平團(tuán)隊(duì)轉(zhuǎn)化的進(jìn)程中,行政主管和中層領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)該列出機(jī)構(gòu)應(yīng)該完成的具體任務(wù)清單,再根據(jù)這個(gè)清單確定他們最初的期望值。其計(jì)劃是:團(tuán)隊(duì)的建設(shè)將來應(yīng)該達(dá)到什么目標(biāo)。為了列出這個(gè)清單,他們討論這個(gè)問題:"你需要你的工作團(tuán)隊(duì)將來能做什么,而現(xiàn)在還無法做到?"這個(gè)清單包括的內(nèi)容如下:
做出絕大部分的日常決定,如分派工作、輪換工作、計(jì)劃假期等;
執(zhí)行計(jì)劃并規(guī)劃工作;
處理由主管正式分配的日常行政工作;
執(zhí)行自己的質(zhì)量審核;
按照每個(gè)員工的職責(zé)確立職能標(biāo)準(zhǔn);
依據(jù)機(jī)構(gòu)的目標(biāo)開發(fā)自己的目標(biāo);
確定個(gè)人的培訓(xùn)需求;
認(rèn)定對工作的改進(jìn);
為工作設(shè)置和維護(hù)承擔(dān)責(zé)任;
按照自己設(shè)定的職能標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行評審。
清單的優(yōu)點(diǎn)是給新的團(tuán)隊(duì)指明了方向,使團(tuán)隊(duì)為自己的發(fā)展確定戰(zhàn)略方案。
考慮問題
權(quán)限和作用
請抽出片刻時(shí)間考慮一下權(quán)限和作用:
在工作中,你是否清楚地知道你能做的和不能做的?
以何種方式澄清權(quán)限,才能使你的工作更加集中和富有成效?
權(quán)限有助于產(chǎn)生創(chuàng)造性和開拓性
我們的調(diào)查研究表明,權(quán)限具有有趣的一面。一些調(diào)查人員把一組孩子帶到一片開闊地區(qū),并告知孩子們要玩游戲,但他們緊密地聚集在一起,根本不愿冒險(xiǎn)遠(yuǎn)離大家。這些調(diào)查人員將孩子們帶到一片被柵欄圍起的空地,孩子們就充分地使用了全部的空地,他們自然地分散到這個(gè)被柵欄圍起的空地的各個(gè)地方進(jìn)行探索。
如果將這個(gè)實(shí)例與組織機(jī)構(gòu)的行為聯(lián)系起來,我們可以發(fā)現(xiàn)二者有著相似的方面。當(dāng)人們不清楚權(quán)限時(shí),他們愿意聚集在大家所知道的安全地方,或者處于有熟悉的結(jié)構(gòu)和規(guī)則的工作場地。然而,如果給他們明確清楚的權(quán)限,那么就減少了來自于冒險(xiǎn)所帶來的風(fēng)險(xiǎn),人們就可以大膽地進(jìn)行探索創(chuàng)新了?;蛟S,這個(gè)原則已經(jīng)被曾經(jīng)解決好這個(gè)問題的團(tuán)隊(duì)反復(fù)證明過。當(dāng)機(jī)構(gòu)存在問題時(shí),人們將會產(chǎn)生抱怨情緒,他們相信自己的權(quán)利對于解決問題的影響是非常有限的。當(dāng)一個(gè)組織機(jī)構(gòu)授權(quán)給新組建的團(tuán)隊(duì),并且著重解決闡明權(quán)限方面的問題時(shí),應(yīng)清楚地告知分派給團(tuán)隊(duì)成員的權(quán)限: 如時(shí)間、金錢和資源,并且期望他們在權(quán)限內(nèi)自主有效地工作。
實(shí)例
權(quán)限能夠帶來創(chuàng)新
一家農(nóng)用設(shè)備工業(yè)公司,在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)需要重新設(shè)計(jì)公司的核心產(chǎn)品,即一種新型拖拉機(jī),并且允許該產(chǎn)品的設(shè)計(jì)開發(fā)過程避開公司內(nèi)所有的政策和行政措施,即不必遵守公司過去傳統(tǒng)的而又緩慢的產(chǎn)品開發(fā)程序。
近年來拖拉機(jī)的銷售額明顯地下降,但是如果在公司現(xiàn)有的程序下,重新設(shè)計(jì)也許需要很長的時(shí)間。因此,管理層在公司的各個(gè)部門中選定人員組成團(tuán)隊(duì),并要求他們在預(yù)定時(shí)間內(nèi)完成重新設(shè)計(jì)的任務(wù),為完成任務(wù),授權(quán)他們避開費(fèi)時(shí)的流程和手續(xù)。最后的結(jié)果是,僅僅使用了常規(guī)設(shè)計(jì)周期1/3的時(shí)間,便完成了新型拖拉機(jī)的設(shè)計(jì)。更重要的是,這種產(chǎn)品給了市場一個(gè)沖擊,也增加了公司的收入和利潤。
權(quán)限和發(fā)展
一家電氣設(shè)備公司里的一個(gè)團(tuán)隊(duì)解決了有關(guān)工作倒班不合理的難題,也就是多年來阻礙生產(chǎn)率提升并且困擾工人及其家庭收入提高的一個(gè)難題。
核動力部門的操作人員一直受到倒班問題的困擾,這個(gè)部門的副總經(jīng)理組建了一個(gè)由操作人員組成的團(tuán)隊(duì)來解決該問題。為找到最好的解決方法,他給這個(gè)團(tuán)隊(duì)極大的自主權(quán)去調(diào)研這個(gè)課題。
在這個(gè)團(tuán)隊(duì)研究了六個(gè)月之后,在每日工作12個(gè)小時(shí)的基礎(chǔ)上,提出了一份新的時(shí)間表。這位副總經(jīng)理對這個(gè)提議感到很高興,然而,這個(gè)團(tuán)隊(duì)需要使核能制度委員會確信他們所關(guān)注的問題,即在長工作日中工人們在當(dāng)班時(shí)間內(nèi)沒有瞌睡的可能性。
最后,操作員團(tuán)隊(duì)徹底研究了這個(gè)課題,并且使核能制度委員會相信,這份新的作息表確實(shí)可以提高操作人員的精力、注意力和警覺度。因此這份新的倒班作息表得到了批準(zhǔn)。這個(gè)團(tuán)隊(duì)的調(diào)研和建議給委員會留下了很深刻的印象,因此該團(tuán)隊(duì)被邀請為其他電氣設(shè)備的操作人員作演講。
在上述的實(shí)例中我們看到,取得創(chuàng)新是由于取消了制約創(chuàng)造性和開拓性的權(quán)限(主要的政策和手續(xù)措施),并且用具有一定自主性的權(quán)限(明確的目標(biāo)和資源)替代它。允許人們采用以往在傳統(tǒng)政策下被禁止的工作方式,這在高水平團(tuán)隊(duì)中是受到鼓勵(lì)的。
好的消息是產(chǎn)生了顯著的創(chuàng)新突破,改善了機(jī)構(gòu)組織的工作方法,而壞的消息是那種限制創(chuàng)造性和開拓性的方法仍舊繼續(xù)使用著。我們工作體系中的行政手段和政策往往是一成不變的,以至于調(diào)整、修正我們的思維方式還需要一個(gè)非常艱難的轉(zhuǎn)變過程。但是當(dāng)完成這種轉(zhuǎn)變后,我們就可以取得顯著的效果。
只起到限制或阻礙作用的界限就如同帶刺的繩索一般,而允許留有自主度的界限則如同橡皮筋一樣。
考慮問題
權(quán)利界限與研究
在把各種權(quán)限下放給你的團(tuán)隊(duì)成員后,當(dāng)要求你的團(tuán)隊(duì)成員們承擔(dān)更多的責(zé)任時(shí),他們將做出怎樣的反應(yīng)?
為取得既定目標(biāo)需要采取負(fù)責(zé)任的行動,如果給你的團(tuán)隊(duì)成員提供并且授予清晰的權(quán)限(目標(biāo)和資源),你認(rèn)為他們將做出怎樣的反應(yīng)?
他們對這種方式做出某種反應(yīng)的原因是什么?
權(quán)限:警示
建立工作的自主性是向高水平團(tuán)隊(duì)轉(zhuǎn)變的主要目的,因此在改革過程中的第一步應(yīng)該確定權(quán)利界限,而不要過度嚴(yán)格地限制界限,但是界限的范圍也不能規(guī)定得太寬,太寬的界限反而妨礙了人們采取有效的工作步驟。
在建立高水平團(tuán)隊(duì)的進(jìn)程中,最好是選擇限制性稍強(qiáng)的界限,即為人們建立一個(gè)小范圍的行為規(guī)范。與由于人們不能處理責(zé)任范圍內(nèi)的職責(zé)而突然地封閉界限及自主權(quán)相比,擴(kuò)大界限和自主權(quán)則要容易得多。在剛開始的時(shí)候,確定完整的權(quán)限范圍是很困難的,因此每個(gè)人應(yīng)該明白向高水平團(tuán)隊(duì)轉(zhuǎn)化的確需要一個(gè)過程,而且這個(gè)改革過程需要適應(yīng)周圍環(huán)境及相應(yīng)的變化。
實(shí)例
確定有幫助性的權(quán)限
本實(shí)例表明過于嚴(yán)格的權(quán)限阻礙了工作流程。在一家生產(chǎn)制藥設(shè)備廠里,有一個(gè)成立了三年的自主管理的工作團(tuán)隊(duì),在提高工作流程方面已經(jīng)取得了長足的進(jìn)步。這個(gè)團(tuán)隊(duì)工作的速度超過了機(jī)構(gòu)中其他部門的速度,因此當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員為提高新的進(jìn)程而需要一種合成的部件時(shí),他們就不得不著手處理完全慢于他們工作流程的采購程序和政策(限制性的),而這種缺乏效率的政策常常使團(tuán)隊(duì)成員感到沮喪,并且這也是導(dǎo)致局面非常被動的根源。
失效的權(quán)限
本實(shí)例證明了規(guī)劃權(quán)限的難度是非常大的。在某電視臺,總經(jīng)理想要快速地轉(zhuǎn)變團(tuán)隊(duì)的工作方式,因此他要求所有的成員制定工作目標(biāo),并且可以與管理層或個(gè)人共享信息。在等待團(tuán)隊(duì)提交方案的兩個(gè)星期之后,他很失望地發(fā)現(xiàn)沒有任何團(tuán)隊(duì)制定出目標(biāo)。當(dāng)問起他們時(shí),一些人說使他們感到困難的是:不知道從哪里開始著手制定他們的工作范圍。另外一些人說:他們害怕制定有著明顯雄心的目標(biāo),因?yàn)樗麄冎?,管理層歷來有懲罰達(dá)不到目標(biāo)的員工的傳統(tǒng)?;谝酝芾韺拥姆磻?yīng)以及缺乏處理問題的指示,團(tuán)隊(duì)成員們沒有做任何選擇。
在一個(gè)獨(dú)立個(gè)體的水平上,自我管理是作為測試和了解我們的權(quán)限手段。 例如,找到允許我們自己在哪里可以開始,在哪里可以停止的方法。
--吉爾·賈諾夫
考慮問題
將限制變?yōu)橹笇?dǎo)方針
是什么限制你在工作中發(fā)揮最佳水平,是什么樣的組織機(jī)構(gòu)系統(tǒng)和程序阻止你的進(jìn)步?
如何使這種變革的步伐既不要太大也不要太快?
什么樣的新界限才能夠有助于你把精力集中在工作上?
實(shí)例
界限范圍和錦鯉魚
養(yǎng)魚愛好者最喜愛的魚是一種通常被稱作錦鯉魚的日本鯉魚。
關(guān)于錦鯉魚有趣的事情是:如果你將它喂養(yǎng)在一個(gè)小魚缸里,它僅僅能生長到二至三英寸長;但是如果讓錦鯉魚生活在一個(gè)大水箱或小池塘中,它將生長到六到十英寸長。如果將錦鯉魚放到一個(gè)大池塘中,它也許會生長到一英尺半長。而將錦鯉魚放到湖泊中時(shí),因?yàn)榈玫搅吮M可能大的生長空間,它有可能生長到三英尺長??梢?,這種魚的身長與其生活的水環(huán)境是有直接關(guān)聯(lián)的。
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