《高效能會議管理》
《高效能會議管理》詳細內容
《高效能會議管理》
高效能會議管理
主講:王哲光
課程背景
有人說工作的大部分時間就是開會,沒錯,會議是管理者主要的工作方式之一。然
而,人們常常把會議看作一種必須忍受的痛苦。你是否經常抱怨或聽到這些抱怨:會議
浪費時間、精力和資源;會議好象總在繞圈子;令人厭煩的會議太長了;討論還來不及
充分展開就結束了;會議讓太多的人參加討論,參與決策;會議經常被少數(shù)人支配,而
其他人被晾在一邊。但是我們發(fā)現(xiàn)有效的會議可以振奮人心,可以激發(fā)參與意識,而且
最終能體現(xiàn)在行動效果上。事實上,會議可能是團隊成員之間最重要的交流形式了;是
否具有召開高效率會議的能力,是成功團隊與不成功團隊的主要區(qū)別,也是管理者工作
效率高下的關鍵。
不論是會議的組織者、會議的主席,還是出席會議者,都需要足夠的技巧提高會議
的效果與效率。如何選擇出席對象?如何編寫議程?如何落實會議用品?如何進行恰當
的座位安排?如何防止偏離正題?如何應付對付鬧事者?如何結束會議?如何確保會議
決策得到落實?會議組織者不得不考慮的問題,本課程將提供給你相關的各種實用建議
、技巧、常見問題與對策,幫助學員開一個高效能的會議。
課程目標
? 掌握會議管理的基本原則、組織會議的流程和準備工作;
? 能基本運用參會技巧提供建設性意見;
? 打造出色的控場和主持能力,有能力處理會議中的沖突和突發(fā)事件;
? 加強會議的策劃、推廣、組織和執(zhí)行能力,獲得有效的會議成果;
? 掌握會議控制的技巧,理解真正的雙贏實現(xiàn)模式,形成卓有成效的解決方案。
培訓用時
2天(每天6小時)
授課方式
通過“講授—演練—分享—點評—感悟—突破”訓練法,30%知識點剖析+30%案例研討+30%演
練互動和視頻賞析+10%總結、點評、糾偏,使學員在完成一個個任務中體驗和成長,改
變心智模式,從而成為高效能會議的組織者和參與者。
課程大綱
一、高效能會議的前提
1、開會前要了解的事情
1)效率與效能
2)問參會者的幾個問題
3)問召集者的幾個問題
4)會議的十大目的
5)內部會議的八大類型
6)選擇與會者——七種會議參加人
2、思考問題——會議是為了解決問題而開的
1)預見問題的四種途徑
2)關于問題的問題
3)如何描述和定義問題
演練:工作實際問題收集
4)分析問題與解決問題的八個步驟
3、會議準備與組織安排
1)場地選擇與設施準備
2)準備議程與分發(fā)議程
3)準備會議用品
4)安排座位的策略
5)會議通知
4、參會的秘訣——如何出席會議
1)參會應有的態(tài)度——十種不同參會態(tài)度
2)會議發(fā)言稿的準備
3)不做挑刺人——帶著方案談問題
演練:3分鐘MINI發(fā)言
4)會議中應有的表現(xiàn)
演練:傾聽的技巧
二、高效能會議的關鍵點
1、會議時間管理
1)時間的特性
2)時間管理的陷阱——浪費時間的原因
3)四代時間管理
2、時間管理的原則——如何做到要事第一
1)列清單——6件事法則
2)ABC排序與80/20法則
3)分清輕重緩急——第二象限法則
4)找到生命中的大石頭
5)別讓猴子跳上背——猴子定律
教學影片:不可能的任務
3、提高效率的方法
1)專心專注
2)日清日高
3)個人5S
4)找準自己的節(jié)奏
5)時間塊和時間零鈔
6)工欲善其事必先利其器
4、工作會議的推行要點
1)導入議題
2)澄清資料
3)發(fā)展意念
4)決定行動
5)總結要點與跟進
教學影片:執(zhí)行艱巨任務前的會議
三、平行思考的開會方式——六頂思考帽法
1、六頂思考帽的基本結構與單獨使用方法
)白帽——信息的相關性及準確性
2)紅帽——直覺、情感、感受
3)黑帽——邏輯推理其可行性分析
4)黃帽——評估價值,獲取利益
5)綠帽——發(fā)揮創(chuàng)造性、預測性
6)藍帽——控制焦點及主題
演練:如何開這個會?
2、系統(tǒng)使用六頂思考帽的原則
3、簡單的短序列
4、系統(tǒng)使用六頂思考帽序列
1)初始序列
2)中間序列
3)結尾序列
演練:劉主任的問題
四、會議執(zhí)行與組織
1、會議執(zhí)行落地難的原因
1)執(zhí)行力不強的原因
2)會議中容易出現(xiàn)的執(zhí)行方式
變樣執(zhí)行、遞減執(zhí)行、按需執(zhí)行
肢解執(zhí)行、牟利執(zhí)行、惡意執(zhí)行
2、沒有問題才是最大問題——如何提高會議風險意識
1)預想危機
2)跳出舒適區(qū)
3)樹立假想敵
4)枕戈達旦
5)訓練教育
6)壓力測試
7)追求卓越
3、執(zhí)行任務達成目標的秘訣
1)布置工作七大要務
教學影片《如何布置和接受任務》
2)如何爭取執(zhí)行者支持
3)如何化解執(zhí)行阻力
教學影片《如何消除執(zhí)行阻力》
4、會議執(zhí)行落實體系建設
1)員工做你檢核而不做你期望的事
2)影響會議執(zhí)行落實體系建設的因素
組織結構、人力資源、領導核心、控制標準
3)會議組織工作控制的方向
工作方向、推動進程、操作流程、工作品質、工作狀態(tài)
4)保障會議執(zhí)行落實的四大體系
目標與計劃體系、流程與監(jiān)控體系、標準與規(guī)范體系、激勵與改善體系
職業(yè)習慣造就卓越人生
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