任務管理和高效率執(zhí)行

  培訓講師：張佩星

講師背景：
張佩星先生，世界財富百強企業(yè)職業(yè)經(jīng)理、IBM/西門子資深經(jīng)理、www.SysInter.cn首席董事、美國項目管理學會PMP、國際項目管理協(xié)會IPMA和美國PMI授權機構簽約培訓顧問、清華大學/上海交大/SIM客座教授、香港大學SPACE學 詳細>>

張佩星
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任務管理和高效率執(zhí)行詳細內(nèi)容

任務管理和高效率執(zhí)行

 高效率的目標制定、任務分解和行動計劃

Ø 高效任務管理的步驟

  概覽任務，明確目標

  對任務進行結(jié)構化分解

  形成行動計劃

  監(jiān)控執(zhí)行

  績效評估和改善

Ø 任務分解的關鍵技巧

  目標應簡明

  分解應詳盡

  工具應易用

Ø 制定有效目標的工具：SMART

  明確性

  可衡量性

  可接受性

  相關性

  時限性

Ø 不會任務分解，就不會高效行動

Ø WBS：既簡單又強大的任務分解工具

Ø 如何用WBS分解工作任務

  結(jié)構化任務的分解層次

  工作包的五個要素

  合理的第二層分類有助于分解效率

  要有明確的交付件

  責任者應該放在哪層工作包上？

  明確軟硬兩種完成標準

Ø 制定一個緊湊的行動計劃

  估計單項任務時間長度

  分析任務之間的約束關系

  早開始 vs 遲完成

  編制工作進度圖表

  設定檢查節(jié)點

  抓住關鍵路徑，合理安排資源

l 案例分析

ü 中國人骨子里重視計劃嗎？

ü 目標倒推

ü 你什么時候把WBS交給我？

ü 領導只要壓縮一天時間

l 情景實踐

ü WBS工具演練：對工作進行任務分解

ü PDM工具演練：形成你的行動計劃


 任務的執(zhí)行、監(jiān)控和績效管理

Ø 任務的高效執(zhí)行

  凡事要有規(guī)定動作

  不拖延，不推卸

  重點精力放在銜接處

  流程是協(xié)作共事的生死命脈

  復雜任務的執(zhí)行：平衡三角形

  多任務管理：資源沖突時的對策

Ø 任務執(zhí)行的跟蹤和控制

  里程碑跟蹤和階段跟蹤

  掙值跟蹤：用EVM工具把控趨勢

  任務的偏差控制：事先、事中與事后

  當計劃不如變化

Ø 任務執(zhí)行的結(jié)果評估和績效改善

  如何檢查任務完成情況

  任務審核：問什么？怎么問？

  如何評估和評級

  針對問題，用三明治方法及時反饋

  改進缺陷的手段

Ø 績效管理的實用手段

  年度PBC：個人業(yè)務一諾千金

  有效的KPI：不在數(shù)量而在關鍵

  平衡計分：既看結(jié)果又看過程

  360評估：上下左右共同推進任務

  交叉對比排隊：消除專斷和不公

l 案例分析

ü 馬兒跑馬兒不吃草？

ü 任正非的三段論

ü 當領導提出了不可能的任務截至日期…一紙鑒定法

l 情景實踐

ü 資源平衡練習

ü PDCA數(shù)字改進


 日常工作中的任務分析、時間支配和效率提升

Ø 日常工作中的任務分析

  每日時間劃段

  任務分類

  活動事項分析

  干擾因素分析

  高效益活動處理

  低效益活動處理

Ø 日常管理活動中的時間分配

  用在例行事務上的時間

  用在客戶身上的時間

  用在員工或同事身上的時間

  用在問題解決方面的時間

  用在創(chuàng)新和戰(zhàn)略策劃方面的時間

Ø 如何提升工作效率

  如何化大為小

  如何化繁為簡

  如何化重就輕

  如何排除干擾

  如何提高會議效率

  如何平衡長期計劃與短期任務

Ø 如何有效授權

  介定可授權工作和不可授權工作

  介定被授權人

  事務性授權和權變性授權

  既委派任務、又委派權力

  既明確責任、更建立義務

l 案例分析

ü 韋爾奇的時間安排

ü 面對客戶的時間

ü 經(jīng)典授權：在兩張紙上簽字

ü 聯(lián)想是如何提高會議效率的

l 互動實踐

ü 任務清單和時間劃分練習

ü 制定高效的會議日程


 效率和效能管理：我的時間我掌握

Ø 時間的特性

Ø 不能控制和完全控制

Ø 既講效率又講效果：時間矩陣工具

  緊急度和重要性

  效率與效用

Ø 規(guī)避時間管理的陷阱

  不好意思拒絕別人

  帕金森綜合征

  不速之客

  會議病

Ø 效率管理的工具和技巧

  ABC法則

  如何克服拖延

  4D技巧

  有效委派

  學會說“不”

  告別完美

  睡個好覺

Ø 電話節(jié)時妙招

Ø 效率效能并舉：成功人士的七個習慣

l 案例分析

ü 經(jīng)理的一天

ü 工件、時間與精益生產(chǎn)

ü 大石頭和小豆子

ü 拋棄愛因斯坦情結(jié)

l 互動實踐

ü 計算時間價值和成本

ü 說“不”練習


 

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