Email，或稱電子郵件，是21世紀最方便的工具，同時也是最容易給對方帶來不好印象的工具。前幾年，一個有名的跨國公司的總經理用Email寫了一封言辭嚴厲的郵件給秘書，批評秘書周日來公司給自己開門時遲到（總經理周日臨時請秘書開門），并且將其解雇。這位秘書也不甘示弱，將這封信轉發(fā)給全公司的人，還有媒體。事情鬧得很大，最后這位總經理被解雇，當然也沒有其他的公司敢請這位秘書。從這件事中我們可以看到，雖然電子郵件是兩個人之間的溝通，但你在寫郵件的時候，也要意識到這封郵件將來是有可能被公開的。

　　我們一般來說，使用手機和電腦的人多為受過教育，屬于有一定層次和檔次的人，如果不懂使用禮儀，會讓人反感和討厭，使自己的形象受到損害，層次下降。今天，禮儀培訓專家譚小芳老師就圍繞電子郵件禮儀的話題開展——

　　據統(tǒng)計，如今互聯網每天傳送的電子郵件已達數百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的。“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間”，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節(jié)省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。

　　寫Email就能看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫每封Email的時候，要想到收信人會怎樣看這封Email，時刻站在對方立場考慮，將心比心。同時勿對別人之回答過度期望，當然更不應對別人之回答不屑一顧。

　　電子郵件在給人們帶來方便的同時，也帶來了職場禮儀方面的新問題。我們都應當講究有關電子郵件的禮節(jié)，別讓電子郵件出笑話。電子郵件是職業(yè)信件的一種，而職業(yè)信件中是沒有不嚴肅的內容的。譚老師認為，尤其在商業(yè)界，我們崇尚信譽、掌握時機及合作分工，信奉顧客至上，著重與顧客的溝通，以達成促銷、增產與營利的目的。但我們常忽視了有關電子郵件的禮節(jié)，一些邋遢懶散的習慣，不僅會引起員工的竊笑，更容易在顧客面前鬧笑話。在今天的許多公司里，電子郵件充斥著笑話、垃圾郵件和私人便條，與工作相關的內容反而不多。禮儀培訓講師譚小芳（預定譚老師商務禮儀培訓課程，請聯系13733187876）提出電子郵件的天龍八部，希望對您的職場工作有所助益：

　　1)標題要提綱挈領，切忌使用含義不清、胡亂浪漫的標題，例如：“嘿！”或是“收著！”

　　添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。尤其是回復的信件，要重新添加、更換郵件主題是要格外注意的環(huán)節(jié)，最好寫上來自公司的郵件，年、月、日以便對方一目了然又便于保留。

　　2)電子郵件的文體格式應該類似于書面交談式的風格，開頭要有問候語，但問候語的選擇比較自由，像“你好”、“Hi”，或者僅僅是一個簡單的稱呼，結尾也可隨意一些，比如“以后再談”、“祝你愉快”等；也可什么都不寫，直接注上自己的名字。但是，如果你寫的是一封較為正式的郵件，還是要用和正式的信箋一樣的文體。開頭要用“尊敬的”或者是“先生女士，您好!”結尾要有祝福語，并使用“此致敬禮!”這樣的格式。

　　3)內容簡明扼要，針對需要回復及轉寄的電子郵件，要小心寫在電子郵件里的每一個字，每一句話。因為現在法律規(guī)定電子郵件也可以作為法律證據，是合法的，所以發(fā)電子郵件時要小心，如果對公司不利的，千萬不要寫上，如報價等。發(fā)郵件時一定要慎重，還要定期重新審查你發(fā)過的電子郵件，評估其對商業(yè)往來所產生的影響。

　　4)一定要清理回復的內容。在美國加州有一位傳播學專家摩根女士曾舉例說：我最近收到一份電子郵件，其中包括了輾轉收送的十二個人之姓名，我實在沒有必要知道這些訊息。有一個妙方就是寄信時采匿名附件收信者(BC)取代附件收信者(CC)方式，或是在轉寄之前刪除一切無關緊要或重復的內容，例如：原件中摘要(memoto)部分之主題、地址及日期等。

　　注意回答問題的技巧。當回件答復問題的時候，最好只把相關的問題抄到回件，然后附上答案。不要用自動應答鍵，那樣會把來件所有內容都包括到回件中﹔但也不要僅以「是的」二字回復，那樣太生硬了，而且讓讀的人摸不著頭腦。對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

　　5)合宜地稱呼收件者，并且在信尾簽名。雖然電子郵件本身已標明了郵自哪方，寄與何人，但在郵件中注明收信者及寄件者大名乃是必須的禮節(jié)，包括在信件開頭尊稱收信者的姓名，在信尾也注明寄件者的姓名以及通訊地址、電話，以方便收信者未來與你的聯系。越是在大型的公司，你越是要注意在自己的郵件地址中注上自己的姓名，同時在郵件的結尾添加個人簽名欄。人們通常會把郵件轉發(fā)給過多的人，打開郵件箱你可能發(fā)現有一半的郵件是與你無關的，刪除它們費時費力，所以在轉發(fā)前要做一下整理，把郵件的數量控制在最小。條件允許的話要每天檢查自己的郵箱，及早回復郵件。重要郵件發(fā)出后要電話確認。另外，重要的機密和敏感的話題不要使用電子郵件，因為它不能保證嚴守機密。

　　6)結尾簽名。每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

　　7)要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）。

　　1．To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。

　　2．而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。

　　3．而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。

　　4．TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規(guī)則有助于提升你的形象!

　　5．只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源

　　6、轉發(fā)郵件要突出信息，還應對轉發(fā)郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。

　　8）主動控制郵件的來往

　　為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。（更多文章請登錄禮儀培訓網www.liyipeixun.org）

擴展閱讀

版權聲明：