《行政工作統(tǒng)籌管理》（2天版）

《行政工作統(tǒng)籌管理》課程大綱
【課程收益】
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行政管理是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。行政管理的廣度，涉及到一個企業(yè)運作的全部過程；
行政工作的深度，又關(guān)乎到企業(yè)各個板塊的管理效率，還有許多局外人難以想象的細枝
末節(jié)。企業(yè)的行政管理如此重要，卻很少人能以統(tǒng)籌的思維來開展工作，或者是有想法
，沒辦法。
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面對大量繁瑣的事務(wù)性工作，如何擺脫被動局面，主動掌握工作節(jié)奏，從容應(yīng)對突發(fā)問
題，有效協(xié)調(diào)各方資源，使行政工作真正成為經(jīng)營管理的好幫手，本課程將幫助行政管
理者排除上述困惑，提升行政工作的統(tǒng)籌管理能力，自如地應(yīng)對突發(fā)問題。
【課程目標】
1、學(xué)習(xí)行政統(tǒng)籌的基本認知；
2、了解行政統(tǒng)籌的內(nèi)涵和范圍；
3、掌握大型會議管理流程；
4、掌握企業(yè)溝通渠道建立的方法。
【課程時間】 2天/12課時
【課程對象】 后勤行政管理者、辦公室主任、行政文秘/助理等
【課程形式】 故事導(dǎo)入、案例解析、小組研討、互動發(fā)表、頭腦風(fēng)暴、工具使用等
【課程內(nèi)容】
一、關(guān)于行政統(tǒng)籌的基本認知
1、當前環(huán)境下行政管理的轉(zhuǎn)型
（1）從管家型到樞紐型
（2）從經(jīng)驗管理到科學(xué)管理
（3）從被動執(zhí)行到主動推進
2、行政統(tǒng)籌的績效價值
（1）協(xié)調(diào)的功能
（2）優(yōu)化的功能
（3）執(zhí)行的功能
（4）服務(wù)的功能
3、行政管理工作的困擾及其應(yīng)對
（1）工作內(nèi)容和效果的無形性
（2）任務(wù)的被動性和突發(fā)性
（3）外界對其管理效果評價的主觀性
（4）管理特征的政策性和協(xié)調(diào)性
4、行政統(tǒng)籌管理的領(lǐng)域
（1）?硬件—辦公環(huán)境、辦公設(shè)施、后勤資源
（2）軟件—管理效率、工作流程、預(yù)見性管理
（3）人員—工作心態(tài)、服務(wù)意識、習(xí)慣、個性
5、審視行政部門存在的價值
（1）努力發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門的需求-?避免被邊緣化
（2）努力滿足企業(yè)運作的核心需求－被高層所依賴
（3）努力創(chuàng)造企業(yè)和業(yè)務(wù)部門的需求－凸顯自身價值
二、企業(yè)運營的統(tǒng)籌管理
1、事務(wù)性工作的統(tǒng)籌管理體系
（1）建立管理法規(guī)
（2）量化管理標準
（3）制作點檢工具
（4）完善抽查記錄
2、辦公環(huán)境的統(tǒng)籌管理
（1）辦公環(huán)境管理的特點和難點
①繁雜、瑣碎
②突發(fā)性、被動型
（2）如何保證管理的有效性
①使任務(wù)可視化－除去感覺和經(jīng)驗導(dǎo)致的盲區(qū)
②制作管理工具－降低檢查和監(jiān)督的成本
③建立工作標準－保證執(zhí)行過程的可操行性
（3）有效管理標準的特征
①可衡量－能夠量化到點
②可檢驗－不能產(chǎn)生爭議
③可追溯－便于檢查監(jiān)督
（4）管理效果的檢驗
①復(fù)雜的事情簡單化
②簡單的工作流程化
③讓經(jīng)驗可以復(fù)制
④降低對人的依賴
★演練：行政事務(wù)管理工具的演示及制作
★案例：洗手間管理文化
3、其他行政事務(wù)的管理規(guī)范
（1）飯?zhí)霉芾硪?guī)范（作業(yè)、衛(wèi)生、安全、采購）
（2）保安管理規(guī)范（培訓(xùn)、安全、工作標準）
（3）公務(wù)車管理規(guī)范（司機培訓(xùn)、考核）
（4）前臺管理規(guī)范（禮儀、標準化）?
4、會議籌劃與管理
（1）會議的行政籌劃與準備
①企業(yè)會議類型
②各類會議的籌劃要點
③會議席位的禮賓次序
④為效果服務(wù)的幾種會場模式
（2）行政例會效果的管理與控制
①摩氏會議效果評鑒法
②科學(xué)的會議紀要模板
③會議決議的跟進和督辦
三、跨部門工作任務(wù)的統(tǒng)籌管理
1、行政溝通協(xié)調(diào)的困擾和難點
（1）垂直指揮系統(tǒng)的作用有限，缺乏強制力
（2）職能分工不合理，導(dǎo)致部門利益沖突
（3）職權(quán)劃分不清晰,有責(zé)任盲點或空白區(qū)
（4）組織資源稀缺，導(dǎo)致無序競爭和掠奪
（5）人性的弱點---盡可能把責(zé)任推給他人
2、科學(xué)管理的思路與方法
（1）?科學(xué)代替經(jīng)驗，用清晰的工作流程避免責(zé)任的盲區(qū)
（2）理性代替感性，用清晰的任務(wù)劃分避免部門間推諉
（3）?高效率代替隨意性，用重組和優(yōu)化手段避免工期延誤
3、情景演練：企業(yè)年會統(tǒng)籌策劃案、科學(xué)的會議統(tǒng)籌流程
（1）分解任務(wù)－使大型任務(wù)變成每一項清晰具體的活動
（2）制作工作包－明確各協(xié)作部門的管理責(zé)任和資源配置
（3）制作管理網(wǎng)絡(luò)圖－各項任務(wù)的完成時限和相互制約的關(guān)系清晰化
（4）關(guān)鍵任務(wù)管理—?保證監(jiān)督檢查和特殊問題統(tǒng)籌到位
四、有效的行政溝通與協(xié)調(diào)
1、構(gòu)建企業(yè)的溝通網(wǎng)絡(luò)—提升部門管理威信
（1）建立清晰的管理系統(tǒng)－明確企業(yè)的匯報關(guān)系
（2）健全正式溝通路線－保證信息的權(quán)威性和嚴肅性
（3）建立正向的溝通渠道－傳遞公司的文化和管理主張
2、有效的對上溝通－獲得領(lǐng)導(dǎo)信任
（1）學(xué)會聽懂上級說話，不要想當然
（2）問好問題，了解領(lǐng)導(dǎo)的真正需求
（3）有效表達，提高建議的采信率
（4）積極互動，引導(dǎo)上級的正確思路
（5）主動補臺，適應(yīng)不同上級的行為風(fēng)格
（6）嚴格職場操守，不參與辦公室政治
（7）承接任務(wù)三步驟
（8）工作匯報四原則
（9）接受指令五步法
3、有效的橫向溝通－獲得他人支持
（1）用好非職務(wù)權(quán)力，增強個人影響力
（2）分析對方的利益，啟動對方需求
（3）踩住對方的動力點，銷售你的主張
（4）了解并消除對方顧慮，促使對方參與
（5）衡量雙方優(yōu)先級，找到最大公約數(shù)

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