本文通過(guò)在基層檔案管理部門從事科技檔案管理的實(shí)踐體會(huì)，探討了在新形勢(shì)下對(duì)基層檔案管理各工作環(huán)節(jié)的職責(zé)及特點(diǎn)的認(rèn)識(shí)和理解。

　　談到基層檔案管理部門的職責(zé)，無(wú)外乎：收集、整理、編目、檢索、查詢、借閱等，沒錯(cuò)，這的確是我們基層檔案部門日復(fù)一日、年復(fù)一年正在做、還要做的事情，但每天與每天，相同的工作內(nèi)容，完成的職責(zé)與特點(diǎn)是一成不變的嗎？

　　1、檔案的收集

　　《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理》及一些類似的檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中對(duì)項(xiàng)目文件歸檔范圍做了較為詳盡的規(guī)定，但是不是只要我們按照此規(guī)范對(duì)項(xiàng)目資料進(jìn)行收集，就能夠保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整、系統(tǒng)呢？其實(shí)不管是不是重大建設(shè)項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目要完成的工作內(nèi)容，達(dá)到的目標(biāo)是不同的，產(chǎn)生的文件類型也不相同，我們必須根據(jù)上級(jí)批復(fù)的可研/初步設(shè)計(jì)/任務(wù)書或簽訂的合同內(nèi)容來(lái)確定項(xiàng)目開展過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生的文件類型與數(shù)量，并跟進(jìn)項(xiàng)目開展的實(shí)際狀況，才能夠真正實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。在曾經(jīng)完成的幾個(gè)項(xiàng)目中遇到過(guò)一些情況：固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目中設(shè)計(jì)方移交的的文件只有可研、初設(shè)及施工圖，相關(guān)的設(shè)計(jì)輸入文件、工藝要求、計(jì)算書卻沒有歸檔，那么從項(xiàng)目檔案的完整性來(lái)講，設(shè)計(jì)文件的完整性是有欠缺的；施工單位移交的施工文件中材料報(bào)審表中涉及到的材料見證件與報(bào)審表不符；設(shè)備采購(gòu)過(guò)程中對(duì)合同、技術(shù)協(xié)議的內(nèi)容執(zhí)行不到位，設(shè)備的質(zhì)量文件不完善，技術(shù)文件不全等情況時(shí)有發(fā)生……雖然，對(duì)檔案人員而言，專業(yè)技術(shù)問(wèn)題不該我們負(fù)責(zé)，我們負(fù)責(zé)的只是文件資料的形式、數(shù)量，但是一個(gè)合格的項(xiàng)目檔案人員，在檔案收集這個(gè)環(huán)節(jié)，不能象以前坐在辦公室里等著項(xiàng)目管理部門向我們移交項(xiàng)目文件，移交多少，我們就接收多少，移交怎樣的狀態(tài)，我們就保管怎樣的狀態(tài)，要保證項(xiàng)目檔案的完整、齊全、準(zhǔn)確，必須主動(dòng)地參與到項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程中，了解項(xiàng)目要做什么、怎樣做、最后做得怎樣，并對(duì)相應(yīng)階段的文件進(jìn)行核實(shí)清理，才能保證收集工作的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

　　2、檔案的整理

　　檔案的整理結(jié)果反映了項(xiàng)目開展全過(guò)程的實(shí)際情況，體現(xiàn)出項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的全貌。檔案人員的任務(wù)就是力求通過(guò)對(duì)檔案材料的整理反映出項(xiàng)目開展過(guò)程中對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目質(zhì)量、計(jì)劃進(jìn)度的全方位的有效控制。國(guó)家有關(guān)檔案法規(guī)對(duì)項(xiàng)目文件的整理與歸檔的責(zé)任單位有明確規(guī)定：誰(shuí)形成、誰(shuí)收集、誰(shuí)立卷，但是當(dāng)我們作為業(yè)主單位，作為任務(wù)的承擔(dān)單位，我們對(duì)項(xiàng)目開展過(guò)程中各分包單位提交的項(xiàng)目檔案如果只是單純的接收，而不關(guān)注移交文件的整理質(zhì)量，那么最后整個(gè)項(xiàng)目檔案是否能真實(shí)反映項(xiàng)目的系統(tǒng)、有效情況就要打一個(gè)大大的問(wèn)號(hào)啦！例如：固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目中常常遇到的一個(gè)典型問(wèn)題就是竣工圖的更改：有些更改做了但做得不完全，不到位；有些就根本沒做；有些更奇怪，更改做得與更改單、技術(shù)核定單不相符，讓人不免對(duì)竣工圖的有效性產(chǎn)生懷疑?？梢姡瑱n案的整理過(guò)程，不僅僅是對(duì)檔案材料的排序、數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，更實(shí)際更重要的作用在于對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量控制進(jìn)行最后的把關(guān)。高質(zhì)量的整理結(jié)果，呈現(xiàn)的一定是一個(gè)脈絡(luò)清晰，質(zhì)量可靠的項(xiàng)目實(shí)施概況。也就是說(shuō)，檔案的整理過(guò)程是對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量的一個(gè)控制過(guò)程，要保證項(xiàng)目檔案的整理質(zhì)量，檔案人員必須充分了解項(xiàng)目進(jìn)行的全過(guò)程，遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性，保持文件的有機(jī)聯(lián)系，才能保證文件的真實(shí)有效，而真實(shí)有效的項(xiàng)目檔案才是對(duì)我們的工作有指導(dǎo)、幫助作用的可利用的檔案。

　　3、檔案編目

　　在完成對(duì)歸檔材料的收集、整理后，我們要做的是檔案編目工作。對(duì)歸檔的文件材料的頁(yè)號(hào)、案卷封面、案卷脊背、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表等進(jìn)行編寫。按照著錄規(guī)則，通常應(yīng)該著錄的內(nèi)容包括：序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁(yè)號(hào)等，其中文件材料題名是我們?cè)谔峁n案利用時(shí)使用得最多的信息，在此項(xiàng)數(shù)據(jù)中，我們通常填寫的是文件材料的封面全稱，這種方式對(duì)文書檔案非常適合，但在科研檔案中，有時(shí)就不能完全反映檔案材料的內(nèi)容，例如我單位的技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目，簽署的合同封面一律為技術(shù)服務(wù)合同，有些在合同次頁(yè)有具體工作名稱，有些就只有甲方對(duì)乙方工作內(nèi)容的規(guī)定，少則幾條，多則幾十條、幾十頁(yè)，如果我們?cè)谶M(jìn)行編目時(shí)不能夠?qū)贤瑑?nèi)容進(jìn)行概括提煉著錄進(jìn)文件材料題名，那么要找到指定內(nèi)容的技術(shù)服務(wù)合同，就不亞于大海撈針了。因此，在檔案編目這個(gè)工作環(huán)節(jié)中， 我們?cè)阡浫胛募牧项}名時(shí)，一定要對(duì)文件內(nèi)容作仔細(xì)地研讀，力求將文件主題內(nèi)容反映出來(lái)，以利利用。

　　4、檢索

　　檢索是在我們完成對(duì)檔案材料的整理、編目后，為滿足利用者需求而做的準(zhǔn)備工作，我們將文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期等錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中。利用者根據(jù)自己的需求，在相應(yīng)查詢窗口輸入檢索信息以取得所需檔案內(nèi)容。在這個(gè)工作環(huán)節(jié)中，如果我們僅僅按著錄規(guī)則錄入文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁(yè)號(hào)等數(shù)據(jù)，要滿足所有利用者的需求是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的?？萍紮n案的管理一般是根據(jù)科研生產(chǎn)項(xiàng)目/課題或?qū)I(yè)立卷歸檔，但科研單位人員可能因?yàn)樗幍慕巧c位置不同，關(guān)注的對(duì)象會(huì)有所不同。為滿足各類人員的各種需求，應(yīng)根據(jù)本單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置、部門職能分工及科研生產(chǎn)實(shí)際情況對(duì)檔案材料進(jìn)行仔細(xì)研究，對(duì)利用頻率較高的信息進(jìn)行匯總，增加項(xiàng)目階段、技術(shù)狀態(tài)、立項(xiàng)說(shuō)明、關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)、項(xiàng)目成果、專利情況等檢索項(xiàng)，提高了檢索效率。

　　5、檔案的查詢、借閱

　　身處基層的檔案工作者都深有體會(huì)，利用者都是帶著需要解決的問(wèn)題來(lái)到檔案部門。但檔案館內(nèi)的檔案數(shù)量浩瀚，種類繁多，利用者很難對(duì)其有一個(gè)全面、深入、充分的了解。不管他們的利用目的和對(duì)檔案工作的熟悉程度如何，在獲取檔案資料上都需要檔案部門的協(xié)助。那么檔案人員就應(yīng)不斷充實(shí)多方面的學(xué)科知識(shí)，熟悉庫(kù)藏，提高自身的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，為利用者提供盡可能全面的服務(wù)，根據(jù)利用者的實(shí)際情況采取靈活的服務(wù)方法：如對(duì)一些初次進(jìn)館或不熟悉檔案情況的利用者，可向他們介紹館藏內(nèi)容、檢索工具體系及使用方法，使他們對(duì)檔案館的情況有一個(gè)總體了解，以選擇查詢方法和檢索途徑；對(duì)一些表達(dá)不清自己需求的利用者，可主動(dòng)詢問(wèn)其利用目的，把握其要求，有的放矢的去指導(dǎo)或幫助其查詢；對(duì)于某些利用者面對(duì)幾份各不相同或相互矛盾的檔案材料而無(wú)所適從時(shí)，可適時(shí)的參與其利用活動(dòng)，根據(jù)自己對(duì)館藏檔案的了解，為他們?cè)趯?duì)檔案信息進(jìn)行篩選時(shí)提供幫助。也就是說(shuō)，在我們檔案人員與利用者之間要建立一種相互信任、相互理解的和諧關(guān)系，以多種形式迅速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地開發(fā)、傳遞、應(yīng)用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。

　　總之，作為基層檔案管理人員的我們，在傳統(tǒng)的工作內(nèi)容及職責(zé)中，必須體現(xiàn)出與時(shí)俱進(jìn)的工作特點(diǎn)與管理特征。那就是，我們不能只局限于檔案的收集、歸檔，滿足利用者的提名調(diào)卷。在我們的檔案收集、整理、組卷工作中，我們履行的是對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量的質(zhì)保監(jiān)督職責(zé)，我們的工作是項(xiàng)目質(zhì)量控制過(guò)程中不可或缺的部分；在我們提供檔案的檢索、利用工作中，我們履行的是對(duì)檔案內(nèi)容—即單位歷年各項(xiàng)科研、生產(chǎn)活動(dòng)內(nèi)容的總結(jié)、提煉、匯總、統(tǒng)計(jì)管理職責(zé)。因此檔案人員不僅要熟悉專業(yè)，精通檔案業(yè)務(wù)，還必須隨時(shí)掌握本單位的科研、生產(chǎn)動(dòng)態(tài)，做好提供利用的準(zhǔn)備和信息的輸出工作，高質(zhì)量地履行檔案人員的工作職責(zé)。實(shí)現(xiàn)由檔案實(shí)體保管員向檔案知識(shí)管理者、知識(shí)提供者及決策咨詢者的轉(zhuǎn)變。

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