Oracle實施采購業(yè)務方案
文檔控制 II
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審查人 ii
公司組織管理 1
1 采購組織管理 4
1.1 業(yè)務部門設置 4
1.2 業(yè)務人員情況 4
2 采購產(chǎn)品管理 7
2.1 采購產(chǎn)品 7
2.2 采購產(chǎn)品編碼 7
2.3 采購產(chǎn)品分類 7
2.4 采購產(chǎn)品計量單位 8
2.5 采購產(chǎn)品庫存控制 9
3 供應商管理 11
4 請購管理 14
4.1 請購流程 14
5 詢價及報價管理 15
5.1 詢價單 15
5.2 報價單 16
6 訂單管理 17
6.1 訂單生成 17
6.2 訂單內(nèi)容 26
6.3 訂單安全性 28
7 采購接收與退貨 29
7.1 采購接收控制 29
7.2 采購退貨 30
8 審批管理 32
8.1 審批流程 32
8.2 審批人員 35
8.3 審批權限 35
9 采購與財務接口 37
9.1 采購和財務接口 37


公司組織管理
Oracle 系統(tǒng)采購模塊功能概述
Oracle采購模塊是Oracle分銷系統(tǒng)的主要功能模塊之一，也是控制企業(yè)整個物流鏈條始端的功能模塊。它主要處理和控制企業(yè)的采購業(yè)務，實現(xiàn)企業(yè)對采購流程、采購物品和供應商的有效管理。

Oracle 采購管理系統(tǒng)主要的功能概述如下：
對請購、采購業(yè)務流程的監(jiān)測和控制；
記錄并利用詢價和報價信息；
對供應商進行有效的管理和評價等。

Oracle 采購模塊功能的主要特性有：
業(yè)務與財務集成（資金保留、與應付和總帳集成）；
利用工作流方式規(guī)范業(yè)務；
強大的審批與權限控制；
多樣化的采購模式；
靈活的外幣處理；
豐富的系統(tǒng)報表等等。

下圖為本解決方案中，北方光電總部采購模塊與其它模塊的關系：

生產(chǎn)基地中采購模塊與其他模塊之間的關系如下圖所示：

Oracle 采購業(yè)務解決方案概述
針對北方光電股份有限公司及其下屬子公司現(xiàn)行的采購業(yè)務特點，以及未來對采購管理和控制的需求，采取多個經(jīng)營單位、多個庫存組織的方式設置系統(tǒng)應用架構。
北方光電總部的貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部的銷售合同導入采購模塊生成銷售請購，銷售請購單由采購部門自動引入，分配給采購人員，由采購人員制定采購訂單，并根據(jù)采購訂單審批流程進行審批。通過審批的采購訂單打印并下達供應商。供應商貨物送達后，按照采購接收流程接收貨物。
生產(chǎn)基地年初時簽訂長期框架協(xié)議，由采購部門為生產(chǎn)基地的生產(chǎn)物料制定一攬子采購協(xié)議，提交采購部門經(jīng)理審批。
辦公用品、低值易耗品的采購由財務模塊直接錄入發(fā)票處理，不在業(yè)務模塊中記錄信息。固定資產(chǎn)的請購由各部門在系統(tǒng)外填制請購單，采購部匯總后統(tǒng)一制作采購單進行采購，采購過程不在系統(tǒng)中進行記錄和維護。
采購產(chǎn)品的分類和編碼與庫存模塊中的物品分類和編碼保持一致。
供應商信息的建立和維護，以及對供應商的評估，本方案采用了Oracle系統(tǒng)提供的供應商建立、維護方案，可以有效地保證采購業(yè)務高效進行。此外，可以通過供應商服務、質量績效等報表對供應商表現(xiàn)進行匯總分析；供應商信息由采購部門負責維護，財務部門負責系統(tǒng)外提供財務方面的有關信息，應付模塊與采購模塊共享供應商信息庫。
針對每一種具體采購單據(jù)（請購單、詢價單、報價單、采購訂單）設置訪問層次和安全層次，確保只有相關人員能夠瀏覽采購單據(jù)。只有具有特定權限的人員才能夠修改、取消單據(jù)，保證單據(jù)的安全性。
采購的會計期與總帳相同，本位幣為人民幣。
文檔結構
本文檔將從以下幾個方面，對采購業(yè)務的解決方案進行具體闡述：
1. 采購組織管理
2. 采購產(chǎn)品管理
3. 供應商管理
4. 請購管理
5. 詢價及報價管理
6. 采購訂單管理
7. 采購接收與退貨
8. 采購與財務接口
9. 采購訂單的審批
相關文檔
本文檔的設計基于以下文檔的內(nèi)容：
北方光電Oracle實施采購業(yè)務需求分析
北方光電業(yè)務流程、操作手冊


1 采購組織管理

1.1 業(yè)務部門設置
業(yè)務需求
北方光電
貿(mào)易一部、貿(mào)易二部負責輕工、機械、照明的自營和代理貿(mào)易業(yè)務。下設采購小組、銷售小組分別負責自營出口業(yè)務的采購與銷售。
采購部采購員負責采購光電部銷售的產(chǎn)品；專人維護北方光電總部與下屬奧德光電、遠達光學、中山精密的供應商信息；制定下屬子公司的長期框架協(xié)議。
生產(chǎn)基地
生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部負責原材料的采購、儲運、庫存計劃等。生產(chǎn)部的采購經(jīng)辦將負責按照總部采購部的框架性協(xié)議釋放一攬子協(xié)議的采購訂單，或者自行制作不能夠與供應商簽定一攬子協(xié)議的零星采購申請, 創(chuàng)建標準采購訂單。物料入庫管理等由生產(chǎn)部的庫存管理員負責。
經(jīng)BPR討論認為，北方光電與生產(chǎn)基地的固定資產(chǎn)、辦公用品等采購無需在系統(tǒng)進行操作，直接在財務進行處理即可。
解決方案
Oracle系統(tǒng)可以通過靈活的責任、菜單設置實現(xiàn)將采購功能菜單（詢價和報價、采購、接收、供應商管理等）分配給采購部、貿(mào)易一部與貿(mào)易二部采購小組、生產(chǎn)基地的相應人員；
通過預置文件的設置，實現(xiàn)北方光電總部與生產(chǎn)基地各經(jīng)營單位業(yè)務信息的獨立與完整。

1.2 業(yè)務人員情況
業(yè)務需求
北方光電
貿(mào)易一部、二部各有一名經(jīng)理，采購小組業(yè)務員負責為本部門銷售小組采購自營出口業(yè)務的輕工、機械、照明等產(chǎn)品；其他類型的業(yè)務不實行購銷分離，由各業(yè)務員負責執(zhí)行采購與銷售的整個貿(mào)易過程。
采購部設有采購經(jīng)理，下屬采購人員負責為光電部簽訂采購訂單、為生產(chǎn)基地簽訂長期框架協(xié)議，專人管理供應商檔案。
生產(chǎn)基地
生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部設經(jīng)理一名，下屬采購經(jīng)辦負責發(fā)放一攬子采購協(xié)議；或者制作零星物料的采購申請，然后創(chuàng)建標準訂單等。
目前生產(chǎn)基地的采購由業(yè)務員按照產(chǎn)品分類負責訂單的制定與跟蹤工作，每類產(chǎn)品由不同的采購經(jīng)辦負責。
遠達光學有4名采購經(jīng)辦，分別負責金工結構、光學、包裝材料、橡膠件等的采購。奧德光電有4－5名，2名負責金工件采購、1名負責包裝材料與輔料采購、1名負責光學件（包括光學毛坯、光學成品等）的采購。
解決方案
以上需求在系統(tǒng)中通過以下幾個方面的方案實現(xiàn)：
 職位
 采購員
 采購員與采購物品的關系
職位
Oracle系統(tǒng)可以靈活地設置公司員工職位，并與每一位員工進行關聯(lián)。具體如下：
1. 設置職位關鍵彈性域：由于北方光電與北方工業(yè)的4家子公司共用一套系統(tǒng)，彈性域的設置在所有經(jīng)營單位之間是共享的。因此北方光電的職位彈性域將用一段，在名稱中區(qū)分不同的經(jīng)營單位。具體如下：
北方光電：
根據(jù)BPR設計的崗位職責，與采購相關的職位如下：
采購部經(jīng)理
采購部業(yè)務員
光電部經(jīng)理
光電部業(yè)務員
貿(mào)易一部經(jīng)理
貿(mào)易一部銷售業(yè)務員
貿(mào)易一部采購業(yè)務員
貿(mào)易二部經(jīng)理
貿(mào)易二部銷售業(yè)務員
貿(mào)易二部采購業(yè)務員
財務部經(jīng)理
副總
總經(jīng)理
生產(chǎn)基地：
以下是部分采購業(yè)務相關職位列表：
生產(chǎn)部經(jīng)理
生產(chǎn)部采購經(jīng)辦
生產(chǎn)部計劃員
生產(chǎn)部倉庫管理經(jīng)辦
2. 采購員設定
在采購員定義窗口中定義采購員。
3. 采購員與物品的關聯(lián)
在物品定義中指定每一物品的缺省對應采購員，在請購單中系統(tǒng)將自動選取該物品對應的采購員，錄入人員可以改選其他的采購員。
2 采購產(chǎn)品管理

2.1 采購產(chǎn)品
業(yè)務需求
北方光電公司主要采購光電、輕工、機械、照明等產(chǎn)品；生產(chǎn)基地采購生產(chǎn)光電產(chǎn)品的原材料，包括光學件、金工件、橡膠件、包裝材料等。
解決方案
運用庫存模塊在系統(tǒng)中定義采購物品。具體參見庫存模塊業(yè)務解決方案。

2.2 采購產(chǎn)品編碼
業(yè)務需求
光電總部目前的采購產(chǎn)品沒有進行編碼，業(yè)務員大多使用海關編碼對物品進行標志有時也運用供應商產(chǎn)品編碼。
遠達光學生產(chǎn)基地: 成品編碼9位， 原材料10位， 光學膠片編碼3位。工藝技術部調研問卷：有標準的物品編碼， 按零件類別， 產(chǎn)品型號， 一般為3段 ， 編碼不定長，例如: M 58 111 S
希望不同的分類有定長的編碼，并保證編碼的唯一性。目前存在的問題：公司內(nèi)部不同部門各自的文件中不統(tǒng)一， 存在同一件號， 不同編碼。
奧德光電生產(chǎn)基地：目前沒有標準的物料編碼， 希望盡快編制物料編碼，并且一定基于物料編碼唯一性。
解決方案
財務物品編碼采用與庫存相同的編碼規(guī)則，并在庫存模塊定義物品時明確采購產(chǎn)品的編碼。

2.3 采購產(chǎn)品分類
業(yè)務需求
目前貿(mào)易一部、二部經(jīng)營的輕工產(chǎn)品包括：燈具、鐘、日雜、家用電器?？赡茉诿看箢愊略偌毞郑艟甙?頭或3頭分、日雜按一件套/二件套分、鐘分為掛鐘和臺鐘、家用電器按微波爐、咖啡壺、電飯煲分）?；痉謨蓪樱矣秒娖髟偌毞謩t按升分 。機械產(chǎn)品包括鑄鐵產(chǎn)品、燈具、不銹鋼制品、汽配、設備零件、文體用品/醫(yī)療器械。再下一層分類十分繁多。
采購部為光電部采購的成品包括：望遠鏡、顯微鏡、天體望遠鏡、搶瞄、光學材料（其中顯微鏡分為生物和體視），其他產(chǎn)品的分類依據(jù)《海關編碼》；
生產(chǎn)基地采購的原材料包括：
遠達光學生產(chǎn)基地:
原材料分：包裝材料， 橡膠件， 光學件， 結構件
結構件分：金工，機加，塑料件，金飾件
奧德光電生產(chǎn)基地： 開發(fā)中心按照物品的不同用途有分類，物品分類可以按照大、中、小類，并體現(xiàn)在物品的編碼中。
解決方案
系統(tǒng)可以在庫存模塊和采購模塊運用不同的物品分類。鑒于北方光電與生產(chǎn)基地沒有區(qū)分職能采用不同的物品分類的要求，因此建議采用庫存模塊定義的物品分類具體參見庫存模塊的解決方案。

2.4 采購產(chǎn)品計量單位
業(yè)務需求
北方光電：
輕工部：出于退稅的要求，計量單位要按照海關報關的要求定。基本上燈的計量單位是盞、鐘按臺/只計量、日雜的計量單位是套/公斤；家用電器是按個計量
光電部：基本上按具或個計量；光學材料有時采用“公斤、塊”，根據(jù)客戶的要求。
機械部：從公斤、米、具、套、個等都有，且不確定，當客戶要求不同時會用不同的計量單位。存在這樣的情況，即采購訂單、銷售訂單、應收帳款發(fā)票按個計量，但在出口報關、供應商開具的增值稅發(fā)票上需要按照公斤等單位計量。
生產(chǎn)基地：
包括件、公斤、瓶、米、片、雙等。存在計量單位之間的轉換情況。
解決方案
在庫存模塊可以定義各物品的基本單位，并明確基本單位與其他輔助計量單位之間的換算關系。具體參見庫存業(yè)務方案設計。

2.5 采購產(chǎn)品庫存控制
業(yè)務需求
總部：
貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購品沒有物理庫存，不存在庫位控制的問題。但是對貨物需要進行跟蹤監(jiān)控，要求采購訂單、入庫通知單、銷售訂單編號一致，以實現(xiàn)成本測算。
光電部貿(mào)易類物品有物理庫存，但未對存放庫位進行管理控制。光電部同樣需要根據(jù)采購訂單號跟蹤采購物品。
都未使用序列號控制。
生產(chǎn)基地：
遠達光學: 目前有光學完工庫、光學毛坯庫、工具工裝庫、輔料工具庫、金工庫（橡膠件、結構件、金工件）、光學棱鏡庫、易燃易爆庫、包裝材料庫、成品庫等。都沒有庫位、批號、序列號、版本控制。橡膠件有過期控制。
奧德光電：目前有光學完工庫、光學毛坯庫、工具輔料庫、金工庫、包裝材料成品庫等5個倉庫。沒有庫位、批號、 序列號、版本控制。橡膠件有過期控制。
解決方案
總部：
貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的業(yè)務由于存在供應商提前開票結算，確認存貨的情況，因此將運用北方開發(fā)的訂單流程，由銷售訂單導出生成請購單，自動創(chuàng)建為采購訂單，供應商開來發(fā)票要求付款時，在系統(tǒng)中接收入庫。物品出口發(fā)運給客戶獲取相關單據(jù)后，在系統(tǒng)中進行發(fā)運確認的操作。
光電部采購的物品基本都先入北方光電自備庫，因此光電部銷售訂單將采用開發(fā)的流程，將采購物品接收入庫后，再進行挑庫發(fā)運的操作（具體參見銷售訂單管理模塊）。
采購部采購員、貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購人員將請購單中接收人附注中記錄的銷售訂單編碼作為前綴，加流水號，作為采購訂單編碼，實現(xiàn)銷售訂單與采購訂單之間的聯(lián)系。接收入庫單可以根據(jù)采購訂單進行查詢，在采購定單查詢界面實現(xiàn)。將采購訂單查詢菜單設定給銷售員，銷售員即可在系統(tǒng)中適時查詢采購訂單所處的狀態(tài)。
北方光電本部自營出口, 投標, 進料加工要進行成本盈虧測算.這部分業(yè)務中所涉及的產(chǎn)品要進行批號控制。批號編碼規(guī)則參見庫存解決方案。其他業(yè)務的產(chǎn)品考慮到以后會出口，也要進行批號控制。編碼規(guī)則參見庫存解決方案。
生產(chǎn)基地：
設立多個子庫存，對物品進行分類管理與控制。無需對物料進行批號、系列號等控制。子庫存與庫位等的設置具體參見庫存模塊的方案設計。
3 供應商管理
業(yè)務需求
北方光電
供應商目前沒有統(tǒng)一的編碼規(guī)則。現(xiàn)有的點石系統(tǒng)中，供應商信息由業(yè)務員自己維護。業(yè)務員可以選擇供應商信息不共享、部門內(nèi)共享和部門間共享。
供應商分類按照部門分為輕工類、機械類、光電類、照明類等。
生產(chǎn)基地
遠達光學的供應商信息由生產(chǎn)部人員按照供應商產(chǎn)品類別分別由專人統(tǒng)計更新，統(tǒng)一至遠達集團調度室進行匯總。供應商沒有編碼。
供應商按照產(chǎn)品分為：光學類、金工類、輔料類、包裝材料類。
奧德光電的供應商信息由生產(chǎn)部業(yè)務員按照類別收集，統(tǒng)一至遠達集團調度室進行匯總管理。供應商沒有編碼。
供應商分類與遠達光學的分類方法相同。
遠達集團總調度室每年對供應商進行考核，考核標準沒有明確的規(guī)定。遠達光學與奧德光電采購員將收集的供應商表現(xiàn)等信息匯集到總調度室進行分析。選擇新供應商時，從規(guī)模、價格、質量、交貨期上對供應商進行考量。公司僅與通過考核的供應商簽訂采購合同。
BPR以后總部與生產(chǎn)基地的供應商信息統(tǒng)一由北方光電采購部專人負責錄入與維護。
解決方案
供應商信息內(nèi)容：
Oracle系統(tǒng)可以記錄供應商名稱、編號、分類、地址、聯(lián)系人、付款條件、應付款、預付款帳戶等信息。
供應商信息維護：
供應商信息的準確性根據(jù)BPR設計的組織架構與部門職責，并保證供應商信息的準確性，由北方光電采購部專人負責供應商信息維護。
供應商信息安全性：
系統(tǒng)的供應商頭信息在各經(jīng)營單位之間共享，地址層信息在各經(jīng)營單位之間屏蔽，在經(jīng)營單位內(nèi)部共享?？紤]系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性與完備性，建議由北方光電采購部專人負責供應商信息在系統(tǒng)中的維護。
供應商編碼：
供應商編碼可以采用自動編碼或者手工編碼，手工編碼可以使用字符，最長30位。
經(jīng)過討論，初步確定運用手工編碼，編碼規(guī)則參見北方工業(yè)總部編碼規(guī)則。
供應商分類：
系統(tǒng)可以記錄供應商分類信息，在采購快查碼中定義供應商類別，錄入供應商時就可以選擇所屬的相應類別。
總部分類：貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、采購部
生產(chǎn)基地分類：光學類、金工類、輔料類、包裝材料
供應商評估與合格供應商管理：
1. 供應商評估信息的收集
定期查看供應商產(chǎn)品目錄，其中記錄了與供應商發(fā)生每一筆交易的信息。
利用報價查詢和報價分析來幫助評估供應商。
運行系統(tǒng)提供的關于供應商信息的報表，從不同角度收集評估信息：
序號 報表名稱 報表內(nèi)容
1 按分類的采購匯總報表 按物品類別，供應商，采購員，訂單日期打印采購訂單的匯總情況。
2 按供應商的發(fā)票價格差異報表 按物品類別，供應商，期間打印采購訂單和發(fā)票的價格差異，只有采購訂單和發(fā)票匹配的才能統(tǒng)計。
3 采購訂單及發(fā)放明細報表 按采購訂單查看采購訂單的發(fā)放情況，注：只有計劃采購訂單和一攬子采購協(xié)議有訂單發(fā)放。
4 供應商采購匯總報表 按供應商打印采購訂單匯總情況表。
5 供應商服務性能分析報表 按物品，物品類別，供應商等打印供應商到貨日期同采購訂單需求日期的對比報表。
6 供應商過期發(fā)貨報表 按供應商查看根據(jù)需求日期，過期未到的采購訂單及物品明細情況。
7 供應商質量性能分析報表 按供應商打印供應商物品的驗收情況表。
8 供應商暫掛報表 按供應商打印暫掛的采購訂單情況表。
9 過量發(fā)貨報表 按供應商打印供應商發(fā)貨數(shù)量超過訂單數(shù)量的過量發(fā)貨情況表。
2. 根據(jù)收集的數(shù)據(jù)進行供應商等級的分類，針對供應商所屬等級在系統(tǒng)中錄入相應的付款條件、接收方式等。做采購訂單時，相應的供應商信息會帶入采購訂單中，用來管理與供應商的交易條款。
3. 系統(tǒng)可以維護合格供應商清單，并限制物料僅可從合格供應商處采購。具體是在庫存定義物料時，要求“使用批準供應商”，在采購模塊中定義合格供應商清單，明確某物料的合格供應商是哪些。業(yè)務員將無法提交不合格供應商的采購訂單。


4 請購管理

4.1 請購流程
業(yè)務需求
北方光電
貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購組、采購部目前沒有請購流程。
生產(chǎn)基地
根據(jù)BPR成果，當生產(chǎn)基地需要自行采購一些還不能夠與供應商簽訂一攬子協(xié)議的零星采購，請購流程如下：
1. 采購經(jīng)辦進行詢價、報價等活動
2. 查詢以往歷史交易，選擇最優(yōu)報價，制作請購單，提交審批
3. 由部門經(jīng)理、財務部經(jīng)理審批，在超出審批范圍時，由公司總經(jīng)理進行審批
具體參見BPR交付成果“采購申請（計劃）制定、審核及下達流程”
經(jīng)BPR討論確定，固定資產(chǎn)低值易耗品的采購申請與采訂單等流程不在ERP系統(tǒng)中體現(xiàn)。
目前未采用采購預算控制。
解決方案
北方光電：
由于北方光電主營貿(mào)易業(yè)務，物品的采購需求基本來自于簽訂的銷售訂單，只要銷售訂單通過了審批，就可以采購相關物品，因此不存在手工錄入請購單的情況。
在本方案中，將運用直接發(fā)運或者開發(fā)的工作流將銷售物品信息傳遞至采購模塊，系統(tǒng)將自動生成請購單，傳遞至采購部門進行采購。
生產(chǎn)基地：
運用系統(tǒng)標準的請購單功能，在系統(tǒng)中定義相應的審批層次，采購經(jīng)辦可以在系統(tǒng)中制作請購單，按照審批路徑與審批權限提交審批。
5 詢價及報價管理

5.1 詢價單
業(yè)務需求
北方光電與生產(chǎn)基地的詢價都通過電話、傳真等形式進行。
沒有固定的書面形式的詢價單。
解決方案
北方光電
總部的詢價活動包括內(nèi)部詢價（即銷售人員向采購人員的詢價）和對外詢價（即傳統(tǒng)意義上的對供應商詢價）。
1. 內(nèi)部詢價：
系統(tǒng)沒有標準的內(nèi)部詢價功能?？紤]到運用請購單變通作為內(nèi)部詢價單，操作上比較復雜，而且仍然需要手工業(yè)務的配合，因此建議系統(tǒng)外進行。
具體的操作步驟：
1. 銷售人員在獲得客戶的意向后，將需求記錄至手工的內(nèi)部詢價單，傳遞給采購人員。
2. 采購人員進行對外詢報價。
3. 采購人員與銷售人員溝通詢價結果。
4. 采購人員將溝通結果記錄在內(nèi)部詢價單上，購銷雙方進行簽字確認。
2. 對外詢價：
采用系統(tǒng)標準的詢價單功能，記錄對外詢價情況。為了簡化操作，可以從請購單行自動創(chuàng)建成詢價單。并可以打印詢價單，發(fā)給供應商。
生產(chǎn)基地
采用標準的對外詢價單功能記錄采購詢價信息，在系統(tǒng)中錄入詢價物品、數(shù)量、目標價位、向哪些供應商詢價等信息。
5.2 報價單
業(yè)務需求
北方光電
供應商報價的方式主要有電話、傳真。
供應商報價時已經(jīng)考慮了采購數(shù)量等因素，因此其報價中不包括任何折扣信息。
報價無需審批即可生效。
希望業(yè)務員可以查詢以往的報價歷史紀錄。
生產(chǎn)基地
供應商報價主要是針對價格合同，報價方式主要有電話、傳真。
報價內(nèi)容包括物品編號、價格、圖紙、模具等。業(yè)務執(zhí)行過程中，存在價格更改的情況，一般是價格下調。
報價需要經(jīng)過總經(jīng)理或生產(chǎn)部經(jīng)理審批方可生效。
價格合同將保存在遠達集團總調度室。
解決方案

Oracle實施采購業(yè)務方案