東磁ERP_SAP實施方案
東磁集團有限公司
ERP/SAP項目調(diào)查報告
會計

前 言

SAP系統(tǒng)的實施是對企業(yè)所有資源的一種整合，在項目實施之前，SAP系統(tǒng)實施顧問對企業(yè)現(xiàn)有組織結構及業(yè)務流程的了解是完全必要的。因此自2002/05/22 日起，按東磁集團ERP-SAP 項目組相關領導的要求，源景科技公司的顧問對東磁集團財務總部、東磁股份有限公司、東磁進出口有限公司等單位的財務部進行了調(diào)研。此次調(diào)研工作，得到了東磁集團領導和東磁股份、東磁進出口等公司領導的大力支持，通過調(diào)研，我們就東磁信息化建設項目的進行有了具體的規(guī)劃意見和建議?，F(xiàn)就調(diào)研的相關內(nèi)容匯報如下：

受訪單位/部門 受訪人/職位/通訊方式 時間 主 題
東磁集團信息中心 李明主任 2002/05/22
(周三下午) 東磁集團網(wǎng)絡簡介
各公司現(xiàn)使用系統(tǒng)介紹
東磁信息化建設初步規(guī)劃
東磁集團財務總部 任總監(jiān)（總經(jīng)理助理） 2002/05/23
(周四上午) 東磁集團財務總部業(yè)務概況
東磁集團組織結構
東磁集團財務總部 栗先生（主辦會計） 2002/05/24
(周四下午) 東磁集團財務業(yè)務概況
東磁股份財務處理流程
東磁進出口公司 張副總（進出口公司）
何部長（財務部） 2002/05/25
(周五上午) 進出口公司財務處理流程
東磁集團公司財務結算業(yè)務







現(xiàn) 狀

東磁集團的組織結構如下圖所示：




　　　　　　　　　　　東磁集團


























1. 總部為各管理職能部門，管理企業(yè)的人、財和物。并設有監(jiān)督職能的審計部、總經(jīng)辦等部門；
2. 財務為集團管理，各子公司的財務人員均為集團會計部委派，直屬集團會計部管理；
3. 集團會計的業(yè)務包括對外收付款、銀行業(yè)務、集團各部門費用的收集及分攤，資金劃撥；
4. 集團各部門的日常管理費用，分攤到各子公司，分攤的標準是人工數(shù)、產(chǎn)量等；
5.　東磁股份有限公司擬于在香港上市
6.　公司從95年開始使用安易財務軟件，其中應收明細帳在安易的總帳功能模塊中進行，總帳和應付往來明細帳也用安易的總帳功能模塊，但應收和總帳是分離的，在月末的時候，應收明細帳匯總成一張憑證，再輸入到總帳會計中。安易軟件有13個會計期間。
7.　總部目前固定資產(chǎn)以計算機、辦公用具，車輛等，安易軟件有固定資產(chǎn)管理模塊，現(xiàn)用直線法自動記提折舊，但安易的固定資產(chǎn)管理和總長會計分離，需要在月末的時候匯總安易自動記提的折舊數(shù)據(jù)，再手動地將這張憑證輸入到總長會計中。
8.　總部與分公司使用同一套會計科目表，一級編碼相同，二級以上的編碼不做集中管理，各分公司單獨管理。
9.　以人民幣為記帳本位幣；集團內(nèi)有較多的關聯(lián)交易。
10. 合并財務報表是總部每月很重要的一項工作，每月分公司在月末進行結帳，次月5號各分公司將會計報表上交集團會計部，集團會計部在6號進行簡單的加總合并，7號出總集團合并報表；外部報表以一級科目出具，對象有財稅、銀行等機構。每月還須上報上級部門（如控股母公司——橫店集團）20多個報表。
11. 主要是對關聯(lián)交易、權益等的合并，集團提供標準EXCEL表下發(fā)各分公司，分公司填完后送回集團，集團根據(jù)收集到的數(shù)據(jù)進行手工的合并。利潤因為是核算到部門的，用部門加總不會產(chǎn)生虛增的情況。
12. 固定資產(chǎn)分公司獨立管理，但是集團有統(tǒng)一編號，固定資產(chǎn)有臺帳，在起用固定資產(chǎn)的時候會有固定資產(chǎn)卡片。1年做1次以上的全盤，集團內(nèi)部之間有租賃業(yè)務，并且有自制的固定資產(chǎn)，和外部的租賃業(yè)務很少發(fā)生。
13. 目前集團沒有預算機制，希望SAP系統(tǒng)中有預算功能。目前只是在年終的時候給各分公司下利潤指標。
14. 目前存在疑問的是：SAP中會計科目的結構是什么樣的，能否靈活地對較低級的會計科目進行設置？SAP對稅務成本的控制有何優(yōu)點？SAP的售后服務方面提供怎樣的保障？
15. 集團的資金部負責整個集團的融資工作，直接和銀行、上級主管部門等機構溝通，進行集團的借貸款工作；
16. 集團的審計部起事前幫助和事后審計的作用，如：市場情報系統(tǒng)（了解市場信息）、價格（供/銷）審核、合同審核、財務審核（票證領用）、法律訴訟、企業(yè)內(nèi)部管理（全質(zhì)辦、ISO9000等認證體系）；

二.　東磁股份有限公司

1. 組織結構：




























2. 東磁股份有限公司擬在香港上市，組織結構已經(jīng)確定，并且進行了大部分的上市準備工作。公司有永磁、軟磁、電池和磁材4個事業(yè)部，每個事業(yè)部各有銷供產(chǎn)職能部門，本次信息化建設，第一階段僅考慮軟磁事業(yè)部；財務科為職員為集團會計部委派的人員。
3. 軟磁的產(chǎn)品由經(jīng)營部銷售，大部分通過進出口公司出口到國外，也有一部分為國內(nèi)銷售；
4. 應收帳款的業(yè)務流程：













5. 出庫單中有一聯(lián)交財務人員保管，在開立稅務發(fā)票后，由財務人員做應收的憑證。產(chǎn)成品有一個單獨的管理者管理成品的收發(fā)存臺帳，該臺帳和倉庫人員的臺帳進行核對。
6. 輸入了應收憑證之后，月末匯總出應收往來帳報表，但是，沒有進行帳齡分析和信用額度管理。貨款回籠回到集團總部，再確認是哪個分公司的，在月末的時候集團總部一次性地劃還給分公司，資金集團管理，但在帳上集團和分公司是分開的。分公司有支出性的資金帳號。
7. 帳齡需要另外整理，才能給出比較粗的帳齡分析報表。應收帳款逾齡的情況很多，因為沒有很好的清帳機制和應收帳款的管理軟件，無法精確地進行清帳，所以帳齡的數(shù)據(jù)不準確。而且對收款條件的執(zhí)行也不是很嚴格。
8. 應收帳款對帳流程：



9. 對駐外的成品倉，往往因為收發(fā)存的數(shù)據(jù)不及時，給應收帳款的管理帶來麻煩。
10. 對贈品，一般以禮品的方式，通過贈送部門領用，作為部門的費用。
11. 退貨時經(jīng)常無法確定是對哪個訂單的退貨，也無法確定是所退貨是從哪出貨的。
12. 銷售的稅務發(fā)票用金穗軟件（財稅部門規(guī)定）開立。應收明細帳用安易軟件管理。

13. 應付帳款產(chǎn)生的流程：




















14. 各分公司負責自己的采購，目前沒有集團采購。入庫后，檢驗部門在驗收單上注明檢驗結果，有特采的處理方式。
15. 關聯(lián)公司之間的調(diào)撥，按發(fā)出公司的價格計價。對外采購一般都是90天付款，付款很及時。
16. 辦公用品一部分是辦公室主任采購，直接報費用。
17. 公司有1000多供應商，和供應商之間一般不對帳，如某供應商發(fā)生的差異過大時，才可能對帳，公司僅提供明晰清單，由對方核對。
18. 付款時先列一個審批總額報表給集團，集團將總額轉入分公司帳戶，分公司在給供應商付款，對既是客戶又是供應商的，很少會對沖的。付款的方式主要有：現(xiàn)金支票、以貨抵帳（年底一次）、轉帳支票、匯票、電匯等。
19. 軟磁會計部的出納負責現(xiàn)金日記帳和銀行日記帳。沒有做現(xiàn)金預測，在入憑證時，對現(xiàn)金憑證和銀行憑證做特殊標記，以作為產(chǎn)生現(xiàn)金流量表的原始依據(jù)。
20. 軟磁沒有外匯業(yè)務，供應商和客戶的資料會計部門不參與管理。
21. 一般期間費用的報銷流程：






22. 固定資產(chǎn)的取得流程：


23. 按大類對固定資產(chǎn)分類，從而確定使用時間，折舊費分部門，公司間轉移有單據(jù)，移動流程：




清理流程：


24. 為上市做準備，對固定資產(chǎn)已經(jīng)作過全面的評估，對折舊期間也進行了重新的確認，在建工程中利息不追加，在建的時間不長，結算時全部資本化，不轉費用，大修的情況較少，不延長折舊期間。
25. 存在帳實不符的情況，主要是帳上漏管的情況。


26. 軟磁有較多的存貨，對積壓的存貨，年末一次性（十一月）處理；
27. 管理部門不考核業(yè)績，只對生產(chǎn)部門進行考核，用制造成本和產(chǎn)出進行比較。期間費用沒有分部門核算，只分項目核算，目前沒有預算。每月月末依工人數(shù)、資產(chǎn)額等用手工的方式分攤到制造部門。
28. 料一次性投入。領用物料時，直接歸部門核算，不分產(chǎn)品。用FIFO的計價方式，材料管理有軟件進行。月末出部門領用金額報表，手工做物料成本憑證，物料的采購單價變化不大，沒有目標成本，也沒有標準成本，物料在產(chǎn)品成本中約占60%左右。產(chǎn)成品出庫用全月一次加權平均計價。入庫用實際成本。成本在月末一次性結算，平時的出入庫只有數(shù)量，沒有金額，在月末一次性計算金額。
29. 成本項目分為料工費，不能細分到產(chǎn)品品種，只能按一定的標準（約當系數(shù)）分到產(chǎn)品，希望用標準成本。
30. WIP按月末在產(chǎn)品，盤點資料（統(tǒng)計科盤點在產(chǎn)品數(shù)量），盤出每道工序的量，按約當產(chǎn)量進行分配WIP和產(chǎn)成品成本。約當系數(shù)對所有產(chǎn)品一樣，月末在產(chǎn)品不多，較穩(wěn)定。
31. 沒有利潤中心、沒有獲利分析，內(nèi)部訂單沒有，但是都很需要。
32. 模具單獨有倉庫，部門領用按出租收取租賃費，用完后，歸還到模具倉。模具的使用時間很長，按期間費用核算，軟磁的模具按固定資產(chǎn)。
33. 軟磁會計主要問題：材料會計工作量大，物料部門和財務部門重復工作，沒有分產(chǎn)品的成本核算，沒有預算及預算管理，無法在系統(tǒng)上進行量本利的分析。希望起用標準成本核算，并對部門進行成本管理和預算控制。

三.　進出口公司
1. 組織結構：





2. 進出口業(yè)務流程：
進口：


出口：




3. 進出口公司是一個獨立的法人公司，除了替集團內(nèi)部的公司進行進出口業(yè)務，也有小部分的代客戶代理進出口物品。
4. 適用貿(mào)易公司的會計制度，主要是對應收帳款和費用的管理。
5. 分公司和進出口公司之間是實際的買賣交易關系，但是，賣給進出口公司的價格和客戶的價格一樣，經(jīng)過進出口公司不會產(chǎn)生價差。進出口公司的利潤主要來自出口退稅。進出口公司有權利改變價格，但是產(chǎn)生的差額由出貨公司承擔。
6. 進出口公司沒有自己的庫存，是典型的貿(mào)易公司業(yè)務，所以在財務上也有很強的貿(mào)易公司性質(zhì)。
7. 用人民幣為本位幣，主要的業(yè)務外幣有美圓、歐圓、港幣等，在進出口公司內(nèi)將外幣兌換成人民幣，再和集團內(nèi)部公司結算，匯率一般以月末的匯率為依據(jù)，一個月變動一次。
8. 有寄售品，倉庫委托別人管理。寄售只有在實現(xiàn)銷售后才和出貨公司結算。
9. 結算方式主要有LC和TT，TT較多，應收款進出口公司負責，有帳齡分析。有簡單的信用額度管理，有很少的分期收款，沒有現(xiàn)金折扣。
10. 進出口公司進行獨立的成本核算，起成本主要是期間費用，如電話費、展費、運費、保險費和銷售費用等。
11. 外匯結轉采用逐筆結轉的方式進行，月末一次性結算匯兌損益，匯兌損益由出貨公司承擔。
12. 應收帳款分客戶、業(yè)務員、發(fā)貨部門、商品代碼、回籠期間、收匯時間等進行分析，在收款清帳時按金額采用逐筆核銷的方式單筆進行，
13. 進出口公司現(xiàn)使用4個系統(tǒng)，宏橋——應收帳款的管理（含清帳），安易帳務系統(tǒng)，國家出口退稅系統(tǒng)和合同管理系統(tǒng)。對應收帳款的管理是重點，但目前的系統(tǒng)打印很不方便，要先導入Excel，再打印，對應收的核銷（清帳）功能不完善。
14. 主要問題點有：沒有預測和預算管理（目前是收付實現(xiàn)制），銷售分析不全面，清帳功能沒有，對帳齡分析有待加深；


改 善
從調(diào)研的結果，可以看到，東磁集團的信息化建設在財務方面有以下幾個方面有待加強：
1、 免重復工作，提高效率。
正如我們所看到的一樣，目前，在采購、銷售和財務部門有一些工作是重復的，不但浪費了人力物力，也降低了效率，增加了出錯的幾率。例如，成品倉出庫之后，對客戶產(chǎn)生應收帳款，目前，需要有應收帳款會計臺帳和產(chǎn)成品管理臺帳兩邊同時進行跟進，再結合成品倉三個部門進行帳務核對。在保證數(shù)據(jù)準確的前提下，卻無形中給成品倉增加了工作量，因為需要對兩個臺帳提供數(shù)據(jù)，而且，人工的數(shù)據(jù)傳遞比較容易出現(xiàn)錯漏。在系統(tǒng)實施后，倉庫管理、銷售管理、財務管理變成了一個無機的整體，牽一發(fā)而動相關，只要成品倉一出貨，在財務上，將自動地產(chǎn)生相應的會計憑證。原來需要三方合作的工作，現(xiàn)在變成一方的簡單動作。數(shù)據(jù)自動傳遞，成倍地增加了效率，使物料帳和財務帳出現(xiàn)差異的情況變?yōu)?。類似的情況在物料采購、生產(chǎn)發(fā)料等方面都存在。
整合智能的SAP解決方案，將提升公司整個業(yè)務流程的效率、準確度和及時性。
2、 不同系統(tǒng)的分離，形成多個“信息孤島”
應收帳款明細帳、固定資產(chǎn)分類帳、應付往來帳和總帳之間，都是獨立的，財務會計和管理會計也出現(xiàn)了分離，每個月結算之前，需要把分類帳中的數(shù)據(jù)匯總成一張憑證輸入總帳中。這種狀況，使得在總帳中查明細帳的資料無法實現(xiàn)，給查帳和對帳增加了壁壘。完整的ERP解決方案應該是將總帳和分類明細帳整合，這樣，在總帳中可以隨時查到明細信息，在月末的時候，也不需要再重新將匯總憑證輸入總帳，任何明細帳上的數(shù)據(jù)變動，都將及時地體現(xiàn)在總帳中，保持了總帳和明細帳的完全統(tǒng)一。集合了分類帳和總帳的一套SAP會計帳務系統(tǒng)，可總可分，非常方便。
3、 沒有預算體系
完整的資源規(guī)劃，應該包括事前的計劃、事中的控制和事后的分析。會計預算對企業(yè)的管理具有非?；镜闹笇ё饔?，如果沒有完善的預算，對一個公司來講，特別是一個大型企業(yè)來講，增加了管理控制的困難，某些成本甚至有失控的危險。
基于企業(yè)組織的多層靈活預算機制，將使企業(yè)在銷售、采購、生產(chǎn)、部門費用等方面建立一個目標，一個準繩，為部門和個人的業(yè)績考核提供最基本的不可缺少的數(shù)據(jù)。SAP的預算機制，充分考慮了企業(yè)的完整流程，可以在銷售、采購和成本等不同的職能部門之間共享信息。并且，預算是基于現(xiàn)有的組織，非常靈活，非常簡單。
4、 成本細化的程度和成本分析的及時性和準確性不足
如果沒有和生產(chǎn)管理很好的配合，是很難將成本進行細化的，在手工的工作方式下，也難以將成本進行細部的管理。只有基于電腦技術，集合生產(chǎn)管理控制，才可能將成本進行管理，否則，就只能采取粗放性的方式，在月末依一定的系數(shù)比率對成本進行大概的計算。
SAP管理會計模塊，使用國際流行的標準成本制度，緊密結合生產(chǎn)管理，跟蹤每一筆和成本有關的活動，在生產(chǎn)指令和產(chǎn)品的角度上進行料工費的收集計算，并且按照靈活的成本計算要素和成本中心的組合定位期間費用，SAP提供的對間接成本的分攤機制，在產(chǎn)品（WIP）和產(chǎn)成品之間成本的分配等，都保證了成本數(shù)據(jù)的準確性和及時性。
而基于以上基礎的毛利分析、差異分析等成本分析方法的運用，給管理者及時地提供了非常寶貴的管理信息，讓管理者從數(shù)據(jù)海洋中擺脫出來，只要抓住幾個關鍵性的數(shù)據(jù)指標，就可以找到企業(yè)中的管理著力點，增加企業(yè)的核心競爭力。
5、 帳齡分析有待加強
在逐筆核銷的清帳原則的支持下，詳細的帳齡分析，甚至是信用分析成為可能。企業(yè)的應收帳款管理，是非常重要的環(huán)節(jié)，直接關系到企業(yè)的發(fā)展，而帳齡分析，可以為企業(yè)的應收帳款提供非常基礎的信息。當然，沒有一套完善的清帳機制，無法得到準確的帳齡數(shù)據(jù)，得不到逾齡帳款的信息。
SAP使用靈活的清帳篩選條件，能夠快速地定位清帳憑證，而且支持多清、部分清等功能，在此基礎上，可以得到詳細的帳齡分析報告，為對客戶的信用狀態(tài)提供最有力的數(shù)據(jù)。
6、 業(yè)務功能范圍不是很廣泛，數(shù)據(jù)活用程度不高
隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，業(yè)務類型的復雜化，企業(yè)中的系統(tǒng)應該有強大的功能以適應企業(yè)的廣泛業(yè)務需求，對此，SAP在功能面上非常強大，例如：會計報表的合并，預收預付帳款的管理，收付款條件的管理，應收應付對沖，周期性產(chǎn)生憑證，多達99中折舊方式，固定資產(chǎn)、部門費用等的預算，部門損益計算，獲利能力的分析，現(xiàn)金管理，外匯的自動評估等等。
而且，SAP提供完全開放的數(shù)據(jù)接口，用戶可以很方便地按照自己的要求將數(shù)據(jù)從系統(tǒng)中下載下來，或者是將數(shù)據(jù)上傳到系統(tǒng)中。SAP提供的報表工具，更是將報表從功能提升為工具，這樣，用戶可以依自己的要求，靈活地生成各種內(nèi)容，各種形式的報表。
上述的強大功能，保證了系統(tǒng)避開了ERP系統(tǒng)之大忌——二次開發(fā)。
7、 業(yè)務的可擴性不高
SAP的思想是和企業(yè)一起成長，在系統(tǒng)中充分地考慮到了企業(yè)業(yè)務變更對系統(tǒng)變更的高層次的要求。一般系統(tǒng)，在業(yè)務可擴性上是瓶頸，而SAP提供的是持續(xù)的解決方案，當企業(yè)在使用SAP之后的業(yè)務變更，組織變更等，在系統(tǒng)中都只需要簡單地設計幾個參數(shù)，更改幾個選項，就完全可以配合，不但避免了大量的重復投資，而且還提高了系統(tǒng)對變更的響應速度。

結 語
通過了解，我們深深地感受到東磁集團科學的管理和難得的發(fā)展機遇，但是，一套世界級的企業(yè)整體信息化解決方案，將給東磁的騰飛插上堅硬的翅膀。成功運用SAP來配合東磁的企業(yè)信息的需求，將為企業(yè)上升為世界級的公司提供必要的堅實的保障。

東磁ERP_SAP實施方案