管理制度體系設計
北京創(chuàng)原世紀信息技術有限公司
管理制度體系設計
目 錄
一、前言
二、管理制度體系設計原則
三、制度體系的樹型結構
四、制度體系的梯次結構
五、制度基礎與根本大法
六、基本制度架構
七、部門職責與規(guī)章
八、管理細則


一、前 言
北京創(chuàng)原世紀信息技術有限公司經過短短兩年高速發(fā)展，已經順利渡過創(chuàng)業(yè)生存期，公司的規(guī)模不斷擴大，員工數量和公司業(yè)務同步增長。目前，公司正面臨擴張發(fā)展的管理瓶頸問題，這一問題如處理不好，將嚴重制約公司的發(fā)展，輕者造成管理混亂、員工滿意度下降、公司業(yè)務停滯不前，重者將直接導致公司組織渙散、人心不穩(wěn)、危機潛伏，稍遇風險處理不好就可能導致公司瓦解潰敗。公司在創(chuàng)業(yè)階段的管理模式已經不能適應現階段的公司規(guī)模和發(fā)展要求，原來以創(chuàng)業(yè)者之間的“同甘共苦、榮辱與共”及不計個人得失、無私奉獻、追求公司整體利益的精神在現階段雖然仍具有現實意義，但以個人感情為紐帶的“共管互擔”的管理模式，在公司發(fā)展到一定的規(guī)模以后就會使“共管互擔”變?yōu)?ldquo; 無人能管、無責可擔”，管理的壓力過分集中于初創(chuàng)期的個別領導者身上，從而產生信息蠕化、傳導失靈，導致領導乏力、管理混亂、效率低下，同時也為管理人員的惰化提供了溫床，嚴重時會影響到公司戰(zhàn)略發(fā)展的有效實施。
在此背景下，創(chuàng)原世紀公司的管理層充分認識到自身的管理瓶頸，委托我公司協(xié)助推動內部管理的變革，其中最重要的就是基于現代企業(yè)制度條件下的公司管理制度體系構建。
二、管理制度體系設計原則
鑒于創(chuàng)原世紀公司是一個——
IT行業(yè)的企業(yè)
規(guī)模不斷擴張的企業(yè)
年輕的、充滿活力的知識密集型企業(yè)
不斷尋求變革的企業(yè)
經營思想和經營理念迎接挑戰(zhàn)的企業(yè)
準備向國際同行業(yè)領先企業(yè)靠齊的企業(yè)

創(chuàng)原世紀公司管理制度體系構建應體現如下原則
滲透超前的管理思想，以現代先進管理理念統(tǒng)領公司管理變革
符合先進IT行業(yè)特點，由上至下，由下返上，上下結合
具備較高的靈活性和可擴展性，減少管理成本
由宏觀到微觀，易于實施，分別輕重緩急，
在公司戰(zhàn)略和現實問題中尋求最佳結合點，穩(wěn)妥推進





三、制度體系的樹型結構
四、制度體系的梯次結構
根據管理的層次、幅度和授權決策次序，創(chuàng)原公司的管理制度可分為四個梯次。
五、制度基礎與根本大法
《北京創(chuàng)原世紀信息技術有限公司章程》
這是公司一切活動和制度的根本性指導文件，也是制定各項制度、管理辦法的基石，是現代企業(yè)的“根本大法”，在公司制度中具有權威性、唯一性、根本性和不可隨意更改性。
公司章程的制定必須依據國家有關法律（如《公司法》）和公司經營目標、范圍、規(guī)模以及未來發(fā)展戰(zhàn)略，由發(fā)起人股東或董事會（籌）醞釀，最終經股東大會通過。
公司章程對公司、股東、董事、監(jiān)事、經理均具有約束力。
公司的經營范圍由公司章程規(guī)定，并依法登記。公司的經營范圍中屬于法律、行政法規(guī)限制的項目，應當依法經過批準。

六、基本制度架構
1、《董事會議事規(guī)則》
2、《董事長工作條例》
3、《董事會基金管理條例》
4、《總經理辦公會制度》
5、《總經理工作條例》
6、《總經理基金管理條例》
7、《財務管理制度》
8、《內部審計制度》
9、《勞動人事管理制度》
10、《薪酬福利制度》

1、《董事會議事規(guī)則》要點
該規(guī)則主要明確董事會的具體功能、職責和行為方式。具體包括：董事會的組成、職責和授權范圍，董事會會議運作方式、議題與會議結果的執(zhí)行，董事會議案的一般內容、會議討論與決議，會議文件與記錄，董事會決議與執(zhí)行等。
2、《董事長工作條例》要點
本工作條例規(guī)定了董事長的職權范圍、責任義務和工作細則。
職權范圍主要包括：
主持股東大會和召集、主持董事會會議；
督促、檢查董事會決議的執(zhí)行和實施情況，并向董事會報告；
簽署公司股票、股權證、公司債券及其他有價證券；
簽署董事會重要文件和其他應由公司法定代表人簽署的文件；
提名公司總經理人選；　
行使法定代表人的職權；
在發(fā)生特大自然災害等不可抗力的緊急情況下，對公司事務行使符合法律規(guī)定和本公司利益的特別裁決權和處置權，并在事后向公司董事會和股東大會報告；

2、《董事長工作條例》要點(續(xù)）
責任和義務主要有：
建立良好的社會關系網絡，滿足董事會工作及公司經營管理需要。
在職權范圍內行使權力，不得越權。
不得利用內幕信息為自己或他人謀取利益；不得自營或者為他人經營與公司同類的營業(yè)或者從事?lián)p害公司利益的活動。
不得挪用資金或者將公司資金借貸給他人；不得利用職務便利為自己或者他人侵占或者接受本應屬于公司的商務機會。
不得以公司資產為公司的股東或者其他個人債務提供擔保。
認真閱讀公司的各項商務、經營、財務報告，及時了解公司業(yè)務經營管理狀況。
親自行使被合法賦予的公司管理處置權，不得受他人操縱；非經法律、法規(guī)允許或者得到股東大會在知情的情況下的批準，不得將處置權轉授他人行使。
接受監(jiān)事會對其履行職責的合法監(jiān)督和合理建議。
未經董事會的合法授權，不得以個人名義代表公司或者董事會行事。
2、《董事長工作條例》要點(續(xù)）
工作細則主要包括：
在董事會閉會期間，代表董事會按上述職權范圍行使職權。
當工作需要超出上述職權范圍時，應以書面方式向董事會申請授權，并依據董事會授權書行事。
在上述職權范圍或董事會授權范圍以外，不得以任何理由和方式干涉公司總經理或經營班子職權范圍內的正常工作。
接到總經理或經營班子呈交董事會的正式報告、請示等文件后，應在三個工作日內予以明確批復，不予批復時視為同意，批復不明確時同樣視為同意。
對公司總經理或經營班子呈交董事會的正式報告、請示等文件應按如下方式處理：
在職權范圍或董事會授權范圍內時，直接代表董事會進行批復；
超出職權范圍或董事會授權范圍時，可通過電話、傳真等方式征得四名以上（含四名）董事同意后代表董事會進行批復，但應正式記錄董事意見并作為董事會資料交董事會秘書存檔備查；
對按公司章程規(guī)定應由董事會決議的事項，應按章程規(guī)定的條件及時召集臨時董事會進行決議后批復。在保障董事充分表達意見的前提下，可以用傳真方式召集臨時董事會進行決議。
按公司財務管理制度和《董事會基金管理條例》調配與使用董事會基金。
3、《董事會基金管理條例》要點
本管理條例規(guī)定了董事會基金的設立必要性、會計處理方法以及基金的來源、開支范圍和管理。
其中，基金的來源為：
從公司每年稅后利潤中提取一定比例作為董事會基金，所提比例由董事會研究確定，報請股東大會批準。
在公司經營獲利之前，董事會基金開支由公司經營管理費用中直接劃撥。
開支范圍主要有：
董事會成員和監(jiān)事會成員工作報酬。
董事會成員和監(jiān)事會成員出席公司董事會、監(jiān)事會所發(fā)生的車馬費。
董事會成員和監(jiān)事會成員因公司工作需要所發(fā)生的差旅費。
董事會、監(jiān)事會因公司工作需要所發(fā)生的業(yè)務招待費。
董事會日常辦公費和其他工作費用。
其管理方法為：
由“ 董事會基金管理委員會”擬定年度基金使用預算計劃，經董事會決議批準。
在年度基金使用預算計劃內，董事長全權調配和使用董事會基金，超過計劃范圍的另報董事會專項審批。
4、《總經理辦公會制度》要點
《總經理辦公會制度》的功能是建立一種公司內部日常重大事務性工作和重要經營管理工作問題的民主議事決策機制。
總經理辦公會系總經理和經營班子研究處理公司重大事宜的重要工作形式之一，會議所形成的決議、紀要等文件對公司經營管理工作具有制度意義。
總經理辦公會由總經理主持?？偨浝硪蚬什荒苤鞒謺r由總經理委托公司其他副職主持。
總經理辦公會參加人員：
1、公司副職；
2、部門經理；
3、會議內容需要涉及的其他人員。
該制度規(guī)定了召開總經理辦公會議的條件和召開程序和辦公會議決議。
5、《總經理工作條例》要點
按照現代企業(yè)制度的要求，該工作條例規(guī)定公司實行董事會領導下的總經理負責制?？偨浝碛晒径麻L提名，董事會聘任或解聘。
本條例規(guī)定總經理的職權范圍、責任與義務、決策方式和決策程序、有關操作細則（涉及重要的人事管理、財務管理與審批、重要經營決策），以及非例行事項向董事會和董事長申請授權的范圍。
6、《總經理基金管理條例》要點
該管理條例的制定目的是為了總經理基金的合理準備和有效使用提供
規(guī)范的制度保證。
該管理條例主要包括：總經理基金的設立、會計處理方法以及基金的來源、
開支范圍和管理。
基金的來源為：
從公司每年稅后利潤中提取一定比例作為總經理基金，所提比例由總經理
辦公會研究確定后報請公司董事會批準。
在經營獲利之前，總經理基金的開支由公司經營管理費用中直接支出。
基金的開支范圍有：
總經理因公司工作需要所發(fā)生的業(yè)務招待費、禮品費。
總經理對公司職員進行直接獎勵所需經費。
不便直接列入公司成本核算范圍的其他費用。
基金的管理包括：
總經理和公司財務負責人負責總經理基金的管理，總經理為直接負責人。
總經理基金的開支及其財務處理同樣遵守《公司財務管理制度》，并接受
公司董事會的監(jiān)督和內部審計。
7、《財務管理制度》要點
《財務管理制度》是公司實行財務計劃、預算、控制、核算以及決算的重要管理制度，該制度的建立和實施將直接影響公司的運作水平和控制力度，是衡量公司管理水準的重要規(guī)范性制度文件。
該制度主要包括如下內容：
財務控制：涉及各相關部門管理職責：涉及總經理、財務總監(jiān)、財務部門分別擁有的財務權利和責任，以及這三者之間的關系。
業(yè)務部門的職責以及相關崗位（如：會計、出納）的職責。
有關財務管理事項的具體規(guī)定，涉及：財務計劃與預算、經營支付、費用報銷、帳號管理、現金管理、票證管理、會計檔案管理等。
8、《內部審計制度》要點
為嚴肅公司財經紀律，改善經營管理，加強風險防范，提高經營效益，保證公司各項業(yè)務穩(wěn)健發(fā)展，應在公司設立獨立內部審計崗位，依據公司制度及《審計法》等政策法規(guī)，對公司的經濟工作進行內部審計監(jiān)督。
該制度規(guī)定了內部審計工作的具體組織方式、審計對象和內容、為誰負責、審計任務、審計部門職權范圍、審計程序、審計人員的職責和要求等。

9、《勞動人事管理制度》要點
本管理制度主要界定對員工的管理、招聘、解聘，辭職與辭退，考勤制度，各類假期，薪金與考評制度的聯(lián)系，各類加班，檔案管理，員工培訓，勞動工資與福利待遇，獎勵與懲處等方面的規(guī)定。通過這些規(guī)定，建立起員工個人行為與個人利益相聯(lián)系的法定程序。
在建立勞動人事制度時須考慮到有關法律法規(guī)的要求、同行業(yè)同類企業(yè)的通行做法與公司現狀和未來發(fā)展趨勢等方面的因素相結合。
同時，力求該制度具有一定的超前性、靈活性和可擴展性。
10、《薪酬福利制度》要點
根據創(chuàng)原世紀公司的特點，考慮推行崗位薪酬制度，整個薪酬包括工資與獎金兩部分，針對不同的崗位，可以采取不同的薪資政策，如：對于總經理和副總經理，可以考慮與公司經營業(yè)績掛鉤的年薪制，對于銷售人員，可以考慮與銷售業(yè)績掛鉤的浮動薪金制度。不同崗位的薪金制度將會激勵此崗位的員工更好的完成工作目標。
而員工的福利政策主要要與國家和當地政府部門政策法規(guī)的要求相一致。其目標是給員工一種安全感和心理安慰，保證員工在公司服務期間，能夠比較放松、愉快，減少因為各種不確定因素給員工造成的心理負擔。
七、部門職責與規(guī)章
1、各部門職責說明
2、各部門崗位職責說明
3、行政管理規(guī)章
4、財務管理規(guī)章
5、人力資源管理規(guī)章
6、項目管理制度
1、各部門職責說明
該部分主要是在認真研究公司業(yè)務流程和信息傳導機制的基礎上，在公司組織結構設計完畢后，提出各個部門的工作職責，目的是科學合理地明確分工和協(xié)作、界定責任與義務，為公司的整體運作建立協(xié)調機制。
此部分主要內容為：分別各個部門提出職責范圍、任務描述、工作目標、領導職數與級別、與上下級之間的關系、與左右部門的關系、下轄員工及要求、在公司中的地位等。
3、行政管理規(guī)章
此部分規(guī)章主要為公司信息傳導、決策支持、后勤服務等方面提供制度保證。
具體涉及內容包括：行政辦公室職責、辦公室主任職責、員工行為規(guī)范、上班著裝與佩帶工作牌規(guī)定、公司印章管理條例、檔案管理制度、公司行文規(guī)定、公文處理程序、公司保密條例、辦公用品管理制度、公司差旅費標準、計算機使用與管理規(guī)定、復印機使用與管理規(guī)定、公司合同管理制度、公司通訊設備管理制度、機動車輛管理制度等。
4、財務管理規(guī)章
此部分包括財務與會計人員應遵循的會計準則和財務紀律等。
該部分應比較具體的規(guī)定財務部門各個崗位的職責和目標，以及相應的操作規(guī)范。
此外，應包括財務其他要素的管理規(guī)定，如：支票管理，稅務管理、資產管理、債務管理、工資發(fā)放管理、財務分析與決策等。
5、人力資源管理規(guī)章
此部分內容涉及人力資源規(guī)劃、招聘、錄用、培訓、考核、獎勵與懲處、薪酬、考勤、升遷、調離、辭職與辭退等管理程序
這部分的制定必須與公司的人事管理制度相一致，符合同業(yè)通用做法，并留有一定余地，保持彈性
6、項目管理制度
該部分在對現有項目和未來可能出現的其他類項目運作特點考察的基礎上，界定項目運作機制
主要包括：項目組組建、項目成員的要求、項目流程、項目開發(fā)、項目確立、項目運作、項目控制、成果管理、產品管理、售前售后管理、成本控制、項目概算、項目預算、項目決算、項目收益分析、項目總結等一套涉及項目運作過程的組織、資源管理。
八、管理細則
管理手冊
程序文件
工作手冊
管理記錄
1、《管理手冊》涉及內容
1、管理手冊批準頁
2、管理手冊修改頁
3、管理手冊發(fā)布令
4、管理手冊目錄
5、管理手冊發(fā)放控制頁
6、術語和編寫
7、管理手冊說明
8、公司簡介
9、管理方針
10、管理目標
11、公司機構圖
12、公司崗位圖

2、《程序性文件》涉及內容
管理評審程序
管理活動策劃控制程序
管理體系要素與文件對照表
項目合作方案編制與評審程序
合同評審程序
文件和資料控制程序
合作單位評價與選擇程序
采購過程控制程序
商品進銷存過程控制程序
車輛管理程序
辦公室管理程序
工作計劃控制程序
財務控制程序
日常事務管理程序
緊急情況處理程序
管理過程控制程序
3、《工作手冊》涉及內容
知識產權管理手冊
駕駛員工作手冊
出納工作手冊
會計工作手冊
副總經理工作手冊
后勤服務工作手冊
業(yè)務資源采購手冊
人力資源部工作手冊
企劃部工作手冊
市場部工作手冊
總經理秘書工作手冊
4、《管理記錄》涉及內容
管理評審報告
------活動策劃小組成員名單
------活動資源落實情況表
活動總結報告
招標書審議記錄
揭標書評審記錄
合同評審記錄
公司規(guī)章評審記錄
合同簽發(fā)通知單
管理體系文件和資料發(fā)放登記表
管理體系文件和資料更改審清單
外來文件跟蹤記錄
客戶登記表
4、《管理記錄》涉及內容（續(xù)）
月份一線工作計劃考核登記表
年度一線工作計劃考核表
一線工作計劃調整登記表
交接班記錄表
來訪人員登記表
特種郵件收發(fā)登記表
領用登記表
人事檔案一覽表
員工花名冊
員工素質結構統(tǒng)計表
工作分配通知單
任職通知單
工資調整通知單
調令

4、《管理記錄》涉及內容（續(xù)）
文件發(fā)送登記表
復印登記表
合同鑒審單
使用公章登記表
員工績效獎勵單
員工過失處罰單
檔案借閱登記表
物品放行條
辦公設備啟用申報表
辦公設備使用情況登記表
辦公設備保養(yǎng)記錄
辦公設備報停申請

設備管理臺帳
電腦運行記錄表
復印機運行記錄表
激光打印機運行記錄表
機動車運行記錄表
設備/零配件申購表
公司文件活動登記表
公司文化活動會議紀錄
公司活動總結
物品檢驗試驗單
緊急放行申請
不合格工作報告

4、《管理記錄》涉及內容（續(xù)）
庫存物品盤點表
庫存商品帳
商品進銷存帳
預防措施報告
入庫單
出庫單
商品驗收單過期管理記錄處理登記表
管理記錄表格領用登記表
部門-管理體系要素對照片
內審現場檢查表
簽到表
商品銷價通知單
小 結
本報告旨在為提高創(chuàng)原世紀公司管理水平，報告中力求按照現代企業(yè)制度的要求設計公司管理制度體系。根據本報告闡述的制度建設的指導思想和制定程序以及相關的體系文件，就可以繼續(xù)完成制度體系的整體建設。當然，制度的建設一定要循序漸進，要與企業(yè)的發(fā)展目標和企業(yè)的規(guī)模、現狀相一致。
我們認為，創(chuàng)原世紀公司在目前情況下最重要和最迫切的問題，是按照未來3－5年的公司發(fā)展目標，建立比較合理科學的組織結構，在此基礎上，明確各部門、各崗位的職責，強調公司價值觀，對部門經理合理授權，對副總經理充分授權，并建立與此相稱的激勵約束機制；建立更嚴謹的項目開發(fā)和管理機制，實行人力資源開發(fā)與管理戰(zhàn)略，最終完善公司制度體系，使公司的經營管理工作盡快走上良性循環(huán)。


管理制度體系設計