不是制度僵硬,而是人僵硬
作者:杜書伍 100
然而,經(jīng)驗告訴我們,作業(yè)可能出現(xiàn)的種種狀況,其發(fā)生的頻度,往往有很大的落差。例如全部可能發(fā)生的狀況有五十種,最常出現(xiàn)的三種狀況,經(jīng)常就涵蓋了90%的發(fā)生率;最常出現(xiàn)的五種狀況,可能涵蓋了98%的發(fā)生率;而其余的四十五種狀況,合計可能僅有2%的發(fā)生率。也由于這四十五種狀況發(fā)生率極低,一般稱為“特例”或“異常”。
由于制度辦法是設(shè)計來讓人運用,不能太復(fù)雜;倘使五十種情況都要加以規(guī)范,制度辦法將變成非常龐雜,訂定的心力與時間成本,將會相當?shù)母?。更何況制度一旦龐雜,不僅個人很難一一記得,更會提高落實執(zhí)行的難度。所以,一般只會選擇達98%發(fā)生率的五種狀況作規(guī)范,而其它四十五種發(fā)生率只有2%的狀況,就不做規(guī)范。
雖然如此,并不代表發(fā)生率較低的這四十五種狀況,就不在制度規(guī)范內(nèi)。一個條文完備的制度(法律、合約),往往最后都有類似“如有未盡事宜,由主管單位裁決”、“以上情況如經(jīng)主管單位裁決,不在此限”等條件,其用意即在說明,這其它四十五種或更多的可能狀況,應(yīng)經(jīng)由功能主管來裁定。此一做法,讓制度不必龐雜,卻能因應(yīng)例外狀況靈活變化;也可以說,加了此一條文,就可以因應(yīng)所有的狀況。因此,制度是可以涵蓋所有的狀況的,也可以說制度是“活”的。
然而,為何組織內(nèi)經(jīng)常有人把制度執(zhí)行得很僵硬?同時也有很多人誤認為,只要有規(guī)范,就是限制,就是僵硬?其問題是出在“人”。
一、大部份的人,不了解最后條文的存在及其用意,以為只有“被明確規(guī)范”的五種狀況才是“被允許的”,其余狀況都不行。因此,當發(fā)生其它狀況時,就直接排拒之,而不知應(yīng)呈報主掌的功能主管來裁決,當然就會發(fā)生“可行”而不行的狀況。
二、當功能性的主管在理解、判斷不在“明確規(guī)范中”的情況時,經(jīng)常會因為成本、風(fēng)險等專業(yè)考慮,而裁示“不準”,容易讓執(zhí)行者產(chǎn)生“特殊申請也沒有用”的印象。更何況功能主管偶爾也會裁示失誤,更加深執(zhí)行者的這個錯誤認知。
三、具強烈“本能叛逆”者,他習(xí)慣暢行無阻,任何不順其“暢行無阻”者都會排斥,都認為有問題,更甚而會強烈批判;而不習(xí)慣平心靜氣的去了解、請教,以真正掌握制度的精神及其特質(zhì)。所以長期以來,這類人會認為只要是制度就是限制,就是僵化,就是不對,而經(jīng)常停留在制度的排拒者、批判者的情況;不知不覺中,形成組織的邊緣人,自然也很難成為稱職的管理者(因為管理的要訣就是要能善用制度化管理)。
所以,大家應(yīng)該理解設(shè)計制度的觀念及方法,并應(yīng)改變觀念——“制度是活的”。當出現(xiàn)“例外”、“異常”時,應(yīng)報請主管來判斷、裁示,從中學(xué)習(xí)主管對“特例”、“異常”事物的判斷思考邏輯,提升自己的判斷力。
同時必須切記,不要因為特定“案例”已經(jīng)主管判定過了,就以為可以自行決行(不管是“核可”案例或“否決”案例)。因為“特例”、“異常”會因為時空的不同,或是策略思考的改變,而出現(xiàn)相同狀況裁決不同的結(jié)果。而且,有時候為了讓制度辦法被“落實遵守”,主管會要求“特例”、“異常”必須經(jīng)由裁決才可以執(zhí)行,若非如此,制度辦法的基本精神將會逐步喪失,運作又將逐漸淪為混亂的局面。畢竟“特例”、“異常”會出現(xiàn)的比例很小,每次呈報并不花費太多時間;倘使“特例”、“異常”的比例有攀升的跡象,應(yīng)修改制度將其增列到涵蓋范圍當中。
最后,再次提醒大家─制度是活的,是完整的,只是“特例”、“異常”一定要經(jīng)由主管來裁示而已。制度是人訂的,也會產(chǎn)生盲點,隨著時空的變化及經(jīng)驗的累積,要靠人不斷的修改、提升。而提出建議修改的,就是使用制度的所有的人。
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