《高效會議管理技巧》

《高效會議管理技巧》課程大綱
【課程目標】：
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a、“會議”有兩個字“會”＋“議”；所謂會者：當然是大家“會聚成團”，而所謂“議”者，
當是“討論、商議”之意了！在現(xiàn)代的企業(yè)中，我們的會議卻往往成為了“大會”，所謂“
大會”者，就不知道該如何做注解了？
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b、不知道我們是否注意，我們的會議，主席臺越來越大，發(fā)言人的位置越來越偏，
現(xiàn)在發(fā)言者的位置不僅僅到了主席臺的兩側(cè)，而且發(fā)展成為在主席臺的臺階之下了
！會議的“焦點”似乎應(yīng)該在所“議”之事上，發(fā)言人應(yīng)該是會議的主導力量，可惜……


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c、不知道從什么時間開始，我們的會議有與會者有了“全體記錄”的習慣了，對于一
些“傳達大會”倒是不稀奇，對于那些“議事之會”這種現(xiàn)象就有些奇怪了。我們的與
會人員手中掌握的應(yīng)該是早已成文的“自家之言”；何以“議”后卻滿紙都是“他家的一
家之言”？
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【課程大綱】：
第一章：中國會議管理之現(xiàn)狀及繆誤
?第一節(jié)：如果大部分的中國人到最后只剩下會做一個工作的話，那么一定是會“開會”，
這是十多年前，一位國外的企業(yè)家對中國企業(yè)管理者“會議泛濫”的無奈批評。但是，細
想之下，中國的會議數(shù)量倒是不少，但如果僅僅憑借數(shù)量多就可以稱之為“懂開會”卻是
有些“言過其實”了。
????????????? ?“會”有“大會”和“會議”以及“議會”之分；
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會議的主要目的是為了“議”，否則就不是會議了，而是“培訓”或者“通報”或者
???????????????? “動員大會”了；
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??會議的本意是“集眾家之長”而后形成統(tǒng)一意見，而不是先形成一個意見而后在“會
???????????????? 議”上取得“統(tǒng)一”！
???????????? ……
第二節(jié)：這些，在座諸公應(yīng)該是有深刻體會的，這些幾乎成為了會議的“基礎(chǔ)品質(zhì)”。究
竟是什么造就了? “會議”的這些品質(zhì)？
??????? ??紀律渙散
??????? ??士氣低落
??????? ??離題萬里
??????? ??漠不關(guān)心
??????? ??節(jié)奏拖拉
??????? ??時間冗長?
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第二章：有效的利用會議
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會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而
產(chǎn)生“金點子”。許多高水準的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。
???? 所以我們需要確定的第一問題是“你需要開會嗎？”
?????? ?你需要開會嗎？
??????????? ——會議是需要成本的，動不動就開會是一個不好的習慣。
?????? ?明確我們開會的基本目的是什么？
?????????? ?——“會議”或者“大會”或者“議會”或者“會會”而已？
?????? ?根據(jù)我們的目的確定會議的類型。
??????? ?會議的基本類型和目的
??????? ?非正式會議
??????????? ——非正式會議名為“非正式”，但是卻能起到“正式”不能發(fā)揮之功效。
?????? 正式會議
??????? 會議的目的應(yīng)該提前公告
??????? 防止會議離題萬里。
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第二章：會議準備
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會議準備幾乎是會議是否成功的最決定性的因素，我們許多的企業(yè)會采用“緊急通知”或
者“臨時通知”的形式來召集與會人員，這種做法，往往會使得大多數(shù)與會人員“丈二和尚
摸不著頭腦”。
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“民可使由之，不可使知之”對于會議管理是絕對行不通的。會議的效率會因此大打折扣
。
?? 會議準備
??????? ?確定會議的議題
???????????
——“議題”是“會議”的靈魂，參加會議的是人，但會議的核心卻絕對不是人，會議的議題

???????????????? 比會議的形式重要。
??????? ?確定與會人員
???????????
?——人員確定以“議事”為目的，不是級別越高越好，不是人越多越好，更不是
??????? ?邀請與會者
??????? ?準備議程
??????? ?確定地點
??????? ?安排座位
?????????????——中國是一個論資排輩的民族，我們尊重傳統(tǒng)，但是不要弱化甚至降低發(fā)
言者在會議中的
???????????????? 重要地位。
??????? ?準備會議用品
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第三章 出席會議
????會議的過程，應(yīng)該是一個熱烈討論和思想碰撞的過程，我們由“會上不講，會后亂講
”的不好習慣。這是民族特性所使然，也是會議組織者的問題。會上可以亂講，但是會后
就一定只有一個聲音，一個思想才是成功的會議。
??????? 會議的安排和流程應(yīng)該是以與會者能夠積極參與基本前提
???????????——“我今天要講的由十個問題，每個問題分為五個部分，每個部分有八個方
面，每個方面有
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七個小點…….”這種長期霸占會議時間的“會霸”不能在會議上出現(xiàn)，只能在“學習
??????????????? 會”上使用。
???????? ?外表與講話
??????? ?傾聽發(fā)言
??????????
?——傾聽的目的是為了自己的發(fā)言，傾聽的目的是為了了解對方于我得觀點的異同，這樣
說著
???????????????
才會“暢所欲言”，聽者才會“細心聆聽”。否則就只有“事不關(guān)己、高高掛起”的
?????????????? ?了。 ??
??????? ?處理問題
??????? ?做備忘錄
??????? ?其他與會技巧——提高效率是我們的基本目的
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第四章? 會議規(guī)范
第一節(jié)會議規(guī)范包含3個部分：會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議紀律
??????????
?? ???? ?會議時間安排的規(guī)范
??????????? ——會議的時間是大家的，是與會者全體的，誰都不引該浪費會議時間。
??????? ?固定的會議流程規(guī)范
???????????
——固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點，一個中心是指整個會議的議程
；兩
???????????????
個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本
點
??????????????? 是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。
???????? 會議紀律
??????????? ——會議規(guī)范是指大家達成共識的會議守則
第二節(jié) 會議決議
???????? 沒有決議的會議只有兩種情況：
??????????? a、? 不是“會議”
??????????? b、? 失敗“會議”
????????
“會而不議”或“議而不決”或“決而不行”或“行而不果”或“果而不驗”或“驗而不糾”或
?????????? “糾而不改”都是不對的
?
第五章 主持會議
會議的主持是一個關(guān)鍵的崗位，這個崗位能夠為會議的成功起到極大的促進作用。
主持會議者應(yīng)當具備的品質(zhì)
?????? ??了解職責
??????? ??研究出席者
?????? ??掌握會議節(jié)奏
?????? ??控制會議
?????? ??維持秩序
?????? ??結(jié)束會議
?????? ? 運用正規(guī)程序
?????? ? 解決正式會議上的問題

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