淺談提升秘書人員職業(yè)素養(yǎng)

 作者:陳勇    123

  論文摘要:秘書是辦公室一個(gè)重要的角色,服從、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo),服務(wù)基層,起到承上啟下、協(xié)調(diào)服務(wù)的作用,因此對其職業(yè)素養(yǎng)要求很高。文章通過對秘書人員基本素養(yǎng)進(jìn)行分析,提出秘書人員必須具備十個(gè)現(xiàn)代意識,才能真正地把秘書工作做好。
  
  
  參謀助手、承上啟下、協(xié)調(diào)服務(wù)、調(diào)查研究、信息督查,是秘書工作的幾項(xiàng)基本職能。辦公室是一個(gè)單位的重要部門,直接服從領(lǐng)導(dǎo),服務(wù)全局員工,不管在公文處理、會議服務(wù)、后勤管理、檔案管理還是組織協(xié)調(diào)、服務(wù)接待等方面的工作都需要做得很細(xì)致和周到。因此,秘書作為辦公室的一個(gè)重要角色,必須具備“通才”、“全才”,具備超強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)?,F(xiàn)就如何加強(qiáng)秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)做一些探討:
  
  一、培養(yǎng)秘書人員的基本素養(yǎng),提高業(yè)務(wù)能力
  
  1.德才兼?zhèn)?,以德為重。一個(gè)合格的秘書,一不為名,二不為利,任勞任怨,甘當(dāng)無名英雄:經(jīng)常擬稿,但自己不署名,也不拿稿費(fèi);經(jīng)常組織會議,但自己從不上主席臺;經(jīng)常熬夜,但白天還得正常工作;節(jié)假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂,但自己還得值班,不能休息,等等。這一切,還往往得不到家人的支持,別人的理解和社會的公認(rèn)。凡此種種,都說明一點(diǎn),只有“才”沒有“德”的人,是不可能勝任秘書工作的;沒有一個(gè)全心全意為人服務(wù)的心,是當(dāng)不了一個(gè)秘書的。
  2.當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”。由于秘書人員直接為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù),對領(lǐng)導(dǎo)提供精力和智力補(bǔ)償,因而人們常稱秘書為領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”。然而,秘書人員具有“外腦”職能并不意味著就可以亂發(fā)議論、自作主張、左右領(lǐng)導(dǎo)。秘書必須注意使自己的言行符合角色規(guī)范,做到既尊重領(lǐng)導(dǎo)、堅(jiān)決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示,又不迷信盲從,始終把為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的決策依據(jù)及參謀意見作為自己的重要職責(zé)。注重進(jìn)言技巧,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的心理、行為特征,選擇適當(dāng)場合和最佳時(shí)機(jī),從要害問題切入,用委婉、含蓄的語言,巧妙地說出自己的見解或不同意見,“參”到點(diǎn)子上,“謀”到關(guān)鍵處,準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。
  3.提高專業(yè)技能。何謂秘書?古書云:“常管文書并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作的人員。”可見秘書當(dāng)“書”(即辦理文書),以“書”為主,寄情于“書”。擅長書寫文稿,是秘書人員最起碼的專業(yè)技能和素質(zhì)要求。因此,秘書人員要提高撰寫文稿的質(zhì)量,平日應(yīng)注重學(xué)習(xí),練內(nèi)功,在實(shí)踐中學(xué)習(xí),邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊總結(jié)、邊提高;還要盡可能深入調(diào)查研究,吃透“下情”,廣泛涉獵第一手資料,既能填充“資料庫”,博采來自方方面面、正正反反的信息,汲取精華,為已所用。如此,不僅使撰寫的文稿血肉俱全,還能解放思想,開闊視野,增長見識、才干。
  
  二、增強(qiáng)“十種意識”,適應(yīng)發(fā)展需要
  
  隨著改革開放的不斷深入和發(fā)展,人們的思想觀念發(fā)生了巨大變化。現(xiàn)代管理方法作為提高工作效率、促進(jìn)事業(yè)發(fā)展的有效手段,在黨政機(jī)關(guān)和各企事業(yè)單位得到廣泛應(yīng)用。因此,必須加強(qiáng)秘書的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè),使秘書人員具備如下幾種現(xiàn)代意識,才能適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)和國內(nèi)外形勢發(fā)展的需要:
  1.自我意識。秘書的自我意識是指秘書人員對自身和所處環(huán)境關(guān)系的認(rèn)識和感受,它是秘書人員現(xiàn)代意識的內(nèi)容之一。秘書工作具有很強(qiáng)的服從性、服務(wù)性特點(diǎn),因此,作為一個(gè)秘書人員,應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨(dú)立思考和獨(dú)當(dāng)一面的能力,以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù),在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會并執(zhí)行其意圖。
  2.信息意識。當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息時(shí)代,增強(qiáng)信息意識是秘書人員提高工作效率的重要保證。秘書人員每天接觸的各種公文、請示、報(bào)告等材料中含有大量信息,秘書人員應(yīng)在對這些材料的收集、歸類、處理過程中將各種信息進(jìn)行嚴(yán)格的取舍,把最有用的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)。
  3.超前意識。超前意識是秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)決策之前的思維活動和心理感受,它受秘書人員自身素質(zhì)、思維方式和對情況、資料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影響。秘書人員科學(xué)、準(zhǔn)確的超前意識,可以對領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮積極的推動作用;反之,則有可能影響領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性。
  4.競爭意識。當(dāng)前,秘書人員高學(xué)歷者越來越多。但高學(xué)歷并不一定就有高水平,高學(xué)歷者還必須埋下頭、扎下根在實(shí)際工作中不斷學(xué)習(xí),加強(qiáng)鍛煉,使理論和實(shí)際相結(jié)合,以便增強(qiáng)競爭力。有的秘書雖然工作時(shí)間較長、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富,但知識老化,必須繼續(xù)學(xué)習(xí)新的知識,以適應(yīng)形勢的發(fā)展和競爭的需要。所以,秘書人員無論文化層次高低、經(jīng)驗(yàn)豐富與否,都要具備競爭意識,只有在競爭中,才能加快工作節(jié)奏,提高工作效率。
  5.責(zé)任意識。秘書人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞,在一定程度上直接影響著一個(gè)單位的作風(fēng)建設(shè)。只有樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識,秘書人員才能隨時(shí)隨地注意維護(hù)單位的形象和聲譽(yù),才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷,在任何人面前、在處理任何事上,都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng),才能真正提高秘書工作的質(zhì)量和水平。
  6.大局意識。辦公室能夠起到承上啟下的作用,具有自上而下的傳遞機(jī)制。單位領(lǐng)導(dǎo)特別是“一把手”處于整個(gè)指令傳遞系統(tǒng)的頂端,他制定的決策或發(fā)出的指令一般具有政治性、全局性和戰(zhàn)略性,在各項(xiàng)工作中至關(guān)重要。因此,作為秘書,對自己所處的指令系統(tǒng)都應(yīng)該有一個(gè)清醒的認(rèn)識,對哪些工作是“一把手”重視和要求的、哪些工作是分管領(lǐng)導(dǎo)命令和要求的,哪些工作是自己組織和開展的,都要加以區(qū)分對待。在工作中,辦公室秘書經(jīng)常會同時(shí)碰到好幾項(xiàng)工作,特別是經(jīng)常面對突發(fā)性、臨時(shí)性而又帶有政治性的工作,一不冷靜就會忙得手忙腳亂,如同熱鍋上的螞蟻。為了避免自己陷入被動,這就要求秘書在工作中強(qiáng)化“大局意識”,善于分析和抓住主要矛盾、矛盾的主要方面,做好工作的排序,調(diào)配和統(tǒng)籌好精力、時(shí)間、財(cái)力等資源,對突發(fā)性、臨時(shí)性的工作保持積極態(tài)度,想方設(shè)法去完成的同時(shí)把其他工作做好。
  7.服務(wù)意識。秘書的第一職責(zé)就是服務(wù),服務(wù)領(lǐng)導(dǎo),服務(wù)基層,其業(yè)績最終是體現(xiàn)在服務(wù)質(zhì)量上,體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)和基層的滿意度上。服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)時(shí),要善于從領(lǐng)導(dǎo)的角度和全局的高度去思考、策劃和處理問題,既要“參之有道”,能提出有價(jià)值的意見和建議,又要“謀之有方”,準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖,還要“言之及時(shí)”,增強(qiáng)建言獻(xiàn)策的主動性和預(yù)見性,將被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù),把服務(wù)貫穿于辦文、辦會、辦事的日常工作中。服務(wù)基層時(shí)要加強(qiáng)對基層員工的溝通與聯(lián)系,增進(jìn)與基層員工的感情,把工作出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)放到為基層員工服務(wù)上來,主動深入到基層,真正把基層員工的所想、所思、所盼列入工作重點(diǎn),扎實(shí)為基層員工辦實(shí)事、辦好事,用服務(wù)的理念和發(fā)展的成果回報(bào)基層。
  8.創(chuàng)新意識。辦公室既是綜合服務(wù)部門,同時(shí)也是承擔(dān)具體工作的辦公部門,工作量大,要求標(biāo)準(zhǔn)高,而且不能出現(xiàn)差錯(cuò)。所以,辦公室秘書要在處理具體工作上要求新、求實(shí),在工作方式、方法、思維等各項(xiàng)工作上有所創(chuàng)新。在做任何事情時(shí),秘書都要有自己的態(tài)度和想法,不一定表達(dá)出來,但是要儲備好。在對待諸多事情、事務(wù)上,秘書要有自己的主見,提煉形成自己的觀點(diǎn),謹(jǐn)防渾渾噩噩地“隨大溜”,人云亦云。在看問題時(shí),秘書要有深度,要理性、創(chuàng)新地分析問題。別人就事論事,秘書卻能從系統(tǒng)的角度看待問題;別人只看到問題的兩個(gè)層次,秘書卻能看到問題的三個(gè)層次,這樣就可以了。人們看待問題,都受自身利益的左右,如果秘書能夠克服掉自己的私利來考慮一些問題,就可以高人一籌。
  9.宣傳意識。有些事先做后說,有些事邊做邊說,有些事只做不說,有些事只說不做。因此,在工作上,要強(qiáng)調(diào)有“宣傳意識”,而且要講求火候,具體情況具體分析。對具有探索性質(zhì)的工作,就必須把它完成取得成效后,才能宣傳;對涉及發(fā)動群眾、需要?jiǎng)e人配合的工作,就要一邊做,一邊宣傳鼓動,以便更好地利于工作開展的輿論氛圍和支持體系;對涉及到集體福利或者內(nèi)部建設(shè)的工作,就沒必要把它說出去,以防止引來不必要的非議;對看上去就是表面文章又要有必要的形式點(diǎn)工作,就應(yīng)該表表態(tài)就可以。對于秘書來說,幾乎沒有任何一項(xiàng)正常的工作和正常的事情,是在大家觀點(diǎn)和態(tài)度完全一致的情況下展開的,這個(gè)時(shí)候,秘書對一件事情進(jìn)行宣傳時(shí)就要更加值得警惕了。
  10.保密意識。無論在機(jī)關(guān),還是在企業(yè),秘書是離領(lǐng)導(dǎo)身邊最近的人??梢哉f,秘書不僅充分熟悉領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣、工作作風(fēng),還在一定程度上懂得領(lǐng)導(dǎo)許多私事。這就要求秘書要有保密意識,懂得什么事情該說,什么話該說,什么事情和什么話不該說。一般情況下,對那些領(lǐng)導(dǎo)在醞釀,尚未作出最終決策或決定的事情,秘書一定要謹(jǐn)慎再謹(jǐn)慎,不能隨意下結(jié)論,逢人就說,到處宣揚(yáng)。同樣,對領(lǐng)導(dǎo)的一些私事和外出行徑,除領(lǐng)導(dǎo)交代可以告訴其他人外,秘書也不能隨便告訴別人,要注意保密。對于領(lǐng)導(dǎo)的工資和待遇,秘書更加不能把它透露給別人。
  
  三、結(jié)語
  
  總之,辦公室的工作任務(wù)重,要求高,對秘書來說更是一種考驗(yàn)。這就要辦公室秘書要具備以上“五種意識”,才能真正適應(yīng)辦公室工作,才能在秘書崗位上游刃有余。
  
  參考文獻(xiàn)
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  [2]丁曉昌,冒志祥.秘書學(xué)與秘書工作[M].蘇州:蘇州大學(xué)出版社,2002.
  [3]周恩珍,等.秘書心理學(xué)[M].北京:中國城市經(jīng)濟(jì)社會出版社,1990. 陳勇
 素養(yǎng) 淺談 秘書 提升 職業(yè) 人員

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