檔案館的社會(huì)功能就是指檔案館面向社會(huì)面向公眾所具有的檔案服務(wù)功能。發(fā)揮檔案館社會(huì)功能創(chuàng)造社會(huì)效益是檔案館的生命力之所在。從目前檔案館工作的現(xiàn)狀來(lái)看其社會(huì)功能的發(fā)揮是不能令人滿意的。主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面

　　一、利用率低、利用范圍狹窄

　　據(jù)筆者所知目前大多數(shù)檔案館的年利用人次、卷次是不盡如人意的與國(guó)外檔案館的利用率無(wú)法相提并論從檔案的利用范圍來(lái)看更多的是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)為社會(huì)公眾提供檔案服務(wù)的比例很小。

　　二、社會(huì)對(duì)檔案館的認(rèn)知程度差

　　人們對(duì)檔案館的性質(zhì)、地位及其工作職能幾乎一無(wú)所知。那么究竟是什么原因影響了人們對(duì)檔案館的認(rèn)知程度阻礙了檔案館社會(huì)功能的實(shí)現(xiàn)呢筆者認(rèn)為有以下幾點(diǎn)

　　一、檔案館宣傳工作沒(méi)有到位

　　近幾年檔案部門(mén)在社會(huì)上開(kāi)展了多層次的宣傳活動(dòng)。但這些宣傳活動(dòng)一般是針對(duì)檔案法規(guī)及檔案工作自身而展開(kāi)的對(duì)檔案館的宣傳卻未能做到同步進(jìn)行。另外我國(guó)的檔案工作者歷來(lái)崇尚“默默無(wú)聞”檔案館工作人員更是如此只滿足于踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作頭腦中缺乏對(duì)自己所從事的工作及取得的勞動(dòng)成果加以宣傳的意識(shí)從而影響到社會(huì)對(duì)檔案館的認(rèn)知程度。

　　二、館藏匱乏

　　面向公眾為社會(huì)提供檔案服務(wù)必須有豐富的館藏作為后盾。從目前來(lái)看檔案館尤其是區(qū)縣級(jí)檔案館　館藏匱乏是影響其社會(huì)功能發(fā)揮的重要因素。從館藏結(jié)構(gòu)上看雖稱(chēng)得上“門(mén)類(lèi)齊全”但通常只被領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)利用的文書(shū)檔案占大多數(shù)科技檔案、聲像檔案等卻很少。從檔案內(nèi)容上看真正具有查考價(jià)值的檔案實(shí)在不多可為社會(huì)公眾所用的檔案就更少了。

三、服務(wù)水平不高

　　檔案館功能的實(shí)現(xiàn)主要體現(xiàn)在檔案服務(wù)上。服務(wù)質(zhì)量的高低必然會(huì)影響到檔案館社會(huì)功能的發(fā)揮。目前大多數(shù)檔案館的服務(wù)水平尚有待提高。主要表現(xiàn)在

　?。Y一　 利用方式單一

　　對(duì)于許多檔案館來(lái)說(shuō)坐等利用者上門(mén)采取被動(dòng)服務(wù)是主要的服務(wù)方式。而結(jié)合本區(qū)域內(nèi)的中心工作提供主動(dòng)服務(wù)針對(duì)館藏檔案內(nèi)容開(kāi)展方便、快捷的檔案咨詢(xún)等行之有效的利用方式仍然是“寫(xiě)在紙上掛在嘴上”沒(méi)有真正付諸實(shí)施。

　?。Y二　 利用效率不高

　　這里所說(shuō)的利用效率不是針對(duì)檔案館工作人員而言的查全率、查準(zhǔn)率而是指利用者進(jìn)出檔案館大門(mén)的麻煩、手工檢索的繁瑣、服務(wù)設(shè)施的不完善、閱覽環(huán)境雜亂等一系列問(wèn)題導(dǎo)致了檔案利用效率的降低令有些利用者望而卻步。

　?。Y三　 編研工作缺乏成效

　　檔案館編研工作起步較晚。截止目前雖有一定數(shù)量的編研產(chǎn)品但大部分為應(yīng)付升級(jí)達(dá)標(biāo)匆匆而就質(zhì)量不高實(shí)用性不強(qiáng)利用范圍狹窄利用效果不顯著。因此編研工作沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

　　上述問(wèn)題都在不同程度上妨礙了檔案館社會(huì)功能的實(shí)現(xiàn)。要改變現(xiàn)有狀況充分發(fā)揮檔案館社會(huì)功能筆者認(rèn)為應(yīng)在以下幾方面下功夫

　　一、采取靈活多樣的方式開(kāi)展檔案館宣傳工作

　?。Y一　 組織宣傳活動(dòng)

　　近幾年檔案工作開(kāi)展得有聲有色面向公眾而進(jìn)行的形式不一的宣傳活動(dòng)此起彼伏。各級(jí)檔案館應(yīng)抓住每一個(gè)機(jī)會(huì)向社會(huì)展示自己。可通過(guò)懸掛條幅、印發(fā)圖片、回答公眾咨詢(xún)、贈(zèng)送紀(jì)念品以至舉辦宣傳周、宣傳月等方式強(qiáng)化公眾對(duì)檔案館的認(rèn)識(shí)。

二　 借助新聞媒體的力量進(jìn)行宣傳

　　電臺(tái)、電視臺(tái)、報(bào)紙等新聞媒體是宣傳檔案館的最佳場(chǎng)所是溝通檔案館與社會(huì)公眾的一座橋梁。檔案館與新聞工作者團(tuán)結(jié)協(xié)作采取“廣而告之”的方式向公眾宣傳檔案館及檔案館工作成果介紹館藏檔案內(nèi)容勢(shì)必會(huì)收到良好的效果。

　?。Y三　 創(chuàng)辦刊物加強(qiáng)宣傳

　　檔案館可創(chuàng)辦刊物在自己的宣傳媒介上設(shè)立園地公布館藏檔案目錄及館藏檔案史料登載檔案內(nèi)容簡(jiǎn)介、介紹檔案館知識(shí)并在一定范圍內(nèi)發(fā)行以達(dá)到宣傳檔案館的目的。

　　四　 設(shè)立宣傳欄

　　檔案館在自家門(mén)前或選擇適宜場(chǎng)地長(zhǎng)期設(shè)立宣傳欄將檔案館工作、館藏檔案內(nèi)容定期介紹給公眾也是一種行之有效的辦法可大大加深社會(huì)公眾對(duì)檔案館的認(rèn)知程度。

　　除上述幾種方法外檔案館還可根據(jù)中國(guó)的傳統(tǒng)習(xí)俗在各類(lèi)節(jié)日期間印制明信片、賀年片、日歷卡等免費(fèi)向社會(huì)公眾散發(fā)盡可能地宣傳檔案館工作。

　　筆者認(rèn)為開(kāi)展多種多樣的宣傳應(yīng)遵循長(zhǎng)期性的原則那種“轟轟烈烈一天默默無(wú)聞一年”的做法是收不到多少成效的。

　　二、做好檔案館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作充分發(fā)揮檔案館社會(huì)功能

　　檔案館為社會(huì)提供服務(wù)使檔案價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)從而發(fā)揮其社會(huì)功能要通過(guò)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的良好運(yùn)轉(zhuǎn)才能得以實(shí)現(xiàn)。因此做好館內(nèi)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作是使檔案館社會(huì)功能得以發(fā)揮的前提。

一　 豐富館藏、創(chuàng)造條件

　　沒(méi)有豐富的館藏“實(shí)現(xiàn)檔案館社會(huì)功能”就成為一句空談。豐富館藏任重而道遠(yuǎn)因而也一直是檔案館工作者乃至專(zhuān)家、學(xué)者關(guān)注的焦點(diǎn)。筆者認(rèn)為目前在豐富館藏工作中應(yīng)著重注意以下二點(diǎn)

　?。豹必S富館藏應(yīng)注重質(zhì)量

　　多少年來(lái)由于國(guó)情的限制、認(rèn)識(shí)的不足以及有關(guān)法規(guī)的不完善“豐富館藏”被片面地理解為只是館藏?cái)?shù)量的增加。量的多少成為檔案館是否壯大的標(biāo)志，甚至被作為檔案館增編進(jìn)人的條件從而導(dǎo)致了館藏量的大幅度增加大部分無(wú)價(jià)值的檔案被冠以“永久”、“長(zhǎng)期”之美名多年藏于庫(kù)內(nèi)留之無(wú)用棄之可惜既無(wú)助于檔案價(jià)值的發(fā)揮也給檔案鑒定工作造成了很大的困難。因此豐富館藏必須克服重量不重質(zhì)的缺陷在修改、完善有關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上將確實(shí)具有保存價(jià)值的檔案收集進(jìn)館。

　　２做好檔案征集工作

　　征集是檔案收集工作的主要方式也是豐富館藏的重要途徑。從實(shí)踐上看征集工作不像接收工作那樣受進(jìn)館年限的限制在時(shí)間的掌握上具有靈活性。另外征集工作范圍較廣不只是面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)還要面向社會(huì)。所以通過(guò)征集方式進(jìn)館的檔案從價(jià)值上來(lái)說(shuō)更具有社會(huì)性這就為檔案館發(fā)揮社會(huì)功能奠定了基礎(chǔ)。

　　開(kāi)展征集工作是很艱難的它要求征集人員必須具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和極大的工作熱情要有正確判定被征集檔案價(jià)值的能力要及時(shí)收集有關(guān)信息確定征集目標(biāo)要掌握一定的心理學(xué)知識(shí)正確處理與被征集者的關(guān)系還要將征集工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、長(zhǎng)期性、連續(xù)性的工作只有這樣才能保證征集工作的有效開(kāi)展。

　?。Y二　 做好檔案開(kāi)放工作

　　檔案開(kāi)放就是在無(wú)損國(guó)家和個(gè)人利益的前
題下將檔案向社會(huì)公眾開(kāi)放以最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值。所以做好開(kāi)放工作是保證檔案館社會(huì)功能得以實(shí)現(xiàn)的一個(gè)主要方面。開(kāi)放檔案時(shí)應(yīng)嚴(yán)格依照檔案法及有關(guān)法規(guī)認(rèn)真篩選、審慎鑒定符合開(kāi)放條件的檔案必須向社會(huì)開(kāi)放另外應(yīng)做好開(kāi)放檔案的宣傳工作通過(guò)發(fā)布公告等方式向社會(huì)公眾公布開(kāi)放檔案目錄介紹開(kāi)放檔案內(nèi)容以便社會(huì)公眾知曉為開(kāi)放檔案之利用創(chuàng)造條件。

　?。Y三　 提高編研工作水平

　　編研工作是檔案利用工作的較高形式是開(kāi)發(fā)館藏檔案信息資源的重要手段其水平的高低直接影響到檔案館社會(huì)功能的發(fā)揮。從目前實(shí)際工作來(lái)看檔案館（尤其是區(qū)縣級(jí)檔案館　編研工作水平有待提高。筆者認(rèn)為應(yīng)做到以下兩點(diǎn)

　　１加強(qiáng)編研力量

　　編研工作開(kāi)展起來(lái)周期長(zhǎng)見(jiàn)效慢因此在一些檔案館未得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。無(wú)論在機(jī)構(gòu)的設(shè)置上、人員的配備上還是職能的安排上都存在著問(wèn)題在一定程度上給編研工作的開(kāi)發(fā)增加了難度。只有加強(qiáng)編研力量增加人、財(cái)、物的投入為編研工作開(kāi)展創(chuàng)造良好的外部條件才能保證編研工作的正常開(kāi)展不斷提高編研工作的水平。

　?。勃碧岣呔幯挟a(chǎn)品質(zhì)量

　　撰寫(xiě)出具有較高使用價(jià)值實(shí)用性較強(qiáng)易于傳播的編研成品才能說(shuō)明編研工作在檔案館社會(huì)功能的實(shí)現(xiàn)中發(fā)揮了應(yīng)有的作用。提高編研產(chǎn)品的質(zhì)量要求編研人員必須堅(jiān)持實(shí)用性的原則。這一原則應(yīng)貫穿編研工作的整個(gè)過(guò)程。

　?。Y四　 運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)參與檔案館的管理與利用工作

　　電子計(jì)算機(jī)的高效、準(zhǔn)確有助于實(shí)現(xiàn)檔案館的社會(huì)功能。從目前來(lái)看應(yīng)努力做到以下兩點(diǎn)

　?。豹睂?shí)現(xiàn)電子計(jì)算機(jī)檢索提高工作效率

　　現(xiàn)在一部分檔案館雖然配備了電子計(jì)算機(jī)錄入了不少檔案信息并編制了各種專(zhuān)題目錄但并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)電子計(jì)算機(jī)檢索。一方面是由于適用的管理軟件尚未出臺(tái)另一方面有些檔案館把電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用看作是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的“花架子”尚未認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索的迫切性。因而檔案館工作效率不高影響了其社會(huì)功能的實(shí)現(xiàn)。檔案館工作人員要提高認(rèn)識(shí)并與科研部門(mén)積極合作盡快實(shí)現(xiàn)電子計(jì)算機(jī)檢索。

　?。勃苯⑿畔⒙?lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

　　檔案作為一種信息若要充分發(fā)揮其作用必須進(jìn)入信息高速公路進(jìn)入社會(huì)的大信息網(wǎng)絡(luò)這是實(shí)現(xiàn)檔案館社會(huì)功能的最佳手段。筆者認(rèn)為目前應(yīng)做到兩點(diǎn)第一檔案系統(tǒng)內(nèi)盡快實(shí)現(xiàn)三級(jí)聯(lián)網(wǎng)。即市館、區(qū)縣館、檔案室三級(jí)聯(lián)網(wǎng)使檔案信息在較為廣泛的范圍內(nèi)得以交流為檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造條件。第二盡快加入公共信息網(wǎng)使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會(huì)性最大限度地發(fā)揮檔案館的社會(huì)功能。

　?。Y五　 舉辦展覽建立青少年愛(ài)國(guó)主義教育基地

　　近幾年檔案館社會(huì)教育功能越來(lái)越受到重視舉辦展覽建立愛(ài)國(guó)主義教育基地是發(fā)揮這一功能的主要方式。筆者認(rèn)為舉辦展覽應(yīng)抓住時(shí)機(jī)配合國(guó)家大事或本區(qū)域的中心工作而開(kāi)展同時(shí)應(yīng)因地制宜不必拘泥于形式那種非要辦出規(guī)模的想法是不切實(shí)際的。

　　三、進(jìn)一步提高檔案館工作人員的素質(zhì)

　　檔案館工作人員是否具備較高的素質(zhì)在發(fā)揮檔案館社會(huì)功能中起著決定性的作用。提高素質(zhì)應(yīng)做到以下兩點(diǎn)

　　一　 鉆研業(yè)務(wù)提高工作水平

　　檔案館工作人員作為國(guó)家財(cái)富的保存者、守護(hù)者、檔案館的主人應(yīng)本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)開(kāi)展深層次的研究工作發(fā)揮檔案的價(jià)值為實(shí)現(xiàn)檔案館的社會(huì)功能盡到自己的責(zé)任。

　?。Y二　 塑造新時(shí)期檔案館工作者的新形象

　　現(xiàn)在的檔案館工作人員已不是過(guò)去的“看攤者”、“守門(mén)人”了。新的時(shí)代要求檔案館工作者必須投身于社會(huì)把自己的知識(shí)、才學(xué)奉獻(xiàn)給社會(huì)同時(shí)將新的形象展示給社會(huì)。筆者認(rèn)為檔案館工作者的新形象應(yīng)是知識(shí)領(lǐng)域工作者所具有的較高的修養(yǎng)、情操以及檔案服務(wù)部門(mén)所特有的良好的風(fēng)范與氣質(zhì)。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情檔案館工作者應(yīng)不斷增加自身的學(xué)識(shí)提高自身的修養(yǎng)陶冶自身的情操以自己的博學(xué)以及良好的職業(yè)道德贏得社會(huì)公眾的敬重從而提高檔案館的社會(huì)地位更好地實(shí)現(xiàn)檔案館的社會(huì)功能。

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