北京XX股份有限公司市場管理制度
市場管理制度 擬制： 市場總部 審核： 賀歲華 日期： 2002年7月26日 批準： 何耀良 日期： 2002年7月28日 目 錄 銷售合同管理細則 1 投標管理辦法 40 北京首信股份有限公司 銷售合同管理細則 為嚴格規(guī)范股份公司合同簽訂的全過程，加強相應管理及執(zhí)行力度，保障股份公司 的經(jīng)濟利益，減少呆、死帳的發(fā)生，特制定本管理規(guī)定。 一、定義： 1、銷售合同：指賣方同意銷售，買方同意購買一批貨物、一項工程或一個系統(tǒng)集成 項目的書面記載。 2、合同擬簽訂人：持有有效法人委托書并在有效范圍內(nèi)進行合同前期工作，但尚未 簽訂正式銷售合同的銷售人員。 3、合同簽訂人：持有法人委托書并在有效范圍及時間內(nèi)簽訂了合同的市場銷售人員 。 4、代表處合同聯(lián)系人：是指在代表處協(xié)助實體簽訂合同時，代表處負責聯(lián)系該合同 業(yè)務的人員。 5、到期應收款：是指進入合同付款期，應收回的貨款部分。 6、遲收貨款：是指超過合同付款期，而未收回的貨款部分。 如：某合同規(guī)定從1月1日起五天內(nèi)對方應付合同款1萬元，則此貨款在1月1日- 5日統(tǒng)計為到期應收款，在1月6日（含）以后如未收回，則統(tǒng)計為遲收貨款。 二、適用單位：數(shù)據(jù)網(wǎng)絡事業(yè)部 寬帶接入產(chǎn)品事業(yè)部 市場總部 三、法人委托書的管理 市場總部商務部是法人委托書主管部門。負責法人委托書的申請的接收、初審、報 批、制作、發(fā)放、回收、歸檔。 1、申請程序： 辦理法人委托書應由事業(yè)部根據(jù)工作需要向商務部提出書面申請，填寫《法人委托書 申請書》（樣本詳見附件1）,并明確以下內(nèi)容： （1）申請人姓名及自然情況； （2）申請人與公司的勞動合同期限； （3）表明申請人正在從事銷售工作； （4）明確申請人簽訂合同的權限（產(chǎn)品/最高金額）及申請期限； （5）事業(yè)部負責人簽字確認； （6）申請人一寸免冠近照一張。 2、審批程序： （1）商務部對《法人委托書申請書》進行初審，合格者由商務部制作《法人委托書》， 并報市場總部副總、主管市場副總裁審核，總裁批準。 （2）簽發(fā)后的法人委托書由總裁辦公室蓋騎縫鋼印，經(jīng)營財務部蓋法人名章后，由 商務部發(fā)放。 3、發(fā)放程序 制作完成的法人委托書由商務部登記，發(fā)放給申請部門的相關管理人員。發(fā)放時要填寫 《法人委托書發(fā)放記錄》（樣本詳見附件2）。 4、法人委托書的保管： （1）事業(yè)部應設專人（即法人委托書管理員）對法人委托書進行管理，負責本部門 法人委托書的申請、領取、發(fā)放、回收等管理工作并留有記錄。 （2）法人委托書由持有者妥善保管，不得遺失或轉借。 5、法人委托書的回收 （1）發(fā)生下列情況之一時，法人委托書管理員應之日起5個工作日內(nèi)將法人委托書 收回，并交市場總部商務部。： A超出法人委托書規(guī)定的授權期限的； B法人委托書持有人因工作變動，不再從事法人委托書授權范圍內(nèi)的工作； （2）商務部辦理回收手續(xù)后交檔案室歸檔保存。 四、銷售合同專用章的管理 1、銷售合同專用章由公司總裁辦公室公室統(tǒng)一刻制并發(fā)放； 2、事業(yè)部申請，銷售合同專用章時應具備：該事業(yè)部至少有一名持有有效法人委托 書的銷售人員。 3、銷售合同專用章由事業(yè)部向總裁辦公室公室提出書面申請（樣本詳見附件3）。 4、審批： （1）總裁辦公室公室銷售合同專用章管理人員核實申請書內(nèi)容準確無誤后報主管市 場副總裁審核，總裁批準； （2）總裁簽發(fā)后由總裁辦公室公室負責登記、發(fā)放。 5、發(fā)放：總裁辦公室將銷售合同專用章發(fā)放給事業(yè)部合同管理員，并做書面記錄（ 樣本詳見附件4）。 6、保管：事業(yè)部設專人（通常為合同管理員）對銷售合同專用章進行管理，負責本 事業(yè)部銷售合同專用章的申請、領取、登記、保管、使用、上交等管理工作。 7、使用： （1）銷售合同專用章只能在簽訂銷售合同時使用。 （2）合同管理員在收到合同評審記錄、資信調查結果后方可向簽訂合同人員提供合 同專用章，并把合同專用章使用情況記錄在案。 （3）銷售合同專用章不得轉借或遺失。 （4）總裁辦公室公室應不定期對各單位合同專用章使用情況進行監(jiān)督檢查。 8、回收： （1）事業(yè)部變更名稱、機構調整、撤銷時，合同管理員應在變更名稱、機構調整或 撤消后5個工作日內(nèi)將合同專用章及使用審批記錄交總裁辦公室； （2）合同專用章使用審批記錄由總裁辦公室交檔案室歸檔保存。 五、銷售合同文本的管理 1、標準銷售合同文本的提出和使用 （1）標準銷售合同文本的提出 A市場總部負責《標準合同文本》的制作，并負責組織對標準合同文本的評審。 B市場總部根據(jù)需要制作《標準合同文本》。 C需用部門可以向市場總部提出制作《標準合同文本》的需求或本部門制作《標準合同 文本》草稿后交市場總部審核后，組織評審。 D對標準合同文本的評審應由市場總部組織總裁辦公室法律事務專員、經(jīng)營財務部、 技術管理部及相關單位負責人參加。總裁辦公室公會討論通過后即為標準銷售合同文本 。 （2）標準銷售合同文本自發(fā)布之日起使用。銷售人員在進行營銷工作的過程中應優(yōu) 先使用股份公司的標準銷售合同文本 2、非標準銷售合同文本的提出和使用 （1）非標準銷售合同文本使用條件：當標準銷售合同文本不能滿足銷售的實際需要 時，事業(yè)部應根據(jù)實際需要擬制銷售合同文本 （2）非標準銷售合同文本必須具備的內(nèi)容合同號、買方和賣方的名稱、地址、貨物 名稱、數(shù)量、質量、貨款金額、付款時間/期限、付款方式、交貨時間、地點、爭議解決 。建議寫明：貨物驗收標準、售后服務、合同生效時間、運輸費承擔等。 （3）非標準銷售合同文本必須由法律事務專員出具法律意見書方可使用。 六、對合同對方進行資信調查的管理 1、對方初次合作，或合作的間斷時間超過6個月的，合同簽訂前應進行“資信調查” ，并將調查結果填寫《資信調查表》（樣本詳見附件5）。 2、資信調查由合同簽約人組織實施，作為合同評審的一項參考條件。 3、資信調查分常規(guī)和非常規(guī)項目。對于合同金額在50萬元（含）以上的需方單位為 初次合作的（其中不包括中國電信、移動、聯(lián)通、網(wǎng)通、鐵通、中國郵政等系統(tǒng)運營商 和煤炭、電力、石油、軍隊、醫(yī)院及集團內(nèi)部）必須填寫資信調查表的非常規(guī)項。 4、在充分了解顧客要求、與對方達成初步合作意向后，擬制合作草稿，在正式合同 簽訂之前，銷售人員應保留在合同談判過程中的會談紀要、書面承諾、信函、傳真、合 作意向書等材料。 七、銷售合同號的管理 各部門簽訂的合同要統(tǒng)一編號，規(guī)定如下： 合同編號由八位組成，aa##bbcc，其中： aa 代表年份，如01、02 ## 代表簽訂合同單位漢語拼音縮寫 bb 代表簽訂人編號（各單位自定） cc 代表簽訂人當年簽訂合同順序號01～99 注：各部門漢語拼音縮寫規(guī)定如下： 數(shù)據(jù)網(wǎng)絡事業(yè)部 縮寫為：SJ 寬帶產(chǎn)品事業(yè)部 縮寫為：KD 八、合同評審 1、合同評審的內(nèi)容 （1）顧客的各項要求是否合理、明確并形成文件。 （2）合同是否符合有關法律法規(guī)的要求。 （3）公司現(xiàn)有的生產(chǎn)和技術能力（包括公司集成或OEM/ODM產(chǎn)品）能否滿足合同、 標書的技術和質量特性的要求。 （4）產(chǎn)品交付的時間、地點、方式、聯(lián)系人等是否明確。 （5）公司有否履行合同（或訂單）中產(chǎn)品要求的能力（包括供貨周期、安裝調試、 開通驗收、售后服務、付款條件等因素）。 2、合同評審的時機 合同評審應在合同正式簽訂及修改之前進行。 3、合同評審的實施 （1）合同簽訂部門組織相關部門及人員對合同進行評審。 （2）合同簽訂人員將合同草案、資信調查資料報本部門合同管理員，合同管理員根 據(jù)合同內(nèi)容組織采購、生產(chǎn)、技術、質量等方面的人員進行評審。參加評審人員根據(jù)合 同內(nèi)容適當增、減。必要時邀請公司內(nèi)部相關職能部門、人員參加。 A對合同金額在100萬元以上或沒有采用標準合同文本簽訂的合同，應由總裁辦公室 法律事務專員出具法律意見書 B如用戶訂購的產(chǎn)品本單位僅能完成一部分，另一部分可由公司內(nèi)部其他實體或公司 外部單位完成，則公司的技術管理部和相關實體 應參加評審并出具意見。 C對合同金額在100萬元以上的合同，市場總部、財務部應參加評審并出具意見。 （3）合同評審可采用會議、會簽方式。 （4）合同評審應填寫《合同評審記錄表》（樣本詳見附件6），并由參加評審人員簽 字，并報批。 4、合同評審的審批 （1）合同批準的權限 A合同金額在200萬元以內(nèi)（含）的由實體總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批。 B合同金額在200萬元以上的由主管付總裁審批。 （2）合同審批人根據(jù)經(jīng)營的目標、參考合同評審記錄、法律意見書、合同草稿等， 做出“批準”、“不批準”、“繼續(xù)修改”的決定。 如“批準”，則與顧客正式簽訂合同并執(zhí)行合同。 如“不批準”，則該項目終止。 如“繼續(xù)修改”，則與顧客繼續(xù)協(xié)商，經(jīng)修改后，再進行評審、審批。 5、對投標書的評審應在遞交標書前進行，評審辦法參考合同評審程序執(zhí)行。 合同簽訂人權限： |合同簽訂人|合同最高金額（萬元） | |總裁 |100000以上 | |副總裁 |100000（含） | |各事業(yè)部 |寬帶產(chǎn)品事業(yè)部 |數(shù)據(jù)網(wǎng)絡事業(yè)部 | | |總/副總經(jīng)理 |1000（含） |總/副總經(jīng)理、市 |7000（含） | | | | |場總監(jiān) | | | |部門經(jīng)理 |500（含） |網(wǎng)絡集成經(jīng)理 |3000（含） | | |區(qū)域經(jīng)理 |300（含） |銷售經(jīng)理 |500（含） | 注： 1、任何合同簽訂都應進行書面評審。 2、合同評審可以以會簽或會議形式進行 3、合同簽約人是合同評審的組織者，如合同簽約人公差在外，該部門合同管理員負 責組織該合同的評審工作。 4、合同評審參與單位： （1）事業(yè)部內(nèi)部：生產(chǎn)/供貨部門、售后服務部門、事業(yè)部負責人、合同評審組織 者、合同管理員； （2）其他部門（視情況參與評審）：經(jīng)營財務部、市場總部商務部、總裁辦公室法 律事務專員 5、評審記錄及結果應由合同管理員填寫并由參與評審人簽字確認，評審結果應明確 （可/否），如合同草案未通過評審可以修改后再次評審 6、評審結果的審批：評審結果應由有權審批人審批后生效。 7、有權審批人的權限： （1）事業(yè)部內(nèi)低于總/副總經(jīng)理經(jīng)理合同簽訂權限的評審結果可由事業(yè)部總/副總經(jīng) 理經(jīng)理審批； （2）總/副總經(jīng)理經(jīng)理合同簽訂權限以上（含）的評審結果由其上級領導審批（總 裁合同簽訂權限的評審結果由總裁辦公室公會審批）。 九、合同的簽訂 1、合同簽約人應具備： （1）合同擬簽約人持有的法人委托書或授權書 （2）合同內(nèi)容在法人委托書、授權書的范圍、時間內(nèi) 2、合同的簽訂 （1）如簽約人具備其應具備的1）、2）條件，經(jīng)合同評審通過，合同簽約人方可在 合同上簽字并加蓋銷售合同專用章。 （2）合同書優(yōu)先采用市場總部提供的《標準合同文本》，填寫時要字跡清晰、語言準 確，按合同書內(nèi)容逐項填寫（不許有空項）。出現(xiàn)劃改時，應在劃改處雙方簽字或蓋章 確認。 （3）合同中對設備的質量要求、技術標準，要對應設備型號標出國家或行業(yè)或企業(yè) 標準號。 （4）對各種系統(tǒng)產(chǎn)品的銷售應把系統(tǒng)配置的內(nèi)容、接口參數(shù)等作為合同附件，與合 同正本有同等效力。 （5）合同中應明確需方對出廠設備的驗收方式和驗收標準。 （6）產(chǎn)品的保修期限應參照國家相關規(guī)定及公司相關管理辦法。 （7）銷售人員對所簽訂合同的貨款回收負責。 （8）如顧客為增值稅納稅人，要寫明納稅人登記號。 （9）合同正本一式兩份，供方、需方各一份。 十、合同的生效：合同經(jīng)雙方簽字蓋章后依合同約定生效。如合同無明確約定的， 自雙方簽字蓋章之日起生效；如雙方簽字蓋章的日期不同時，合同于最后簽字蓋章完成 之日起生效。 十一、合同的執(zhí)行 合同簽訂單位對合同執(zhí)行的全過程進行管理和控制。 十二、貨款回收工作的管理 1、貨款回收的責任及管理 （1）市場總部是貨款回收工作的主管部門。 （2）事業(yè)部是貨款回收工作的直接責任單位。 （3）合同簽訂人及合同簽訂批準人對其簽訂（或批準）的合同的貨款的回收工作負 主要責任。 （4）代表處對其協(xié)助由實體簽訂的合同，如該合同經(jīng)相應實體核實確為代表處協(xié)助 簽訂并經(jīng)確認該合同額度計入代表處定單，且股份公司實體、事業(yè)部保質、保量、按時 履行的合同，貨款未按時回收，則該合同貨款回收由合同簽訂人與代表處合同聯(lián)系人共 同負責，并同時受本辦法的考核與處罰。 （5）股份公司內(nèi)實體、事業(yè)部的合同管理員每月25日前向市場總部商務部上報《合 同登記表》（內(nèi)容詳見附件7），同時向經(jīng)營財務部上報。 （6）貨款應按時回收...
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