《高效會務管理》(1天)

  培訓講師:羅建華

講師背景:
羅建華老師班組長/基層主管綜合技能提升、中基層領導力、新生代員工管理、職業(yè)化素養(yǎng)、培訓師培訓專家講師!講師履歷:北京大學博士(在讀),四川大學管理學碩士PTT國際職業(yè)培訓師注冊高級人力資源管理師、注冊高級營銷員、理財規(guī)劃師資格現(xiàn)任多家咨詢顧 詳細>>

羅建華
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《高效會務管理》(1天)詳細內(nèi)容

《高效會務管理》(1天)

《高效會務管理》
課程背景:
會議作為企業(yè)管理的重要形式被企業(yè)廣泛運用,但是會務缺乏管理,會遭到與會人員厭煩,很難起到會議應有的作用,會務管理是所有會務人員必須掌握的方法與技巧。每一個成功的會議只有做到各個環(huán)節(jié)都緊密相扣才能保證整個的完美運作,而會務管理在其中發(fā)揮著環(huán)節(jié)與環(huán)節(jié)間的樞紐作用,了解會議和會務管理的基本要領,你才能知道如何去放置以及調(diào)節(jié)這些樞紐。
“會而不議、議而不決、決而不行、行而不果”的突出問題在企業(yè)中非常常見,很多企業(yè)管理者一直在思考如何才可以高效開會,進而提升會議效率。本課程講師羅老師曾在順豐、巴德富、麥克韋爾等集團型大型龍頭企業(yè)有成功的實踐和經(jīng)驗總結,通過實戰(zhàn)學習、分享和練習,徹底解決企業(yè)管理者會務管理不力的困惑:
不清楚會議規(guī)模與會務安排之間的關系;
會前籌備缺少計劃,凌亂不堪導致臨時抱佛腳;
會中安排的各種座席、接待等禮儀不專業(yè);
會中流程缺乏部署,會務方向把握不準;
5)會后缺少嚴密的閉環(huán)流程,會后執(zhí)行不到位;
......
課程收益:
1.了解會議是一種企業(yè)活動,需具備對應的特點;
2.了解會議的目的、意義、種類和體系;
3.了解會議效率不高的原因及對策;
4.掌握大中型會議會前、會中和會后的關注事項;
5.掌握會議中的溝通和反饋技巧、主持技巧、速記技巧等;
6.現(xiàn)場設置場景實操訓練,講師點評。
培訓對象:企業(yè)各級員工、會議策劃和組織者、會議主講者、會議參與者
課程時間:1天
課程形式:理論講解+分組研討+視頻賞析+現(xiàn)場模擬+實戰(zhàn)點評
課程大綱:
一、對會議的基礎認知
1.1 會議是一種常見的企業(yè)活動
1.會前、會中和會后,策劃與執(zhí)行誰更重要?
2.企業(yè)活動的一般步驟
3. 企業(yè)活動策劃的九大基本原則
4. 企業(yè)活動的概念與類別
5. 企業(yè)活動的特點
6.企業(yè)活動的核心步驟
1.2 會議的含義與種類
1.按時間分:晨會、夕會;周會、月度會、季度會、年度會
2.按參會人分:外部會、內(nèi)部會、全員會、部門(小組)會
3.按形式分:例行會、辦公會、臨時會;
4.按內(nèi)容分:布置會、動員會、匯報會、協(xié)調(diào)會、總結會、研討會、培訓會
5.按規(guī)模分:小型會議、中型會議、大型會議、特大型會議
1.3 會議管理關注點
1.開什么類型會議??
2.會議內(nèi)容?(會議計劃表)
3.跟誰開會?誰必須參與,誰邀請參與,誰無需參與?
4.不開什么會?
二、會務管理常見問題
2.1 會議常見的問題
討論:您日常組織會議和參會中的問題發(fā)現(xiàn)有哪些?
1.開會目的不明確;
2.會前各類準備不足;
3.重要的人未邀請或沒來參會;?
4.會中安排的各種座席、接待等禮儀不專業(yè);
5.會中流程缺乏部署,會務方向把握不準,主持方法欠缺;
6.會后缺少嚴密的閉環(huán)流程,會后執(zhí)行不到位;
2.2 會議的成本 VS 成效
1.直接成本與成效?
2.間接成本與成效?
3.會議的感受與影響
三、高效會議/會務閉環(huán)管理實戰(zhàn)
3.1 高效會議的基本要求
1.凡是會議,必有準備;?
2.凡是會議,必有主題;
3.凡是會議,必有議程;
4.凡是會議,必有紀律;?
5.凡是會議,必有記錄;
6.凡是會議,必有決議;
7.凡是會議,必有追蹤;
1) 開會+不落實=零?
2) 布置工作+不檢查=零
3)會議管理前中后比例--4:2:4
3.2 高效小型會議管理12345模型--以跨部門會議為例(重點)
1.一個中心--會議目的
2.兩個基本點--會前準備、會后跟蹤
3.會前--樹立與會者的責任意識
1)主持人的守則與責任
2)參會者的守則與責任
3)如何處理會議中的沖突
4.會前準備
1)會議主題及流程?
2)會議地點、時間選擇
3)會議文件準備?
4)會議物質(zhì)準備?
5)會議通知準備
5.會中控制
1)三大主持人主持原則:① 團結與會人員 ② 集中大家注意力
③ 鼓勵發(fā)言
2)會議記錄技巧
3)四種干擾會議行為:滔滔不絕者、交頭接耳者、沉默者、跑題者
6.會后落實
1)會議結果明確?
2)追蹤計劃清晰
3)執(zhí)行落實獎懲
7.五個高效會議步驟:有效開場、澄清觀點、展開討論、形成決策、總結跟進
3.3 大中型會議管理--以公司大型新春團拜會為例(重點)
1. 大型會議如同軍事部署
視頻賞析:諸葛亮調(diào)兵遣將
2. 企業(yè)活動項目風險管理
案例1:2021年東京殘奧會升旗儀式中日本國旗意外掛錯方向事件
案例2:2021年深圳賽格大廈晃動事件
工具:風險評估事項確認表
討論:請以公司新春團拜會為例,例舉一份項目資源需求清單
1)人力資源
2)財務資金
3)物質(zhì)裝備
4)信息傳播
企業(yè)活動項目人力資源整合
特邀嘉賓邀請對象、整合策略及注意事項
受眾賓客功能目的、整合策略及注意事項
幕后團隊成員構成、整合策略及團隊管理
合作伙伴功能作用、整合策略及注意事項
企業(yè)活動項目物質(zhì)裝備整合
企業(yè)活動項目物質(zhì)裝備清單
活動場地功能作用、整合策略及注意事項
活動設施功能作用、整合策略及注意事項
活動裝備功能作用、整合策略及注意事項
活動用品功能作用、整合策略及注意事項
企業(yè)活動項目信息傳播整合
企業(yè)活動項目信息傳播清單
活動前期傳播內(nèi)容、目的、途徑及策略
活動現(xiàn)場傳播內(nèi)容、目的、手段及策略
企業(yè)活動項目費用運營
大中型會議會務策劃與運營實踐指引(重點)
會前調(diào)研、策劃方案與簽呈審批;
啟動通知與啟動會;
策劃組的主要職責、工作內(nèi)容和注意要點;
宣傳組的主要職責、工作內(nèi)容和注意要點(含會前、會中和會后宣傳);
評優(yōu)組的主要職責、工作內(nèi)容和注意要點;
文案組的主要職責、工作內(nèi)容和注意要點;視頻組的主要職責、工作內(nèi)容和注意要點(含暖場視頻、現(xiàn)場視頻、各環(huán)節(jié)視頻、現(xiàn)場拍攝和視頻錄制等);
主持組的主要職責、工作內(nèi)容和注意要點;
禮儀組的主要職責、工作內(nèi)容和注意要點(含迎賓、接待話術、禮儀等);
化妝組的主要職責、工作內(nèi)容和注意要點;
現(xiàn)場組的主要職責、工作內(nèi)容和注意要點(含會場布置等);
會務組的主要職責、工作內(nèi)容和注意要點(含接待規(guī)格、人員安排、座位安排等);
車輛組的主要職責、工作內(nèi)容和注意要點(含車輛安排與管理等);
安保組的主要職責、工作內(nèi)容和注意要點(含場內(nèi)外安全防護等);
采購組的主要職責、工作內(nèi)容和注意要點;
案例:BATF新春團拜會案例
四、現(xiàn)場實操演練與講師點評(重點)
4.1 二選一:
1. 參考“高效小型會議管理12345模型”,現(xiàn)場分角色,結合公司實際場景實操,召開MINI會議,實戰(zhàn)演練;
2. 參考“大中型會議會務策劃與運營實踐指引”,結合公司實際,現(xiàn)場分工協(xié)作,做出一個會議會務策劃方案,學員代表分享;
4.2 學員互評;
4.3 講師點評?;
備注:課后講師會給很多實操表格、工具、模板,拿來即用!

 

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