1、日程安排須知
順序的先后與時間的分配
掌握上司的工作脈絡(luò)及其與公司內(nèi)、外各組織的關(guān)聯(lián)，經(jīng)常考慮應(yīng)該先做那項工作并向上司請示報告。請示時要認真，不要只報告聚會或會見的開始時間而不考慮需占用的時間。
2、進行預(yù)約的方法
預(yù)約是以書面或口頭（電話）方式來進行的。如果是通過對方秘書得到的預(yù)約，要請對方秘書向其上司報告和請示，且不要忘記確認是否接受。有的預(yù)約不是通過秘書而是通過上司直接決定的。這時，秘書也要馬上與上司取得聯(lián)系，以便進行必要的準備工作。
3、合理地安排日程，時間上留有充分的余地
安排上司的工作日程，在時間上一定要留有余地。有許多秘書都犯過這樣的錯誤：為了爭分奪秒，上司剛開完董事會，就安排與A先生會談等。其實，這樣看似時間排得很緊，似乎人的潛力得到了最大程度的發(fā)揮，然而事實證明，這并不能提高工作效率。因為如果上司剛剛開完董事會，思想還不能一下子轉(zhuǎn)過彎來，加之沒有休息，比較疲勞，這樣的狀態(tài)與A先生會談，是不會取得最佳的效果的。而且如果董事會要延長時間的話，豈不是白白浪費A先生的時間？所以，在制定日程表的過程中，最大的困難就是時間的測算。董事會要開多久，與A先生的會談需要幾個小時等，這兩項活動之間要留多少時間，以應(yīng)付突然事件的發(fā)生等等都要計劃好。如果是公司內(nèi)部的會議及其他活動，時間的測算也許要容易一點，與公司外部客人的會談則不好說了。比如說簽合同，如果事先知道對方會提出什么條件和要求，事情也許會好辦一點，如果事先不知道的話，還需要討價還價，合同簽下來到底需要多少時間，就更加難以預(yù)測了。因此秘書在安排日程表的時候，最好在每項工作規(guī)定的時間后，再加上10分鐘-15分鐘的機動時間。
秘書對每周、每日的工作活動都不要安排得大滿，要留出適當(dāng)?shù)目臻e時間，以便上司安排臨時性工作。同時要考慮上司的工作習(xí)慣，給上司留出他習(xí)慣處理日常公務(wù)的時間；同時在安排預(yù)約的時候，兩個預(yù)約之間也要保留一定的時間間隔，以保證與客人會見時上司精神飽滿。
4、內(nèi)外兼顧
隨著公司的發(fā)展和業(yè)務(wù)的壯大，上司越來越多地與外界打交道，但作為一個上司，他必須內(nèi)外兼顧。因此，在給上司安排工作日程表的時候，一定要留出專門的時間讓領(lǐng)導(dǎo)來了解本公司生產(chǎn)經(jīng)營狀況，及時處理內(nèi)部事務(wù)中的各種矛盾和問題等公司的內(nèi)部業(yè)務(wù)，從而來把握本公司的發(fā)展。如果從上午8點半就開始開董事會，10點與A商社的B董事長會談，下午1點半去拜訪C公司的D經(jīng)理，如此等等，上司一天到晚忙于這些活動，沒有時間了解各科室的情況，對請示報告也不能及時批閱，對必須由他解決的矛盾也不能及時解決，則會影響本公司的發(fā)展。因此在給上司安排日程表的時候，一定要留出適當(dāng)?shù)臅r間，讓上司來了解公司的基本情況。這樣才能使上司的外部活動與處理內(nèi)部事務(wù)共同服務(wù)于公司的發(fā)展。
上司出差和休假之后，等待他批閱的文件往往比平時多，所以在上司離開公司一段時間回來的第一天，一般不要安排會議、約會等活動，以便于讓上司專門處理內(nèi)部各種文件，并了解公司經(jīng)營管理的基本狀況。
5、提高效率
上司要到幾家公司拜訪，是先到A公司還是先到B公司？是由A公司到C公司還是由B公司到C公司？對于這些問題，你要事先統(tǒng)籌考慮，找出最佳行車路線，減少路上耽誤的時間。當(dāng)然，如果C公司提前邀請，那么，在時間安排上要盡可能優(yōu)先。
上司經(jīng)常要乘車外出，因此你對乘車時間和交通狀況要比較清楚。比如上班、下班時交通擁擠的情況，順行和逆行的情況，周末和平時的情況等等，秘書對于這些情況要胸中有數(shù)，才能比較準確地算出上司外出辦事在路上所需要的時間。類似這樣要根據(jù)具體情況來安排具體事務(wù)的例子在實際生活中有很多，如果想成功地運用，就需要平時多加留意一些生活細節(jié)。
6、適當(dāng)保密
上司的工作日程安排，一般都是制成一覽表的形式，因為它簡單明了。日程表給上司本人一份，給秘書科長和其他綜合負責(zé)人一份，再就是給有關(guān)科室和汽車司機復(fù)印幾份。
不過，給業(yè)務(wù)科室和司機的日程表，內(nèi)容不能太詳細——比如上司某月某日出差，在前一天的上午與A商社的B常務(wù)理事會談——只有秘書自己和上司本人手中的日程表才允許這么詳細，因為日程表送得越多，泄密的可能性就越大。比如業(yè)務(wù)科室的人在與客人洽談業(yè)務(wù)時，無意之中讓對方看到了上司的詳細日程表，后果就難以設(shè)想了，所以，給這部分人的日程表，只要與他們業(yè)務(wù)有關(guān)的部分詳細一點就行了。
因此，在制定日程表時要使用一些表示特定工作內(nèi)容的符號，但是，這些符號所代表內(nèi)容在公司內(nèi)部要統(tǒng)一，不僅負責(zé)制定日程表的秘書要明白，而且要讓
其他秘書也能看得懂。另外，日程表旁邊最好還要留一定的空白，以便隨時能用鉛筆添加和刪除。
7、事先同意
在安排上司的日程時，無論是一般的工作還是重要的工作，都要事先征得上司本人的同意。因為上司在審核日程表的過程中，往往會根據(jù)自己的經(jīng)驗來考慮采取什么方法處理，是否要安排專門的時間，而這些也正是秘書所要掌握的。但是，也不能完全聽任上司的主觀意思去做，把計劃丟在一邊，如果是這樣，秘書就有可能不知道下一步應(yīng)該干什么，使日程表變成了一張廢紙。

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