一個企業(yè)要有效地進行人力資源管理，一個重要的前提就是要了解各種工作的特點以及能勝任各種工作的人員的特點。而這就是工作分析的主要內(nèi)容。 所謂工作分析，是指對某特定的工作做出明確規(guī)定，并確定完成這工作需要有什么樣的行為的過程。我們一般把工作分析分成兩部分，即工作描述與工作說明書。工作描述具體說明了工作的物質(zhì)特點和環(huán)境特點，主要包括以下幾方面：職務(wù)名稱，工作活動和工作程序，工作條件，社會環(huán)境及聘用條件。工作說明書是指要求從事某項工作人員必須具備的生理要求和心理要求，如年齡、性別、學歷、工作經(jīng)驗、健康狀況、體力、觀察力、事業(yè)心、領(lǐng)導(dǎo)力、速度感等。個人工作描述加上部門職能描述很容易使管理人員明了當前企業(yè)內(nèi)部人員的“性能”，即人力資源是否符合當前的工作和企業(yè)發(fā)展規(guī)律需要，人員是多了還是少了。

工作描述和說明不是人事人員或者經(jīng)理拍腦袋想出來的，而是根據(jù)工作需要由經(jīng)理和人事部門共同作出分析并商定的。工作分析的過程就是對工作進行全方位評價的過程，一般分為四個階段，即準備階段、調(diào)臺階段、分析階段、完成階段。筆者所在的人力資源顧問公司就是按照這四個階段對客戶企業(yè)進行工作分析的。
準備階段

（1）讓企業(yè)了解工作分析的意義、目的、方法、步驟；
（2）向涉及工作分析的工作人員（如人力資源部工作人員等）及參加工作分析的崗位代表宣傳、解釋工作分析的作用、意義；
（3）和與工作分析有工作關(guān)系的員工建立良好的人際關(guān)系，并使之有足夠的配金度；
（4）組成工作小組，分工負責與協(xié)作，制定工作進度表；
（5）確定調(diào)查和分析對象的樣本，同時考慮樣本的代表性，其代表性體現(xiàn)在縱橫關(guān)系上。以銷售經(jīng)理為例，一方面企業(yè)內(nèi)部對銷詩經(jīng)理的工作內(nèi)涵比較了解，易發(fā)表意見，另一方面幾乎每個競爭者都有相同的職位，那么通過縱橫兩方面衡量、比較，就易確定該銷售經(jīng)理在企業(yè)內(nèi)工作分析的具體參數(shù)；
（6）確定工作難度系數(shù)。工作難度的系數(shù)要根據(jù)該職位的公司定位、以往業(yè)績與目標資料、外界變革情形等動靜態(tài)因素而定。同樣以銷售經(jīng)理為例。假如在一家傳統(tǒng)的化工行業(yè)，難度系數(shù)就較低，門為該職位可能從企業(yè)成河伊始就有，積累了很多原始資料（如崗位職責、業(yè)績考核、技能要求等），且同行很多，易找到有價值的相關(guān)資料作分析；但假如是網(wǎng)絡(luò)公司的銷售經(jīng)理的工作分析，難度系數(shù)就大了。因為不同網(wǎng)絡(luò)公司的商業(yè)模式是不一樣的。有些網(wǎng)絡(luò)公司的銷售經(jīng)理只是負責采集信息而已，而現(xiàn)在看好的網(wǎng)絡(luò)公司是要求有贏利，銷售經(jīng)理的任務(wù)不再只是提高點擊率，而是提高公司效益。但目前絕大部分網(wǎng)絡(luò)公司是虧損的，且沒有原始資料供參考。即使是該公司的總經(jīng)理，也未必對如何勝任銷售經(jīng)理有成熟的想法。如何把銷售經(jīng)理的職責由提高點擊率轉(zhuǎn)換為提高效益就成為該職位工作分析的核心問題，可想而知其難度系數(shù)之大了。

調(diào)查階段

（l）編制各種調(diào)查問卷和提綱；
（2）根據(jù)具體的對象進行調(diào)查，如面談、觀察、參與、實驗等，比較方便的是通過電腦問卷。
（3）收集有關(guān)工作的特征及需要的各種數(shù)據(jù)，如規(guī)章制度、員工對該崗位的認識等。
（4）重點收集被調(diào)查員工對各種工作特征和工作特征的重要性及發(fā)生頻率等的看法，做出等級評定。（如對某賓館的工作進行分析，首先讓所有參加者按其個人理解提出勝任工作的要素，可能有幾十項，如年齡、相貌、態(tài)度、......在此基礎(chǔ)上按比較一致的要求對出來，再在此基礎(chǔ)上分別給以一定的權(quán)數(shù)，如服務(wù)員年齡占第一位、相貌次之、態(tài)度再之......）

分析階段

分析階段的主要任務(wù)是對有關(guān)工作特征和工作人員的調(diào)查結(jié)果進行深入全面的分析。具體工作如下：

（1）仔細審核已收集到的各種信息；
（2）創(chuàng)造性地分析、發(fā)現(xiàn)有關(guān)工作和工作人員的關(guān)鍵成分。仍以銷售經(jīng)理為例。有些企業(yè)認為銷售經(jīng)理的主要工作是“推”與“銷”，有些企業(yè)想到了市場的策劃、定位、細分與售后服務(wù)，更有些企業(yè)想到了銷售經(jīng)理應(yīng)注重企業(yè)文化的對外傳遞、注重品牌的附加值、創(chuàng)造和挖掘客戶的潛在渴求…對銷售經(jīng)理的“定位”不同，其關(guān)鍵成分就大相徑庭廣。
（3）歸納、總結(jié)出工作分析的必須材料和羅素。在調(diào)查的基礎(chǔ)上已經(jīng)有很多數(shù)據(jù)，對每個數(shù)據(jù)所占的百分比及重要權(quán)數(shù)排列，就得出兩個數(shù)據(jù)，一是評價工作的要素，二是各要素所占的權(quán)數(shù)（如年齡占15%、相貌13%、態(tài)度25%……）。

完成階段

完成階段的任務(wù)是指根據(jù)規(guī)范和信息編制工作描述和工作說明書。假如我們把公司中的職位當作一種邏輯上的產(chǎn)品，那么工作描述和說明就是這個產(chǎn)品的說明書。也就是說，工作描述應(yīng)該講清楚這個職位的“功能”和“性能”。通常工作描述的最后標定該職位的收入范圍。在人力資源部門也是要講“性能／價格比”的。

1、“工作描述”案例。下面是一個企業(yè)銷售部經(jīng)理的工作描述。

職務(wù)名稱：銷售經(jīng)理

職務(wù)代號：X－1

工作活動和工作程序：
（l）通過對下級的管理和監(jiān)督，實施企業(yè)產(chǎn)品的銷售、計劃、組織、指導(dǎo)和控制；
（2）指導(dǎo)銷售部的各種活動；
（3）就全面的銷售事務(wù)向分管的銷售副總匯報；
（4）根據(jù)對銷售區(qū)域、銷售渠道、銷售定額、銷售目標的初步認可，協(xié)調(diào)銷售分配功能；
（5）批準對銷售員的區(qū)域分配；
（6）評估銷售員的業(yè)務(wù)報告；
（7）組織銷售員的培訓(xùn)；
（8）審查市場分析，以確定顧客需求、潛在的銷售量、價格一覽表、折扣率、競爭活動；
（9）親自與大客戶保持聯(lián)系；
（10）可與其他管理部門合作，建議批準用于研發(fā)的預(yù)算開支；
（11）可與廣告機構(gòu)就廣告事宜進行談判；
（12）可根據(jù)有關(guān)規(guī)定建議或?qū)嵤Ρ静浚菟締T工的獎懲；
（13）可以調(diào)用小汽車兩輛、送貨車十輛。

工作條件和物理環(huán)境：

（1）65%以上時間在市內(nèi)工作，一般不受氣候影響；
（2）濕度適中，無嚴重噪音，無個人生命或嚴重受傷危險，無有毒氣體；
（3）有外出要求，一年中30％－35％的工作日出差在外；
（4）工作地點：本市。

社會環(huán)境：

（l）有一名副手，銷售部工作人員50-60人；
（2）直接上級是銷售副總；
（3）需要經(jīng)常交往的部門是生產(chǎn)部、財務(wù)部。

聘用條件：

（1）每周工作40小時，固定假休息；
（2）基本工資每月3500元，職務(wù)津貼500元，每年完成任務(wù)獎金10000元，超額部分按千分之二提取獎金；
（3）本崗位是企業(yè)的中層干部崗位，可晉升為銷售副總；
（4）每月的通信費、因公請客出差按級別標準報銷；
（5）每三年有一次出國考察機會。

2、“工作說明書”案例。下面是同一個企業(yè)銷售部經(jīng)理的工作說明書。

職務(wù)名稱：銷售部經(jīng)理
年齡： 26－35歲
性別：男女不限
學歷：大學本科以上
工作經(jīng)驗：從事相同或相近產(chǎn)品銷售四年以上
生理要求：無嚴重疾病；無傳染??；能勝任辦公室工作，有時需要站立和走動；平時以說、聽、看、寫為主
心理要求標準：
A-一全體員工中最優(yōu)秀的10％之內(nèi)。以總經(jīng)理100分為標準，A為90分以上，
下類同。B-一70－89分； C-－30－69分；D-一10－29分；E-一9分以下

心理要求：

一般智力：A

觀察能力：B

記憶能力：B

理解能力：A

學習能力：A

解決問題能力：A

創(chuàng)造力：A

知識面：A

數(shù)學計算能力：A

語言表達能力：A

決策能力：A

性格：偏外向

興趣愛好：喜歡與人交往，愛好廣泛

態(tài)度：積極、樂觀

事業(yè)心：十分強烈

合作性：優(yōu)秀

領(lǐng)導(dǎo)能力：卓越

工作描述和說明，要注意文字簡單明了，使用淺顯易懂的文字；內(nèi)容要越具體越好，避免形式化和書面化；隨著公司規(guī)模的不斷擴大，為保持與公司發(fā)展的同步，工作描述和說明的修正和補充是必不可少的。

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