看《反恐24小時(shí)》學(xué)職場(chǎng)時(shí)間管理
作者:林景新 91
除卻個(gè)人的稟賦差異以及機(jī)遇不同的因素之外,有研究表明,最終導(dǎo)致職場(chǎng)人士前途迥異的最大根源就在于時(shí)間的利用效率上——同樣工作八小時(shí),時(shí)間效率利用極高的人可以處理十件事,而時(shí)間管理差的人則只能平均處理2-3件事,其中的差距竟然可以高達(dá)三倍!以相差如此大之工作效率,一年下來(lái),效率高的與效率低的人其產(chǎn)出結(jié)果相差極為巨大,這也就讓我們可以理解,為何在同等條件下,不同的職場(chǎng)人士的仕途命運(yùn)會(huì)相差如此之巨大。
所以,如何更好進(jìn)行時(shí)間管理,讓有限的工作時(shí)間創(chuàng)造出更好的業(yè)績(jī)價(jià)值,這是每一個(gè)職場(chǎng)人士都必須高度重視的事情。
如何在時(shí)間高度緊迫性的情況之下,盡自己的智慧與才智處理最關(guān)鍵事件,2008年年底推出的美國(guó)熱門(mén)電影《反恐24小時(shí)》 (電視連續(xù)劇《反恐24小時(shí)》的電影版)在這方面有了最精彩的演繹。
故事開(kāi)始于凌晨十二時(shí),主角美國(guó)政府反恐怖組織成員包杰克(Jack Bauer)正于妻子包達(dá)麗(Teri Bauer)在家中,杰克突然接到組織急召,原來(lái)組織收到消息,有一恐怖組織正進(jìn)行暗殺總統(tǒng)候選人柏大衛(wèi)(David Palmer)的行動(dòng)。反恐怖組織上下頓時(shí)氣氛緊張,杰克上司更叮囑杰克要秘密進(jìn)行調(diào)查,更不可隨便>緞兇?;因为他或G勺櫓痜炔靠贍馨擋刂榧s,而且,數(shù)目可能不只一個(gè)。于是杰克在24小時(shí)內(nèi),開(kāi)展了一系列的調(diào)查與追蹤,在有限時(shí)間內(nèi),完成了一系烈驚心動(dòng)魄的反恐工作。
《反恐24小時(shí)》情節(jié)緊湊,故事非常曲折緊張,令到所有觀眾都懷著極大的期待心理去等待下一個(gè)可能出現(xiàn)的驚險(xiǎn)情節(jié),以及期待著主角杰克如何一一化解各種險(xiǎn)阻。拋開(kāi)反恐情節(jié)方面的內(nèi)容,從時(shí)間管理的角度,這部影片帶我們的啟示或許就是如何在高度有限的時(shí)間內(nèi),在高壓力工作下,令自己保持冷靜,并著手一一處理各種復(fù)雜事情,最終成功完成指定目標(biāo)。
從職場(chǎng)時(shí)間管理上,我們應(yīng)該掌握如下三條法則:
一、制定計(jì)劃明確方向,找出關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)因素
在《反恐24小時(shí)》之外,杰克在午夜12點(diǎn)接到反恐命令,他必須在24小時(shí)之內(nèi)完成一系列的跟蹤、調(diào)查、偵探才能成功破解恐怖集團(tuán)的陰謀??梢哉f(shuō),他在有限時(shí)間中所面臨的工作量無(wú)比巨大。在如此繁雜工作之前,杰克所做的第一件事就是理清思路,先從最關(guān)鍵的地方下手——即跟蹤恐怖集團(tuán)頭目的電話,以此為破突口再一一來(lái)理順?biāo)械氖虑椤?
在職場(chǎng)中進(jìn)行時(shí)間管理,我們同樣要遵循一樣的思路,盡管每一天開(kāi)始工作時(shí),會(huì)覺(jué)得工作事務(wù)很多很雜亂,我們要做的第一件事就是拿出筆記本,在半個(gè)小時(shí)內(nèi),說(shuō)服自己心平氣和地把當(dāng)天要完成的事務(wù)一一記錄下來(lái),并且按著重要及緊急程度來(lái)排序。排完序之后,再根據(jù)工作的大小,在每一項(xiàng)工作后面寫(xiě)上完成的時(shí)間限度。在這件工作梳理的過(guò)程,我們就會(huì)清晰地知道自己一天的工作重心在哪,并且提醒自己完成每一項(xiàng)工作都必須在約定的時(shí)間限度之內(nèi)。如此堅(jiān)持下去的訓(xùn)練,將使你的時(shí)間利用效率變得越來(lái)越高,因?yàn)轵?qū)動(dòng)自己提高效率的是自己的內(nèi)心壓力,而不是外界的監(jiān)督。
二、不要把額外的“猴子”往自己身上背
在時(shí)間管理方面,有一個(gè)著名的理論叫“背上的猴子”理論。這是美國(guó)企業(yè)管理作家Johnny Kaufman在其著作《Monkey Off Your Back》中提出的。內(nèi)容大致是說(shuō)別把大小事都攬?jiān)谏砩?,就像是背上背了一只猴子,你還能活動(dòng)自如嗎?
“背上的猴子”理論意在提醒那些職場(chǎng)管理者,應(yīng)該將時(shí)間放在最重要的問(wèn)題上面,而不是幫下屬們照顧他們自己的猴子。身為管理者,必須有辦法讓員工們能夠自己照顧自己的猴子,讓他們真正地管理自己的工作,解決屬于自己職責(zé)范圍內(nèi)的問(wèn)題。這樣,管理者才有足夠的時(shí)間去做規(guī)劃、協(xié)調(diào)、創(chuàng)新等重要工作,讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)持續(xù)良好的運(yùn)作。
“背上的猴子”理論適用的不僅僅是公司管理者,對(duì)于每一個(gè)職場(chǎng)人士來(lái)說(shuō),此理論同樣有深刻的啟示意義。在每一天的工作時(shí)間中,除了自己的本份工作,總是有各種各樣的額外事務(wù)來(lái)打斷你的正常工作進(jìn)展,如其他部門(mén)的協(xié)助請(qǐng)求,如公務(wù)之外的應(yīng)酬。如果從最初開(kāi)始,你因?yàn)槊孀釉?,陸續(xù)接收下一二只“猴子”,到后來(lái)你就會(huì)發(fā)現(xiàn)越來(lái)越多的“猴子”要求你接納,最終你將煩不勝煩,正常工作效率直線下降——所以,找出適當(dāng)?shù)木芙^理由,以適合的方式拒絕額外的“猴子”,這是提升職場(chǎng)工作效率的重點(diǎn)工作。
三、把握自己的專注力時(shí)間周期
從人正常的生理變化來(lái)說(shuō),每個(gè)人一天都有一個(gè)專注力高低變化的曲線,有些人是早上專注力最佳,精力最旺盛,有些人則是專注力在黃昏時(shí)達(dá)到高峰。了解自己專注力時(shí)間變化周期,有助于清晰知道自己在一天有效工作時(shí)間中,哪一個(gè)時(shí)間段中工作效率最好,哪一個(gè)時(shí)間段工作效率明顯下降——而接下要做的就是,根據(jù)自己的專注力時(shí)間周期去適當(dāng)分配一天要完成工作的安排,難度高的、需要高度專注的事務(wù)放在專注力高的時(shí)間段,反之則放在專注力低的時(shí)間段。這樣的時(shí)間分配不僅可以使到在有限工作時(shí)間中,產(chǎn)出效率最高,而且也能令自己工作時(shí)心理更為愉悅。
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