一、對企業(yè)的發(fā)展起到促進的作用
　　
　　現(xiàn)代人力資源管理是以人為中心來設(shè)計的，其宗旨是“以人為本”。人是關(guān)鍵要素，首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作。“以人為本”是指管理的出發(fā)點和歸宿點都是“人”，承認人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現(xiàn)代市場經(jīng)濟和競爭中是決定性的資源。通過開發(fā)人的潛能使之發(fā)揮到最大限度，調(diào)動人的積極性、創(chuàng)造性，這一理念將會貫穿人力資源開發(fā)的整個過程。而加強企業(yè)人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動態(tài)的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關(guān)注、關(guān)心和承認。
　　作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。若對人事檔案重視，能認真研究，注重科學(xué)管理，可以較全面地、歷史地再現(xiàn)各類人才的面貌、特點以及專長，作為考察和了解人才的重要依據(jù)；有助于企業(yè)根據(jù)每個人才的不同特點，合理的使用人才；有助于從人事檔案中探索人才成長規(guī)律，更好的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才，開發(fā)人才資源，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對人才的廣泛需求；可以及時地為企業(yè)和部門推薦優(yōu)秀人才，調(diào)動各類人才的積極性和創(chuàng)造性，使各種人才揚長避短，充分在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮聰明才智，貢獻自己的力量。如果人事檔案不齊全，或者間斷甚至有片面性，那就不能反映某個人的真實情況，就會直接影響到人才的正確合理使用，影響人才在企業(yè)發(fā)展中的作用；如果對人事檔案不重視，不加強管理，致使人事檔案管理水平低，服務(wù)方式被動單一，就不能使人才檔案信息得到及時使用，同樣會影響或阻礙企業(yè)的發(fā)展。因此，我們認為企業(yè)人事檔案與企業(yè)發(fā)展的關(guān)系密切，在企業(yè)競爭發(fā)展中具有重要的促進作用。
　　
　　二、是企業(yè)競爭發(fā)展中人力資源管理的重要手段
　　
　　社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，各級人才市場的誕生，使得各種層次、各種形式、各種渠道的人才交流日益增多，科技人員、高校教師、各類專業(yè)技術(shù)人才的流動日益頻繁，為企業(yè)人才開發(fā)創(chuàng)造了有利條件，人事檔案對于新單位領(lǐng)導(dǎo)掌握應(yīng)聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。
人事檔案的建立，是人類走向文明與進步的產(chǎn)物。一些資金雄厚、實力強大的名牌外企、合資企業(yè)人力資源部門在我國境內(nèi)招聘新的管理人才、技術(shù)人才時，非常重視人事檔案的利用。因為一個跨越國界尋找經(jīng)濟合作，謀求最大經(jīng)濟效益的現(xiàn)代企業(yè)，深諳管理出效益的經(jīng)商之道，而人才又是管理的關(guān)鍵因素。對一名優(yōu)秀的企業(yè)人才的要求，不只局限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作實績諸要素，都是考察的條件。通過出示個人的人事檔案，就可以以此為憑，增加聘用企業(yè)對聘員的信任程度和認可程度。而國內(nèi)大中型企業(yè)管理人員、技術(shù)人員的聘用，也是如此?，F(xiàn)代企業(yè)制度改革實施以來，企業(yè)實行專業(yè)技術(shù)人員、管理人員聘用制，使單位與個人在平等自愿的基礎(chǔ)上建立了聘用關(guān)系。一份翔實、完整的個人人事檔案，既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業(yè)和個人盲目選人、擇業(yè)的“自主權(quán)”，更利于“人才與用人單位是市場經(jīng)濟體制下活動的主體”這一社會功能的充分發(fā)揮。
　　同時，由于人事檔案能夠比較全面、準確的反映人才各方面的情況，所以企業(yè)能夠從人事檔案中了解本單位人才的數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面的數(shù)據(jù)，便于企業(yè)人力資源管理部門根據(jù)人事檔案進行統(tǒng)計分析，進而作出準確的人才預(yù)測，制定出長遠的人才培養(yǎng)計劃。
　　
　　三、為企業(yè)人才需求預(yù)測提供參考
　　
　　目前在很多企業(yè)中，影響企業(yè)人才需求的因素主要來自單位內(nèi)部，有效的人事檔案管理對分析企業(yè)內(nèi)人力資源狀況是否適應(yīng)單位的改革與發(fā)展的要求，人才工作計劃制定是否科學(xué)合理、實施是否順利等方面發(fā)揮著重要作用。
　　我們可以通過分析人事檔案信息，總結(jié)企業(yè)單位整體的人才儲備狀況，結(jié)合人事流動的檔案信息，預(yù)測企業(yè)單位人才的需求狀況，從而有效科學(xué)的制定人力資源計劃，為企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的依據(jù)。如果沒有詳細的人事檔案信息分析，我們就無從清晰的了解企業(yè)單位整體的人才儲備狀況，也就無法進行科學(xué)預(yù)測，由此可見，做好企業(yè)單位人事檔案工作，對于人力資源需求預(yù)測的關(guān)鍵性。所以，企業(yè)單位人事部門要以利于企業(yè)單位人才隊伍建設(shè)用為立足點，做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析，為企業(yè)單位人力資源管理工作提供有效的服務(wù)。

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